เมื่อภาระงานกองล้นหัว ลองใช้ ‘not-to-do-list’ วางแผนการทำงานในแต่ละวัน

การปฏิเสธงานเป็นเรื่องที่ทำได้ยากเสมอ เพราะหลายคนกลัวว่าการเซย์โน หรือ การโยนงานให้คนอื่น จะทำให้ตัวเองสูญเสียความน่าเชื่อถือ หรือ ทำให้ตัวเองดูไม่ดีในสายตาของเพื่อนร่วมงาน จนการงานไม่มีความมั่นคง สุดท้ายก็เลยรับงานที่ไม่พร้อมจะทำมาสะสมไว้ จนนาน ๆ เข้า เราก็ต้องปวดหัวกับ to-do list ที่ยาวเป็นหางว่าว และประกอบไปด้วยงานที่ดูดพลังอย่างแสนสาหัส เราจึงจำเป็นต้องมีหลักเกณฑ์ที่จะช่วยให้เรากำจัดงานที่ไม่จำเป็นออกจากชีวิต นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมเราถึงควรมี รายการของสิ่งที่ไม่ควรทำ (not-to-do-list) รายการของสิ่งที่เราไม่ควรทำ หรือ ควรหลีกเลี่ยงให้ได้มากที่สุด

วิธีการทำ not-to-do-list

สำหรับคนที่มีปัญหาเรื่องการจัดการเวลา not-to-do-list จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยได้มาก เพราะมันเหมือนเป็นกรอบ หรือ ตัวช่วยเตือนเราถึงสิ่งที่ไม่ควรทำ เราจะกำจัดงานที่ไม่มีคุณค่าได้ง่ายขึ้น สามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญได้มากขึ้น และท้ายที่สุดเราก็จะมีเวลาในการหายใจหายคอมากขึ้น มันยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยแก้นิสัยแย่ ๆ (เช่น การผลัดวันประกันพรุ่ง หรือ การไม่กล้าปฏิเสธงานคนอื่น) ได้อย่างอยู่หมัด UNLOCKMEN เลยอยากมาแนะนำวิธีการทำ not-to-do-list ที่ทุกคนสามารถทำกันได้ง่ายแต่ให้ประโยชน์มหาศาล

1.เริ่มจากการกำหนดสิ่งที่ควรอยู่ใน not-to-do-list

งานที่เราไม่ถนัด งานที่ทำให้เราไม่มีสมาธิ งานที่เราไม่จำเป็นต้องทำ งานที่เราให้คนอื่นทำแทนได้ งานที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบของเรา งานเล็กที่ทำให้เราเสียเวลาทำงานใหญ่ งานที่ดูดพลังงาน พฤติกรรมไม่ดีที่เราอยากแก้ไข งานที่ไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ งานที่เราไม่สามารถควบคุมได้ ล้วนเป็นสิ่งที่อยู่ใน not-to-do-list ของเราได้หมด ลองใช้เวลา 30 -60 นาที ในการคิดถึงงานที่ต้องทำในปัจจุบัน และงานที่ต้องทำเป็นประจำ และลิสต์มันออกมาเป็นข้อ ๆ ใส่ไว้ใน Google Doc หรือ กระดาษสักแผ่นก็ได้ แต่เราขอแนะนำว่าให้ใส่ไว้ในกระดาษดีกว่า เพราะถ้าเราทำงานกับคอม การจดใส่ Google Doc อาจทำให้เราต้องสลับหน้าจอ หรือ multi-tasking ซึ่งจะทำให้เราไม่มีสมาธิในการทำงานได้

2..ตั้งคำถามกับตัวเอง

เมื่อเราทำลิสต์เสร็จแล้ว ลำดับต่อมา คือ การคัดเลือกสิ่งที่ควรอยู่ใน not-to-do-list ของเรา โดยอาจคัดกรองโดยการใช้คำถามเหล่านี้ ได้แก่ 1.งานชิ้นนั้นจะช่วยให้เราไปถึงเป้าหมายได้หรือไม่ ? / 2.ถ้างานไม่เสร็จจะทำให้เกิดผลกระทบในแง่ลบกับเราหรือคนอื่นมนอนาคตหรือไม่ ? / 3.มันเป็นงานที่ต้องเร่งรีบทำให้เสร็จหรือไม่ ? ถ้าคุณตอบ ‘ไม่’ ให้กับคำถามทั้ง 3 ข้อนี้ แสดงว่ามันเป็นสิ่งที่ควรอยู่ใน not-to-do-list ของเรา แต่ถ้าคุณตอบ ‘ใช่’ ให้กับคำถาม 1. หรือ 2. มันควรเป็นงานที่เราต้องทำให้เสร็จด้วยตัวเอง

3.เตรียมพร้อมสำหรับการปฏิเสธ

การใช้ not-to-do-list ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด คือ เราต้องรู้จักปฏิเสธคนอื่น เพราะถ้าเราไม่กล้าปฏิเสธงานที่อยู่ใน not-to-do-list ของเรา การทำลิสต์นี้ก็แทบจะไม่มีความหมายอะไรเลย เราก็ยังคงรับงานมาแบบไม่เลือกไม่เดิม วิธีที่จะช่วยให้คุณกล้าปฏิเสธมากขึ้นได้ คือ การเตรียมข้อความหรือบทพูดที่เอาไว้ใช้ในการปฏิเสธคนอื่น เพราะเมื่อถึงเจอกับสถานการณ์ที่เราต้องปฏิเสธ เราจะสามารถหยิบข้อความหรือบทพูดเหล่านั้นออกมาใช้ได้ทันที โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลาและพลังในการคิดวิธีปฏิเสธ แถมมันยังช่วยให้เราไม่เกิดความล่กหรือเครียดเวลาต้องปฏิเสธใครทันทีอีกด้วย

4.หมั่นอัพเดต not-to-do-list ของเราอยู่เสมอ

งานที่เราไม่อยากทำในตอนแรก วันหนึ่งเราอาจกลายเป็นงานที่เราชอบทำมากกว่าเดิมก็ได้เหมือนกัน ดังนั้น เราควรเช็คและปรับปรุง not-to-do-list ของเราบ่อย ๆ เพื่อให้ลิสต์มีความทันสมัยและสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันอยู่เสมอ ทุกครั้งที่ได้งานใหม่เพิ่ม เราควรพิจารณาว่างานนั้นควรทำหรือไม่ควรทำโดยอาจใช้คำถามที่ได้แนะนำไปในข้อสองเป็นตัวช่วยในการคัดเลือกงาน หากเราสามารถทำเรื่องนี้จนเป็นนิสัยได้แล้ว ชีวิตเราจะดีขึ้นอย่างแน่นอน

สุดท้าย not-to-do-list จะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่สุด ถ้าเราใช้มันเป็นคัมภีร์ในการจัดการภาระต่าง ๆ แทน to-do-list เพราะ not-to-do-list ทำให้เราได้รู้ลิมิตของตัวเอง รู้ว่างานไหนที่ควรปฏิเสธ หรือ รู้ว่างานไหนบ้างที่เราควรทำ ซึ่งช่วยให้เราสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญในวันนั้นได้ดีขึ้น แตกต่างจาก to-do-list ที่เหมือนเป็นกฎบังคับให้เราต้องทำหรือรับสิ่งต่าง ๆ ในแต่ละวัน ซึ่งพอสิ่งที่อยู่ใน to-do-list กองเป็นภูเขา เราอาจ overload ได้ง่ายขึ้น และสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญประจำวันได้น้อยลง ลองนำ not-to-do-list ไปใช้กันดู แล้วจะพบความแตกต่าง

Appendix: 1 / 2 / 3