“HO/REN/SO” โฮเร็นโซ เคล็ดลับที่จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากกว่าใคร

เคยเป็นไหม  ตั้งใจทำงานอย่างเต็มที่ แต่หัวหน้ากลับไม่เคยเห็นผลงาน  เตรียมพรีเซนต์ไม่ได้นอน แต่ต้องโดนลูกค้า Reject ตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มพรีเซนต์  คุยกับพ่อแม่ทีไร ต้องออกนอกประเด็นทุกครั้ง   หลายครั้งที่รู้สึกว่าทำไม อีกฝ่ายถีงฟังไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจในสิ่งที่เราพูด ทั้งที่เราตั้งใจนำเสนออย่างจริงจัง   เราขอบอกว่า ทันทีที่คุณได้อ่านบทความนี้ คุณจะเป็น  1%  ที่เป็นผู้โชคดี ที่จะมีการพัฒนาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้ดีกว่าเดิม

UNLOCKMEN มีโอกาสได้อ่านหนังสือ “เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว” ของคุณ โคโนะ เอตาโร่  ผู้บริหารของบริษัท  IBM JAPAN  ที่มีแนวคิด เทคนิคง่าย ๆ  ที่เราสามารถปรับตาม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพตนเองให้การติดต่อ ทำงาน สื่อสารได้ดีกว่าเดิม เราเลยไม่พลาดที่จะนำเรื่องราวดี ๆ มาแชร์กัน  ซึ่งเทคนิคนี้เรียกว่า “โฮเร็นโซ”

โฮเร็นโซ  เป็นภาษาญี่ปุ่น  ที่รวมมาจากคำ 3 คำคือ โฮโกะกุ  เร็นโกะกุ  และ โซดัน  ซึ่งแต่ละคำมีความหมายให้จำง่าย ๆ ได้ดังนี้

“โฮ โกะกุ”  ho =  報告  (houkoku)  คือ  การรายงาน   หมายความว่า เราจะรายงานผลงานต่าง ๆ ให้ผู้สั่งงานทราบแบบ 5W1H (Who, What, Where, When, Why and How) โดยรายงานผลเมื่อเสร็จสิ้นเพียงครั้งเดียว หรือถ้าเป็นงานที่ใช้เวลานาน อาจมีการอัพเดทความคืบหน้าเป็นระยะ

“เร็น ระกุ”  Ren = 連絡  (Renraku)  คือ  การติดต่อ/แจ้งข้อมูล  หมายถึง การแจ้งข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ต่อผู้สั่งงาน หรือผู้เกี่ยวข้องให้ทราบ

“โซ ดัน”  So = 相談  (Sodan)  คือ การปรึกษา  หมายถึง การปรึกษาผู้เกี่ยวข้อง เมื่อมีอุปสรรคต่าง ๆ ในการทำงานนั้น  โดยการปรึกษาที่ดี ผู้ปรึกษาควรมีการเตรียมแนวทางการแก้ปัญหาของเราเอง ก่อนไปปรึกษาผู้อื่นด้วย

สำหรับการโฮเร็นโซนั้น  เรามีเทคนิคดี ๆ ให้คุณลองนำไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันกัน  แนะนำให้ลองปรับวันละนิด คุณจะรู้สึกได้ถึงความแตกต่างที่ดีขึ้นทั้งจากคนรอบข้าง และตัวคุณเอง

1.  มั่นใจเข้าไว้

การทำอะไรก็แล้วแต่ ถ้าเราเริ่มจากความมั่นใจแล้ว จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามรู้สึกเกิดความเชื่อมั่น  ยกตัวอย่างง่าย ๆ   ในเรื่องเดียวกัน รายงานเหมือนกันเป๊ะ  นาย A ขึ้นต้นประโยคอีเมลล์ว่า “ยังสรุปงานไม่สมบูรณ์   ส่วนนาย B ส่งรายงานที่เหมือนกัน แต่ขึ้นต้นประโยคว่า “สรุปงานมาค่อนข้างดีแล้ว”  เมื่อหัวหน้าเห็นอีเมลล์ของนาย A ตั้งแต่ยังไม่ได้อ่าน อาจมีการปฏิเสธให้นาย A ไปทำมาให้ดีก่อน แล้วค่อยส่งมาใหม่ได้

2. อธิบายอย่างลื่นไหล

เคยเป็นไหม เวลาอธิบายเรื่องเดียวกัน แต่ทำไมคุณตะกุกตะกัก อธิบายได้ไม่ดีเหมือนคนอื่น ๆ  ลองตั้งสติ เรียบเรียงให้ดีก่อนการเล่าอธิบายเรื่องใดๆ  โดยเราแนะนำให้เล่าจาก ใหญ่ไปหาเล็ก  หรือให้เข้าใจง่ายคือ  ป่า –> ต้นไม้ –> กิ่งใบ  คือเล่าเรื่องจากภาพรวม (ป่า) และเข้าถึงประเด็นสำคัญ (ต้นไม้) และปิดท้วยด้วยรายละเอียด (กิ่งใบ)  โดยมีการเลือกใช้คำเชื่อมให้เหมาะสมในแต่ละเรื่องที่นำเสนอ  เช่น “ถ้ายกตัวอย่างชัดๆ…..”   “แต่…”

3. ตอบให้ตรงคำถาม

หลายครั้งที่เจ้านายถาม เรามักเบี่ยงเบนประเด็น อ้างเหตุผลต่าง ๆ นานา เพื่อให้เรื่องราวดูสวยงามขึ้น  ยกตัวอย่าง เวลาเจ้านายถามว่า นัดลูกค้าได้หรือยัง หลายคนอาจเริ่มตอบว่า ลูกค้าไม่อยู่ไปต่างประเทศ  ลูกค้าไม่รับโทรศัพท์สงสัยยุ่งอยู่   ความจริงแล้วเจ้านายไม่ได้อยากฟังเหตุผลอื่น ๆ แต่สิ่งที่เขาต้องการคือคำตอบว่า นัดได้ หรือ นัดไม่ได้  เพราะฉะนั้น  “ตอบให้ตรงคำถาม”  ก่อน แล้วคุณจะตามด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่คุณ

4. ตรวจสอบแต่เนิ่นๆ

ตั้งใจทำ Project มาเป็นเวลาหลายเดือน แต่สุดท้ายกลับโดนแจ้งแค่ว่า Project นี้โดนยกเลิกไปแล้ว เท่ากับว่าเวลาการทำงานของคุณได้เสียเปล่าไปแล้ว  เพื่อไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ การหมั่นอัพเดท Progress งานที่ทำอยู่ หรือหมั่นถามสถานะของงานที่ได้รับมอบหมาย นั่นยังแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบของคุณด้วย เช่น ทำตามขั้นตอนแบบนี้ดีไหมครับ ใส่กำหนดการที่จะนำเสนอเรื่องต่อไปไว้ในหัวข้อดีไหมครับ

5. พูดคำว่า “ขอเวลา 3 นาที ให้ติดปาก”

หลายครั้งเวลาเราเดินเข้าไปหาอีกฝ่ายเพื่อถามว่า พอมีเวลาสักครู่ไหม แต่กลับต้องถูกปฏิเสธ และไม่สามารถดำเนินการสิ่งนั้นได้  เราแนะนำให้คุณลองใช้คำว่า “ขอเวลา 1 นาที (3 นาที)” ให้ติดปาก   วิธีนี้จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามรู้ระยะเวลาที่แน่นอน และพอที่จะสละเวลาอันน้อยนิดของเขาแบ่งให้คุณ  ที่สำคัญ คุณต้องเตรียมการเรื่องที่จะติดต่อให้เรียบร้อยด้วย

6. สรุปงานในลิฟท์

การโฮเร็นโซ ภายใน 1 นาที  ซึ่งวิธีนี้เราแนะนำให้คุณสรุปงานในลิฟท์  โดยการใช้เวลา 1 นาทีในการสรุปงานนี้ คุณต้องเตรียมข้อมูลในครบถ้วนเพื่อให้ฝ่ายตรงข้ามตัดสินใจได้ง่าย โดยข้อมูลต้องกระชับคุมประเด็นสำคัญได้ในเวลาจำกัด

• บอกใจความหลัก
• บอกทางเลือก
• บอกประเด็นที่ต้องตัดสินใจ
• บอกข้อสรุป
• ถามทวน และยืนยันการดำเนินการ

7. ใช้คำให้ตรงกัน

เป็นเรื่องง่าย ๆ ที่เราอาจมองข้ามไป  การสื่อสารที่จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามเข้าใจเรามากขึ้นคือ การนำคำของอีกฝ่ายมาพูด  คุณก็สามารถพัฒนาวิธีการสื่อสารแบบก้าวกระโดดได้  ยกตัวอย่างง่าย ๆ  ในร้านอาหารพนักงานถามคุณว่าจะรับ “สลัด หรือ การ์ลิคเบรด” คุณตอบไปว่า ขนมปังกระเทียม  พนักงานตอบกลับว่า รับการ์ลิคเบรดนะคะ สิ่งนี้อาจทำให้คุณหงุดหงิดใจได้  เพียงแค่พนักงานปรับเป็น รับขนมปังกระเทียมนะคะ  ก็จะทำให้การสื่อสารราบรื่นได้มากกว่าเดิม

8. ปรับปรุงข้อมูลของผู้ฟังให้ตรงกัน

อย่าลืมว่า ทุกการสื่อสาร ระดับข้อมูลที่คุณมีกับผู้ฟังนั้นมีไม่เท่ากัน ดังนั้น คุณต้องลดความแตกต่างของข้อมูลที่มีอยู่  เริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการเล่าอธิบายถึง ความเป็นมา ก่อนตามด้วย ภาพรวม ที่เกิดขึ้น เอาเรื่องใกล้ตัวเลย อย่างหัวหน้าเรามีเรื่องที่ต้องตัดสินใจในแต่ละวันมากมาย  บางทีหากอยู่ ๆ คุณไปพูดบอกเขาว่า มีปัญหาเรื่อง Staff  เขาอาจยังไม่รู้ว่าคุณพูดถึง Project ไหน  คุณก็ควรเล่าถึงหัวเรื่อง Project ก่อน แล้วค่อยลงรายละเอียดว่ามีปัญหาอะไรที่ต้องการให้หัวหน้าช่วยเหลือ

9. ลองพูดว่า “อันดับแรก” แทนคำว่า “ก่อนอื่น”

ก่อนอื่น  อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเราทำงานแบบขอไปที  การใช้คำว่า อันดับแรก ….  อันดับต่อไป ….. แสดงให้เห็นถึงความคิดที่มีขั้นตอน มีระเบียบการวางแผนมาก่อนแล้ว

10. เรียงลำดับจาก   ไปพบ –> คุยโทรศัพท์ –> ส่ง E-mail

การส่งอีเมลล์อาจต้องรอเวลาเป็นวันกว่าอีกฝ่ายจะตอบกลับมา  เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และได้รับการอนุมัติเร็วที่สุดคือ การไปพบ เจรจาต่อหน้า  หรือหากคุณยังไม่สามารถเข้าถึงอีกฝ่ายได้  การโทรศัพท์พูดคุยเป็นสิ่งที่สามารถสื่อสารได้ดีกว่า การส่ง E-Mail ซึ่งการส่งเมลล์นั้นเป็นสิ่งที่เราขอให้ใช้เป็นสิ่งสุดท้าย หากไม่สามารถไปพบและติดต่อทางโทรศัพท์ได้

11. เตรียมข้อมูลแบบไม่ต้องให้อีกฝ่ายคิดเยอะ

วิธีที่จะให้อีกฝ่ายตัดสินใจได้ง่ายที่สุดคือ เราได้มีการเตรียมข้อมูลเพื่อตัดสินใจได้ครบถ้วนแล้ว  การเตรียมข้อมูล เหตุผล ทางเลือกให้ครบถ้วน จะทำให้อีกฝ่ายตัดสินใจง่ายขึ้นว่า จะ Go หรือ No Go  หรือจะเลือกทาง A หรือ B  อย่าลืมเตรียมเหตุผลของแต่ละทางเลือกให้ดีด้วย เพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น

และนี่ก็คือ เทคนิค โฮเร็นโซ ที่เราอยากให้คุณหมั่นฝึกฝนทุกวันเพื่อพัฒนาการติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น  ซึ่งการโฮเร็นโซนั้น ไม่จำเป็นต้องทำกับเรื่องงานเท่านั้น  แต่ยังสามารถปรับใช้กับชีวิตประจำวันเพื่อการติดต่อ สื่อสารกับผู้อื่นให้ราบรื่นกว่าเดิมด้วย ขอบคุณหนังสือ “เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว” ของคุณ โคโนะ เอตาโร่  ที่ทำให้ผู้เขียนเอง และผู้อ่านบทความนี้ได้เป็น 1% ที่สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม  ส่วนใครอยากพัฒนาแบบเต็ม ๆ ไปหาหนังสือฉบับเต็มอ่านได้ตามร้านหนังสือทั่วไปคะ