ทำงานคนละที่ สื่อสารไม่ดีระวังพัง! “วิธีสื่อสารให้ทรงพลัง”คุยงานทางไกลไม่ให้ผิดพลาด

เมื่อสถานการณ์บีบบังคับให้องค์กรหลายแห่งต้องเลือกชีวิต สุขภาพ และความปลอดภัยของคนทำงานมาเป็นอันดับหนึ่ง บริษัทหลายแห่งจึงประกาศนโยบาย Work From Home กันทั่วหน้า นั่นหมายถึงว่าการสื่อสารภายในองค์กร ภายในทีม หรือแม้แต่ระหว่างคนทำงานด้วยกันจะเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง

จากการสื่อสารที่เคยคล่องตัวและตรงไปตรงมา แค่เดินไปหาก็พูดคุยได้ไม่ผิดพลาด สงสัยอะไรตรงไหนก็เจอตัวกันทันที หรือการประชุมแบบพร้อมหน้าพร้อมตาที่เห็นกันชัด ๆ ว่าจะไม่มีใครพลาดเรื่องสำคัญไป นำไปสู่วิธีการสื่อสารที่ต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้าช่วย

แต่อีกทางนี่คือโอกาสอันดีที่แต่ละองค์กรจะได้ทดสอบประสิทธิภาพของระบบเทคโนโลยีและแพลตฟอร์มที่ใช้สื่อสารกันว่าจะเชื่อมผู้คนถึงกันได้มากแค่ไหน แต่สิ่งที่คนทำงานไม่ว่าระดับไหนควรรู้ไว้คือการสื่อสารเมื่อทุกคนต่างทำงานจากทุกหนทุกแห่งอาจเป็นอีกความท้าทายที่เราทุกคนควรเตรียมตัวให้พร้อม

UNLOCKMEN จึงเอาวิธีการสื่อสารให้ทรงพลัง ในวันที่เราต้องทำงานไกลกัน เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดจากการเข้าใจผิด การพูดไม่เคลียร์ งานของเราจะได้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหนบนโลกใบนี้ก็ตาม

เมื่อไม่ได้ประชุมต่อหน้า “คำพูดที่ไม่ได้พูด” คือหัวใจสำคัญ

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเลือกใช้แพลตฟอร์มใดเป็นตัวกลางในการประชุมหรือสื่อสาร สิ่งสำคัญของการไม่ได้เข้าประชุมพร้อมหน้าพร้อมตากัน คือการสังเกตสิ่งที่ซ่อนไว้จากคำพูดที่ไม่ได้พูดให้ดี

มนุษย์มีแนวโน้มจะระวังตัวและควบคุมตัวเองเป็นพิเศษเมื่ออยู่ในห้องประชุมอันเป็นทางการ ต่างจากการวีดีโอคอนเฟอเรนซ์จากที่บ้าน หรือการพิมพ์คุยงานผ่านแชตที่จะรู้สึกว่าอยู่ในพื้นที่ของตัวเองและเป็นตัวเองมากกว่า

เมื่อรู้สึกผ่อนคลายในพื้นที่ของตัวเอง ภาษากาย สายตา หรือแม้แต่การเว้นจังหวะการพิมพ์ที่สื่อสารออกมา (โดยไม่ควบคุมตัวเองมากนักนั้นสำคัญ) ดังนั้นถ้าคุณคือผู้บริหารหรือคนนำการประชุมในแต่ละครั้ง นอกจากแค่รอฟังว่าองค์ประชุมแต่ละคนจะพูดอะไรออกมาโต้ง ๆ ก็อาจหมายรวมถึงการคอยสังเกตปฏิกิริยา ภาษากายของผู้เข้าร่วมประชุมคู่กันไปด้วย

เนื่องจากบางคำที่พลาดไป บางเรื่องที่อาจสื่อสารได้ไม่ครอบคลุม ผู้เข้าร่วมประชุมอาจไม่ได้ยกมือถามได้ง่าย ๆ เหมือนตอนประชุมอยู่ต่อหน้ากัน รวมถึงระบบเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่อาจทำให้หัวข้อดีเลย์ การเป็นผู้นำการประชุมที่คอยสังเกตสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

“เลือกแพลตฟอร์มให้ตรงกับประเภทข้อมูล” เลือกเหมาะสมมีชัยไปกว่าครึ่ง

การอยู่พร้อมหน้าพร้อมตานั้นง่ายต่อการสื่อสาร เราสามารถเดินเอาเอกสารไปให้คนแผนกข้าง ๆ ได้ทันที หรือมีข้อสงสัยอยากถามผู้จัดการก็ขอเข้าพบเพื่อคุยได้ แต่ความท้าทายของการสื่อสารทางไกลคือ “การเลือกแพลตฟอร์ม” ให้เหมาะสมกับสารที่เราอยากส่งออกไป

ถ้าวันนี้คุณต้องการมอบหมายงานที่ซับซ้อนเต็มไปด้วยรายละเอียด ขั้นตอนจำนวนมากและห้ามผิดพลาด ควรเลือกสื่อสารผ่านทางอีเมล เนื่องจากอีกฝ่ายสามารถเปิดอ่านได้ตลอดเวลา รวมทั้งสามารถพิมพ์ออกมาอ่านซ้ำได้มากเท่าที่ต้องการ เพื่อมั่นใจว่าจะไม่มีข้อผิดพลาด

ในขณะที่การโทรศัพท์หา หรือส่งข้อความทางแชตที่ไม่ทางการมาก แต่เน้นความเร็วนั้น เหมาะกับข้อมูลที่คุณอยากส่งหรืออยากรับแบบเร่งด่วน หรือต้องการให้โต้ตอบทันที เพื่อให้ผู้ส่งเห็นได้ทันทีว่าอีกฝั่งได้รับสารแล้วหรือยัง เนื่องจากถ้าเป็นข้อมูลเร่งด่วนแต่เราเลือกใช้อีเมลก็สุ่มเสี่ยงที่ข้อมูลจะเดินทางไปถึงช้ากว่าที่ตั้งใจ

ส่วนข้อมูลบางประเภทที่เราไม่ต้องการให้รั่วไหลออกไป เช่น ความลับขององค์กร ตัวเลขงบประมาณบางอย่าง อาจต้องใช้การสื่อสารทางโทรศัพท์ที่อย่างน้อยที่สุดข้อมูลนั้นก็จะไม่ถูกส่งต่อได้ง่าย หรือแคปฯ ไปโดยจับไม่ได้ว่าใครเป็นคนส่งต่อ รวมถึงป้องกันการส่งให้ผิดคนโดยไม่ได้ตั้งใจ

“เส้นแบ่งความเป็นทางการ” แบ่งให้ชัดเพื่อไม่ให้ข้อมูลหล่นหายระหว่างทาง

การวีดีโอคอลเฟอร์เรนซ์เองก็มีข้อควรระวัง เนื่องจากบางครั้งเราอาจประชุมกันเองในทีมที่สนิท และทุกคนอยู่ในบ้านหรือที่ที่ทุกคนคุ้นเคย รวมถึงความเหงาที่ต้องอยู่คนเดียวนาน ๆ ทันทีที่ได้ประชุมกันจึงมีบรรยากาศไม่ต่างจากนกกระจอกแตกรัง คุยถามสารทุกข์สุขดิบกันสนุกสนาน

ในกรณีที่การประชุมไม่เป็นทางการมาก การทักทายกันไล่ความเบื่อหน่าย (หากต้องกักตัวหรือทำงานที่บ้านเป็นเวลานาน) นั้นเข้าใจได้ แต่ข้อควรระวังก็คือเส้นแบ่งส่วนงานที่เป็นทางการและการคุยทักทายควรชัด เช่น อาจคุยงานให้เสร็จก่อนแล้วค่อยพูดคุยถามไถ่

เนื่องจากถ้าไม่แบ่งเขตแดนให้ชัดเจน ระหว่างการคุยงาน และมีการคุยเรื่องอื่น ๆ แทรกมาเป็นระยะ อาจส่งผลให้ข้อมูลงานที่ควรถูกโฟกัสเต็มที่หลุดหายไป และการคั่นด้วยเรื่องอื่น ๆ ก็มีผลต่อความไหลลื่นและประสิทธิภาพการคุยงานเช่นกัน

ไม่เพียงเท่านั้นหากเป็นกรณีที่หลายแผนกมารวมกัน หรือมีคนนอกองค์กรจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมด้วย ความสนิทของคนในแผนกหรือองค์กรเป็นสิ่งดี แต่ควรระมัดระวังการเลือกใช้คำพูดที่มีแต่คนที่สนิทกันเท่านั้นที่เข้าใจ (เช่น เรื่องตลกเฉพาะกลุ่ม คำบางแบบที่เข้าใจกันไม่กี่คน) ที่อาจทำให้การสื่อสารงานผิดพลาดไปได้ง่าย และสร้างความรู้สึกเป็นคนนอก เป็นคนใน ในหมู่คนทำงานร่วมกัน ซึ่งอาจมีปัญหาตามมา

“ตัวอักษรไม่มีเสียง” และ “การวิจารณ์กลางวง” ข้อผิดพลาดเล็กที่อาจไม่เล็กอย่างที่เห็น

การทำงานจากคนละสถานที่ ย่อมมีการพูดคุยผ่านทางข้อความเป็นหลัก ถ้าข้อแรกเราบอกให้ระแวดระวังภาษากายที่อาจบอกอะไรได้มากกว่าที่คิด “ตัวอักษร” ก็เป็นภาษาที่ปราดเปรียวในตัวมันเองและเปิดโอกาสให้ตีความได้มากแสนมาก ดังนั้นจึงไม่แปลกใจที่ข้อความหนึ่งที่ผู้เขียนอาจไม่ได้หมายความแบบนั้น แต่ผู้อ่านอ่านจบแล้วหัวร้อนทันที

ตัวอักษรไม่มีน้ำเสียง เราไม่เห็นหน้ากัน และบางทีข้อความก็สั้นเกินกว่าที่เราจะตัดสินใครได้จากข้อความนั้น ดังนั้นก่อนจะหัวร้อน เข้าใจผิดหรือเอาข้อความได้ไปตีความ เราแนะนำให้ติดต่อหาคนนั้นโดยตรงไม่ว่าเขาจะตำแหน่งสูงกว่า เท่ากัน หรือเป็นน้องในทีม

เขามีสิทธิทุกประการที่จะตอบและอธิบาย พอ ๆ กับที่เราก็มีสิทธิจะถามให้ชัวร์ ไว้ถ้าชัวร์ก่อนแล้วหัวร้อนทีหลังก็ยังไม่สายเกินไป

นอกจากประเด็นตัวอักษรไม่มีเสียงแล้ว การรวมตัวกันเป็นกรุ๊ปคุยงานนั้น อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดจากการวิจารณ์ได้ เนื่องจากวัฒนธรรมไทยเองก็ไม่คุ้นกับการถูกวิจารณ์อย่างตรงไปตรงมามากพออยู่แล้ว แต่เราก็ยังเชื่อว่าการวิจารณ์งานคือการเรียนรู้ ต่อยอดให้พัฒนาตัวเอง แต่เมื่อต้องทำงานคนละที่การวิจารณ์งานอาจไม่ควรวิจารณ์กลางแชตรวม หรือการประชุมร่วมเสมอไป

หากเป็นงานของทุกคน หรือมีหลายคนทำก็วิจารณ์ได้ตามปกติ แต่หากเป็นงานส่วนตัว แล้วถูกวิจารณ์ต่อหน้าคนอื่น ๆ ไม่เพียงผู้ถูกวิจารณ์จะรู้สึกกระอักกระอ่วนเท่านั้น แต่ถ้าเป้าหมายของการวิจารณ์คือการต้องการให้อีกฝั่งพัฒนาตัวเอง การวิจารณ์ในสภาพแวดล้อมชวนอึดอัดอาจส่งผลให้เขาไม่เปิดใจรับ หรือไม่อยู่ในสภาวะที่จะรับข้อมูลไปปรับปรุงได้อย่างที่เราต้องการแน่ ๆ

การทำงานคนละที่ ถ้าสื่อสารกันอย่างมีประสิทธิภาพและมีแพลตฟอร์มรองรับที่แข็งแกร่งก็ไม่ยากเกินไป ในสภาวะที่เต็มไปด้วยความท้าทายเช่นนี้ ทั้งองค์กร ผู้บริหารและคนทำงานล้วนต้องเรียนรู้ร่วมกัน ถือเป็นบททดสอบครั้งสำคัญจนกว่าทุกอย่างจะคลี่คลายไปในทางที่ดีขึ้น