“งานเยอะจนสมองรก” รู้จัก GTD เทคนิคบริหารเวลาที่ช่วยให้ผู้ชายทำงานเก่งขึ้น

เวลาที่เราต้องทำงานหลายชิ้นพร้อมกัน เราอาจเกิดอาการคิดมาก และเกิดคำถามกับตัวเอง เช่น จะลงมือทำงานชิ้นไหนก่อนดี หรือ ควรใช้เวลาทำงานแต่ละชิ้นนานแค่ไหน เป็นต้น ซึ่งความสับสนวุ่นวายที่เกิดขึ้นในหัว อาจทำให้เราลงมือทำงานได้ช้า และสามารถจัดการงานได้แย่ลงด้วย UNLOCKMEN เห็นว่าเรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ เลยอยากมาแนะนำเทคนิคที่จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นชื่อว่า ‘GTD’ ซึ่งหากใครรู้จักและรับเทคนิคนี้ไปแล้ว จะทำงานได้ productive มากขึ้นอย่างแน่นอน

GTD คืออะไร

David Allen

GTD หรือ Getting Things Done คือ เทคนิคสร้างความโปรดักทีฟที่พัฒนาโดย David Allen ที่ปรึกษาด้านการบริหาร และเจ้าของหนังสือยอดฮิตอย่าง “Getting Things Done” โดยเทคนิคนี้จะเกี่ยวข้องกับการบริหารเวลา (time management) และจัดความสำคัญของสิ่งที่เราต้องทำ (priorities) เพื่อป้องกันอาการสมองรกที่เกิดขึ้นจากการรับมือกับภาระจำนวนมาก และทำให้ความสามารถในการทำงานของเราลดลง

สำหรับประโยชน์ของ GTD ที่เห็นได้ชัด คือ มันทำให้เรารู้ว่าควรทำอะไรก่อนและหลัง ช่วยให้เราจัดการกับสิ่งที่อยู่ในหัวได้อย่างเป็นระบบ ป้องกันไม่ให้เราเกิดอาการคิดมาก และสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้มันยังช่วยให้เราสามารถสลับบทบาทในชีวิตของตัวเองได้ดีขึ้น เช่น บางคนอาจจะเป็นทั้งพ่อคน และผู้บริหาร เทคนิคนี้จะช่วยให้ทำหน้าที่ในแต่ละบทบาทได้ดีขึ้น

เราจะนำ GTD ไปใช้ได้อย่างไร

GTD จะประกอบไปด้วยเสา 5 ต้น อันเป็นแนวทางให้ทุกคนปฏิบัติตาม ได้แก่ Capture, Clarify, Organize, Reflect และ Engage เดี๋ยวเราจะอธิบายต่อไปว่าเสาแต่ละต้นหมายความว่าอย่างไร

1.Capture คือ การนำทุกอย่างที่อยู่ในหัวของเรา ไม่ว่าจะเป็น ไอเดีย สิ่งที่เราต้องทำ หรือ กิจวัตร มาจดบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร โดยเราสามารถใช้อุปกรณ์ในการจัดบันทึกได้หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็น จดลงในกระดาษ แพลนเนอร์ หรือ บันทึกในแอปโทรศัพท์ก็ได้ขึ้นอยู่กับความถนัดของเรา

2.Clarify คือ การพิจารณาว่าสิ่งที่เราจดบันทึกไว้สามารถทำอะไรกับมันต่อได้บ้าง เช่น สามารถทำได้ทันที ควรโยนให้คนอื่นทำ หรือ สามารถทิ้งไว้ก่อนแล้วค่อยทำที่หลังได้ เป็นต้น รวมถึง การจัดประเภทของมันให้ชัดเจน เช่น ถ้ามันเป็นโปรเจ็กต์ ก็ะบุว่ามันเป็นโปรเจ็กต์ หรือ ถ้าเป็นแหล่งอ้างอิง หรือ งานนอกเวลา ก็ระบุให้ตรงตามประเภทของมัน

3.Organzine คือ การจัดระเบียบข้อมูลหรือภาระของเราให้เป็นที่เป็นระบบระเบียบมากขึ้น เช่น จดบันทึกเวลาในการทำภาระแต่ละอย่างที่เราได้ Clarify เรียบร้อยแล้วลงในปฏิทิน เก็บไฟล์ข้อมูลอ้างอิงไส้ในโฟลเดอร์เฉพาะ หรือ มอบหมายงานให้คนอื่น เป็นต้น ขั้นตอนนี้จะช่วยให้ระบบการทำงานของเราเป็นระเบียบมากขึ้น และช่วยไกด์ความคิดของเราว่าควรสนใจอะไรต่อไป

4.Reflect คือ การตรวจสอบลิสต์ของเราอีกครั้งหนึ่ง เพื่อดูว่าอะไรคือสิ่งที่เราควรลงมือทำต่อไป เราจัดลำดับความสำคัญของภาระดีแล้วหรือยัง งานไหนควรมีการปรับเวลาในการลงมือทำหรือไม่ ภาระอันไหนที่มีความกำกวมลงมือทำได้ยาก หรือ งานไหนที่ควรจะเรียงลำดับความสำคัญใหม่ เป็นต้น

5.Engage คือ การลงมือทำตามลิสต์ หรือ ระบบการทำงานที่ผ่าน 4 ขั้นตอนมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยระบบการทำงานที่ดี ควรจะทำให้รู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป ไม่มีสิ่งที่ทำให้งุนงงอีกต่อไป และสามารถลงมือทำตามลิสต์นี้ได้อย่างง่ายดาย

เทคนิคที่ควรรู้ก่อนนำ GTD ไปใช้งาน

แม้การนำ GTD ไปใช้งานจริง จะดูเป็นเรื่องง่าย แต่ก็มีเทคนิคและข้อสังเกตที่เราควรรู้ เพื่อให้สามารถใข้งานมันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพเช่นกัน โดยเรื่องที่เราอยากแนะนำให้ทุกคนมีดังนี้

• เราควรระบุสิ่งที่เราต้องทำในอนาคตให้ครบทุกอย่าง และสิ่งที่เราใช้ในการจดบันทึกต้องอยู่ติดตัวเราตลอดเวลา เพราะในเวลาที่เราโดนหัวหน้าสั่งงาน หรือได้รับงานแบบเร่งด่วน เราต้องสามารถเอางานนั้นออกจากหัว หรือ จดบันทึกได้ทันที
• เราควรใส่รายละเอียดของภาระให้ได้มากที่สุด เช่น ถ้าสิ่งที่เราต้องทำ คือ กินข้าว เราควรระบุให้ชัดเจนว่า กินข้าวกับที่ใครและกินที่ไหน เป็นต้น เพื่อให้เราสามารถลงมือทำมันได้้เมื่อเวลาที่ต้องทำมันมาถึง
• เราควรเช็คอยู่เสมอว่า ลิสต์ของเรามีความซับซ้อน หรือ ปฏิบัติจริงได้ยากหรือไม่ เพราะบางทีถ้าเราวางแผนวันนี้ วันรุ่งขึ้นก็อาจเกิดเหตุที่ทำให้ต้องเปลี่ยนแปลงแผนได้ ดังนั้น ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงระบบให้สอดคล้องกับสถานการณ์จึงเป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้

อย่างไรก็ตาม GTD ก็เป็นเพียงทฤษฎีในการบริหารเวลาแบบหนึ่งเท่านั้น เราไม่จำเป็นต้องทำตามมันแบบเป๊ะ ๆ เลยก็ได้ เราสามารถนำมันมาประยุกต์ ให้สอดคล้องกับการใช้งานของแต่ละคนได้เหมือนกัน

APPENDIX: 1 / 2

IMAGE