Business

“HORENSO” โฮเร็นโซ เคล็ดลับที่จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากกว่าใคร

By: Lady P. July 25, 2016

เคยเป็นไหม  ตั้งใจทำงานอย่างเต็มที่ แต่หัวหน้ากลับไม่เคยเห็นผลงาน  เตรียมพรีเซนต์ไม่ได้นอน แต่ต้องโดนลูกค้า Reject ตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มพรีเซนต์  คุยกับพ่อแม่ทีไร ต้องออกนอกประเด็นทุกครั้ง   หลายครั้งที่รู้สึกว่าทำไม อีกฝ่ายถีงฟังไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจในสิ่งที่เราพูด ทั้งที่เราตั้งใจนำเสนออย่างจริงจัง   เราขอบอกว่า ทันทีที่คุณได้อ่านบทความนี้ คุณจะเป็น  1%  ที่เป็นผู้โชคดี ที่จะมีการพัฒนาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้ดีกว่าเดิม

UNLOCKMEN มีโอกาสได้อ่านหนังสือ “เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว” ของคุณ โคโนะ เอตาโร่  ผู้บริหารของบริษัท  IBM JAPAN  ที่มีแนวคิด เทคนิคง่ายๆ  ที่เราสามารถปรับตาม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพตนเองให้การติดต่อ ทำงาน สื่อสารได้ดีกว่าเดิม เราเลยไม่พลาดที่จะนำเรื่องราวดีๆมาแชร์กัน  ซึ่งเทคนิคนี้เรียกว่า “โฮเร็นโซ”

160223-management-2

โฮเร็นโซ  เป็นภาษาญี่ปุ่น  ที่รวมมาจากคำ 3 คำคือ โฮโกะกุ  เร็นโกะกุ  และ โซตัน  ซึ่งแต่ละคำมีความหมายให้จำง่ายๆ ได้ดังนี้

“โฮ โกะกุ”  ho =  報告  (houkoku)  คือ  การรายงาน   หมายความว่า เราจะรายงานผลงานต่างๆ ให้ผู้สั่งงานทราบแบบ 5W1H (Who, What, Where, When, Why and How) โดยรายงานผลเมื่อเสร็จสิ้นเพียงครั้งเดียว หรือถ้าเป็นงานที่ใช้เวลานาน อาจมีการอัพเดทความคืบหน้าเป็นระยะ

“เร็น ระกุ”  Ren = 連絡  (Renraku)  คือ  การติดต่อ/แจ้งข้อมูล  หมายถึง การแจ้งข้อมูลข่าวสารต่างๆ ต่อผู้สั่งงาน หรือผู้เกี่ยวข้องให้ทราบ

“โซ ดัน”  So = 相談  (Sodan)   คือ  การปรึกษา  หมายถึง การปรึกษาผู้เกี่ยวข้อง เมื่อมีอุปสรรคต่างๆ ในการทำงานนั้น  โดยการปรึกษาที่ดี ผู้ปรึกษาควรมีการเตรียมแนวทางการแก้ปัญหาของเราเอง ก่อนไปปรึกษาผู้อื่นด้วย

สำหรับการโฮเร็นโซนั้น  เรามีเทคนิคดีๆ ให้คุณลองนำไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันกัน  แนะนำให้ลองปรับวันละนิด คุณจะรู้สึกได้ถึงความแตกต่างที่ดีขึ้นทั้งจากคนรอบข้าง และตัวคุณเอง

100216_businessstrategies_8

1.  มั่นใจเข้าไว้

การทำอะไรก็แล้วแต่ ถ้าเราเริ่มจากความมั่นใจแล้ว จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามรู้สึกเกิดความเชื่อมั่น  ยกตัวอย่างง่ายๆ   ในเรื่องเดียวกัน รายงานเหมือนกันเป๊ะ  นาย A ขึ้นต้นประโยคอีเมลล์ว่า “ยังสรุปงานไม่สมบูรณ์   ส่วนนาย B ส่งรายงานที่เหมือนกัน แต่ขึ้นต้นประโยคว่า “สรุปงานมาค่อนข้างดีแล้ว”  เมื่อหัวหน้าเห็นอีเมลล์ของนาย A ตั้งแต่ยังไม่ได้อ่าน อาจมีการปฏิเสธให้นาย A ไปทำมาให้ดีก่อน แล้วค่อยส่งมาใหม่ได้

2. อธิบายอย่างลื่นไหล

เคยเป็นไหม เวลาอธิบายเรื่องเดียวกัน แต่ทำไมคุณตะกุกตะกัก อธิบายได้ไม่ดีเหมือนคนอื่นๆ  ลองตั้งสติ เรียบเรียงให้ดีก่อนการเล่าอธิบายเรื่องใดๆ  โดยเราแนะนำให้เล่าจาก ใหญ่ไปหาเล็ก  หรือให้เข้าใจง่ายคือ  ป่า –> ต้นไม้ –> กิ่งใบ  คือเล่าเรื่องจากภาพรวม (ป่า) และเข้าถึงประเด็นสำคัญ (ต้นไม้) และปิดท้วยด้วยรายละเอียด (กิ่งใบ)  โดยมีการเลือกใช้คำเชื่อมให้เหมาะสมในแต่ละเรื่องที่นำเสนอ  เช่น “ถ้ายกตัวอย่างชัดๆ…..”   “แต่…”

160304-businessskill-1

3. ตอบให้ตรงคำถาม

หลายครั้งที่เจ้านายถาม เรามักเบี่ยงเบนประเด็น อ้างเหตุผลต่างๆ นานา เพื่อให้เรื่องราวดูสวยงามขึ้น  ยกตัวอย่าง เวลาเจ้านายถามว่า นัดลูกค้าได้หรือยัง หลายคนอาจเริ่มตอบว่า ลูกค้าไม่อยู่ไปต่างประเทศ  ลูกค้าไม่รับโทรศัพท์สงสัยยุ่งอยู่   ความจริงแล้วเจ้านายไม่ได้อยากฟังเหตุผลอื่นๆ แต่สิ่งที่เขาต้องการคือคำตอบว่า นัดได้ หรือ นัดไม่ได้  เพราะฉะนั้น  “ตอบให้ตรงคำถาม”  ก่อน แล้วคุณจะตามด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่คุณ

4. ตรวจสอบแต่เนิ่นๆ

ตั้งใจทำ Project มาเป็นเวลาหลายเดือน แต่สุดท้ายกลับโดนแจ้งแค่ว่า Project นี้โดนยกเลิกไปแล้ว เท่ากับว่าเวลาการทำงานของคุณได้เสียเปล่าไปแล้ว  เพื่อไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ การหมั่นอัพเดท Progress งานที่ทำอยู่ หรือหมั่นถามสถานะของงานที่ได้รับมอบหมาย นั่นยังแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบของคุณด้วย เช่น ทำตามขั้นตอนแบบนี้ดีไหมครับ   ใส่กำหนดการที่จะนำเสนอเรื่องต่อไปไว้ในหัวข้อดีไหมครับ

5. พูดคำว่า “ขอเวลา 3 นาที ให้ติดปาก”

หลายครั้งเวลาเราเดินเข้าไปหาอีกฝ่ายเพื่อถามว่า พอมีเวลาสักครู่ไหม แต่กลับต้องถูกปฏิเสธ และไม่สามารถดำเนินการสิ่งนั้นได้  เราแนะนำให้คุณลองใช้คำว่า “ขอเวลา 1 นาที (3 นาที)” ให้ติดปาก   วิธีนี้จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามรู้ระยะเวลาที่แน่นอน และพอที่จะสละเวลาอันน้อยนิดของเขาแบ่งให้คุณ  ที่สำคัญ คุณต้องเตรียมการเรื่องที่จะติดต่อให้เรียบร้อยด้วย

160724-business-2

6. สรุปงานในลิฟท์

การโฮเร็นโซ ภายใน 1 นาที  ซึ่งวิธีนี้เราแนะนำให้คุณสรุปงานในลิฟท์  โดยการใช้เวลา 1 นาทีในการสรุปงานนี้ คุณต้องเตรียมข้อมูลในครบถ้วนเพื่อให้ฝ่ายตรงข้ามตัดสินใจได้ง่าย โดยข้อมูลต้องกระชับคุมประเด็นสำคัญได้ในเวลาจำกัด

  • บอกใจความหลัก
  • บอกทางเลือก
  • บอกประเด็นที่ต้องตัดสินใจ
  • บอกข้อสรุป
  • ถามทวน และยืนยันการดำเนินการ

7. ใช้คำให้ตรงกัน

เป็นเรื่องง่ายๆ ที่เราอาจมองข้ามไป  การสื่อสารที่จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามเข้าใจเรามากขึ้นคือ การนำคำของอีกฝ่ายมาพูด  คุณก็สามารถพัฒนาวิธีการสื่อสารแบบก้าวกระโดดได้  ยกตัวอย่างง่ายๆ  ในร้านอาหารพนักงานถามคุณว่าจะรับ “สลัด หรือ การ์ลิคเบรด” คุณตอบไปว่า ขนมปังกระเทียม  พนักงานตอบกลับว่า รับการ์ลิคเบรดนะคะ   สิ่งนี้อาจทำให้คุณหงุดหงิดใจได้  เพียงแค่พนักงานปรับเป็น รับขนมปังกระเทียมนะคะ  ก็จะทำให้การสื่อสารราบรื่นได้มากกว่าเดิม

8. ปรับปรุงข้อมูลของผู้ฟังให้ตรงกัน

อย่าลืมว่า ทุกการสื่อสาร ระดับข้อมูลที่คุณมีกับผู้ฟังนั้นมีไม่เท่ากัน ดังนั้น คุณต้องลดความแตกต่างของข้อมูลที่มีอยู่  เริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการเล่าอธิบายถึง ความเป็นมา ก่อนตามด้วย ภาพรวม ที่เกิดขึ้น   เอาเรื่องใกล้ตัวเลย อย่างหัวหน้าเรามีเรื่องที่ต้องตัดสินใจในแต่ละวันมากมาย  บางทีหากอยู่ๆ คุณไปพูดบอกเขาว่า มีปัญหาเรื่อง Staff  เขาอาจยังไม่รู้ว่าคุณพูดถึง Project ไหน  คุณก็ควรเล่าถึงหัวเรื่อง Project ก่อน แล้วค่อยลงรายละเอียดว่ามีปัญหาอะไรที่ต้องการให้หัวหน้าช่วยเหลือ

160529-business-1

9. ลองพูดว่า “อันดับแรก” แทนคำว่า “ก่อนอื่น”

ก่อนอื่น  อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเราทำงานแบบขอไปที  การใช้คำว่า อันดับแรก ….  อันดับต่อไป ….. แสดงให้เห็นถึงความคิดที่มีขั้นตอน มีระเบียบการวางแผนมาก่อนแล้ว

10. เรียงลำดับจาก   ไปพบ –> คุยโทรศัพท์ –> ส่ง E-mail

การส่งอีเมลล์อาจต้องรอเวลาเป็นวันกว่าอีกฝ่ายจะตอบกลับมา  เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และได้รับการอนุมัติเร็วที่สุดคือ การไปพบ เจรจาต่อหน้า  หรือหากคุณยังไม่สามารถเข้าถึงอีกฝ่ายได้  การโทรศัพท์พูดคุยเป็นสิ่งที่สามารถสื่อสารได้ดีกว่า การส่ง E-Mail     ซึ่งการส่งเมลล์นั้นเป็นสิ่งที่เราขอให้ใช้เป็นสิ่งสุดท้ายหากไม่สามารถไปพบและติดต่อทางโทรศัพท์ได้

11. เตรียมข้อมูลแบบไม่ต้องให้อีกฝ่ายคิดเยอะ

วิธีที่จะให้อีกฝ่ายตัดสินใจได้ง่ายที่สุดคือ เราได้มีการเตรียมข้อมูลเพื่อตัดสินใจได้ครบถ้วนแล้ว  การเตรียมข้อมูล เหตุผล ทางเลือกให้ครบถ้วน จะทำให้อีกฝ่ายตัดสินใจง่ายขึ้นว่าจะ Go หรือ No Go  หรือจะเลือกทาง A หรือ B  อย่าลืมเตรียมเหตุผลของแต่ละทางเลือกให้ดีด้วย เพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น

160310-businesstip-1

และนี่ก็คือ เทคนิค โฮเร็นโซ ที่เราอยากให้คุณหมั่นฝึกฝนทุกวันเพื่อพัฒนาการติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น  ซึ่งการโฮเร็นโซนั้น ไม่จำเป็นต้องทำกับเรื่องงานเท่านั้น  แต่ยังสามารถปรับใช้กับชีวิตประจำวันเพื่อการติดต่อ สื่อสารกับผู้อื่นให้ราบรื่นกว่าเดิมด้วย   ขอบคุณหนังสือ “เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว” ของคุณ โคโนะ เอตาโร่  ที่ทำให้ผู้เขียนเอง และผู้อ่านบทความนี้ได้เป็น 1% ที่สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม  ส่วนใครอยากพัฒนาแบบเต็มๆ ไปหาหนังสือฉบับเต็มอ่านได้ตามร้านหนังสือทั่วไปคะ

160724-business-3

Lady P.
WRITER: Lady P.
Share on Facebook Share on Twitter Share on Line