พูดแบบไหนเจ้านายก็ไม่เคยฟัง? อย่าเพิ่งท้อ “กลวิธีสื่อสารตรงจุดจน CEO ต้องหยุดฟัง”

เจ้านายใจแคบไม่เคยรับฟังผมเลย, ใช่สิ เรามันไม่ใช่พนักงานคนโปรดนี่นา หัวหน้าถึงไม่เคยรับฟังเราเลย ประโยคตัดพ้อทำนองนี้และอีกสารพัดสารพันประโยชน์อาจเกิดขึ้นกับคนทำงานได้ เพราะมีความตั้งใจเต็มเปี่ยมที่จะพูด แต่กลับขาดคนรับฟัง โดยเฉพาะหลาย ๆ เรื่องที่เป็นเรื่องสำคัญ ต้องการสื่อสารกับระดับหัวหน้างาน หรือ CEO เท่านั้นถึงจะคลี่คลายไปได้

หลายครั้งพูดไปก็ดูคล้ายไม่เคยถูกรับฟัง หรือบางครั้งยังพูดไปไม่ถึงไหน CEO ก็ต้องเจียดเวลาไปทำงานอื่นเสียแล้ว แทนที่จะตัดพ้อต่อไป UNLOCKMEN ชวนมาปลดล็อกศักยภาพการทำงานไปอีกขั้นด้วยกลวิธีที่อาจทำให้ CEO ต้องหยุดฟังคุณมากขึ้น

หยุดชักแม่น้ำทั้งห้า “ว่าด้วยสิ่งที่ CEO ยังไม่รู้และต้องรู้”

เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่เมื่อต้องการนำเสนอ หรือโน้มน้าวให้ผู้ฟังเชื่ออะไรสักอย่างที่เราต้องการจะสื่อเราจะเกริ่นสารพัดสิ่งให้ดูน่าเชื่อถือ ให้อีกฝ่ายมีอารมณ์ร่วม หรือคล้อยตาม โดยเฉพาะเมื่อตั้งใจจะโน้มน้าว CEO ด้วยแล้ว เราก็ยิ่งเผลอขุดทุกสกิลชักแม่น้ำทั้งห้ามาเพื่อบอกว่าเชื่อเราสิ เราถูกนะ สิ่งที่เราคิดมันใช่แหละ

แต่อย่าลืมว่าคนระดับ CEO หรือหัวหน้างานวัน ๆ หนึ่งเขามีสิ่งที่ต้องทำ มีผู้คนให้ต้องพบปะพูดคุยมากเท่าไร ถ้าเรามัวแต่เกริ่นแม่น้ำมาครบทุกสาย ก็ไม่แปลกใจที่จะถูกตัดสินว่าเรื่องเรามีแต่น้ำ และยังไม่มีอะไรสำคัญเร่งด่วน รวมถึงหลาย ๆ หนที่เราเกริ่นไปยืดยาวก็เป็นสิ่งที่ CEO ไม่เข้าใจว่าจะมาบอกเขาทำไม เพราะเขารู้อยู่แล้ว

ดังนั้นไม่ต้องเกริ่นเพื่อโน้มน้าวให้เปลืองเวลามากนัก อะไรที่ CEO ยังไม่รู้และเราจำเป็นต้องบอกให้เขารู้ เราก็ควรตีกรอบการสื่อสารให้ชัดเจนที่สุด

“ข้อเท็จจริงมาก่อน” ดราม่าและความรู้สึกไว้ทีหลัง

บางครั้งเราก็อยากไปสื่อสารอะไรบางอย่างที่เริ่มต้นมาจากความรู้สึก ความไม่พอใจ ความกระหายที่จะเห็นความเปลี่ยนแปลง ความอึดอัดเกินทนกับปัญหาบางเรื่อง ฯลฯ ไม่เป็นอะไรเลยถ้าแรกเริ่มเราจะอยากสื่อสารเพราะสิ่งที่เรารู้สึก แต่ก็ต้องไม่ลืมว่าคนที่รับหน้าที่บริหารงานนั้นเขาไม่ได้มีหน้าที่มารับฟัง หรือรับผิดชอบความรู้สึกของเรา หลายครั้งทีเราไปพูดเรื่องความรู้สึก (ที่บางทีก็มีที่มา) แต่มันไม่ถูกรับฟังเท่าที่ควร

เราควรตระหนักว่า ใช่ เรามีความรู้สึก ในขณะเดียวกันก็หาต้นเหตุว่าที่มาของเรื่องนี้คืออะไร เช่น ทีแรกเราอาจจะไม่พอใจอย่างมากเพราะรู้สึกว่าทำงานมากกว่าคนอื่น จากนั้นจึงค่อย ๆ ไล่ไปต่อ เมื่อเราเห็นว่ารากของปัญหานี้คือระบบของการแบ่งงานที่ไม่ชัดเจน หรือการที่แต่ละคนไม่รู้หน้าที่รับผิดชอบ เมื่อต้องสื่อสารก็พูดเรื่องปัญหาที่เป็นข้อเท็จจริง

โดยเฉพาะถ้าข้อเท็จจริงนั้น เราสามารถเก็บข้อมูล ดูสถิติ ว่ากันด้วยข้อมูลแบบที่ CEO ฟังแล้วรู้ทันทีว่าเราไม่ได้เอาดราม่ามากางบนโต๊ะ แต่เรามาเพราะอยากแก้ปัญหา หรือเสนอสิ่งที่เป็นประโยชน์จริง ๆ เสียงของเราก็จะถูกรับฟังมากขึ้น

“กระชับ พุ่งเป้า ตรงไปตรงมา” เพราะเวลา CEO มีน้อย

อย่างไรก็ตามต่อให้เราจะตัดการเกริ่นชักแม่น้ำทั้งห้าเพื่อมาโน้มน้าวออกไปแล้ว ตัดส่วนดราม่า อารมณ์ความรู้สึก และเหลือเพียงข้อเท็จจริงหรือข้อมูลเท่านั้น แต่เพราะการที่เรามีเรื่องสำคัญถึงขนาดที่ต้องการสื่อสารกับผู้บริหาร หัวหน้างาน หรือ CEO โดยตรงก็ย่อมแปลว่าเรื่องนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก หลายครั้งต่อให้มีแค่ข้อมูลล้วน ๆ มันก็ยังยาวมากอยู่ดี

แต่เวลาของผู้บริหารก็ดันแปรผกผันกับข้อมูลของเรา บ่อยครั้งที่เราพูดยาว ๆ (ต่อให้ข้อมูลแน่น) เขาก็อาจไม่มีเวลามากพอจะรับฟังเรื่องนั้น ดังนั้นในบรรดาข้อมูลยาวเหยียด เราจึงต้องทำการบ้าน ย่อยหรือสรุปมันให้กระชับที่สุด พุ่งเป้า ตรงประเด็นที่สุด

แต่ในกรณีที่ข้อมูลเยอะมากและสำคัญทั้งหมด เราก็จำเป็นต้องเลือกข้อมูลที่สำคัญที่สุด น่าสนใจที่สุด หรือชี้ให้เห็นปัญหาที่สุดคล้ายเป็นการเกริ่นนำอย่างกระชับ แล้วค่อยส่งเอกสารที่เป็นข้อมูลฉบับเต็มในกรณที่ผู้บริหารฟังส่วนที่เราย่อความไปแล้วต้องการรับสารแบบเต็ม ๆ

“คุณต้องการอะไรจาก CEO กันแน่?” ฟันธงให้ชัด

หลายครั้งที่ผู้บริหารก็รับฟังเราไปดิบดี และรับฟังทั้งหมด แต่เราก็อดสงสัยไม่ได้ว่าฟังแล้วไม่เห็นมีอะไรเปลี่ยนแปลง? นั่นเป็นเพราะเมื่อเราสื่อสาร เราก็คิดเอาเองว่าข้อมูลที่ให้ไปแบบนี้ ย่อมได้รับการตอบสนองแบบนี้ ข้อเท็จจริงแบบนั้น ผู้บริหารย่อมต้องจัดการแบบนั้น ซึ่งบางครั้งวิธีการที่ผู้บริหารจัดการอาจไม่ใช่วิธีแบบที่เราเข้าใจ เราเลยพาลเข้าใจไปว่าที่จริงเขาก็ฟังแบบหูทวนลมไปอย่างนั้น ๆ

แต่วิธีที่ชัดเจนที่สุดคือถ้าเราต้องการให้ผู้บริหารทำอะไร เราควรสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา ไม่ได้แปลว่าเขาจะต้องทำตามสิ่งที่เราต้องการเสมอไป แต่อย่างน้อยที่สุดการที่เรามีจุดประสงค์ชัดเจนว่าเราต้องการอะไร แปลว่าเขาเองก็จะสามารถสื่อสารกลับมาได้ว่าเห็นด้วยที่จะทำ หรือถ้าไม่เห็นด้วยเพราะอะไร และเขาเลือกที่จะทำอะไรแทน

ดีกว่าการที่เราให้ข้อมูล ชี้ให้เห็นปัญหา หรือเสนออะไรบางอย่าง แต่ไม่สื่อสารว่าต้องการอะไรจากผู้บริหาร และเมื่อเขาไม่ได้แบบที่เราคิดเอาว่าเขาจะทำ แล้วเราก็มัวโทษว่าเขาไม่รับฟังอะไรเลย

การสื่อสารเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์โดยตัวเอง การสื่อสารกับใคร ตำแหน่งงานแบบไหน ถ้ารู้จักเลือกวิธีที่เหมาะสมก็จะช่วยให้สารที่เราต้องการสื่อทำงานได้ทรงประสิทธิภาพมากขึ้น ลองปลดล็อกศักยภาพการสื่อสารกับผู้บริหารดูสักตั้ง สิ่งที่เราต้องการแก้ปัญหา หรือนำเสนออาจคลี่คลายได้ดีกว่าที่คิด