หลอมองค์กรให้เป็นหนึ่ง! รู้จัก AGILE เคล็ดวิธีทำงานแบบใหม่ที่โค่นการบริหารแบบลำดับขั้น

“แค่คิดว่าอยากแก้ จะรื้อแล้วให้ผมเสกขึ้นมามันทำไม่ได้หรอกนะ”

“ช้าที่พี่แล้วมาบีบเวลาผมตอนท้ายให้งานมันเสร็จ มันไม่ได้นะพี่”

“ก็พี่บรีฟไว้อย่างนี้ ทำไปจนเสร็จแล้วโละ บอกไม่ใช่ที่อยากได้ได้ไง”

เราเชื่อว่าใครที่ต้องทำงานกับคนหลายคน หรือทำงานที่ควบคุมให้จบในตัวไม่ได้ คงต้องเคยพูดประโยคด้านบนกันสักหนสองหนหรือมากกว่านั้น เผลอ ๆ ระหว่างพูดคงมีเงื้อหมัด พูดสบถระบายอารมณ์กันบ้าง

การทำงานที่เฟืองทุกชิ้นของระบบไม่ได้ทำงานเต็มร้อยพร้อมกัน หรือต่อให้ทำงานได้เต็มที่สุดฝีตีนแต่ผลสุดท้ายก็ยังพังไม่เป็นท่าเพราะลูกค้าปฏิเสธด้วยเหตุผลว่า “เห็นภาพงานไม่ตรงกัน” ส่วนมากมักเกิดจากจุดอ่อนของกระบวนการทำงานแบบดั้งเดิมที่แต่ละงานทุกคนจะส่งต่องานกันแบบไม้ผลัดซึ่งคนในวงการ IT นิยามการทำงานแบบนี้ว่า Waterfall

Waterfall คือระบบการทำงานแบบส่งต่อไม้ผลัด ลองคิดภาพตามว่าถ้าเราลงวิ่งผลัดในสนามที่ทีมเรามีสมาชิกวิ่งอยู่ 4 คน คนแรกออกวิ่งส่งต่อให้คนที่สอง คนแรกก็จะไม่รู้เรื่องของคนอื่นนอกจากคนที่สองที่ตัวเองต้องส่งไม้ให้ หรือถ้ามีปัญหาระหว่างทาง กว่าจะไปถึงคนที่ 4 ที่เป็นไม้สุดท้าย ทุกอย่างก็แก้ไขอะไรไม่ได้แล้วเพราะมันมาถึงจุดที่หวนกลับไปแก้ไม่ได้อีก สุดท้ายจึงต้องลงเอยด้วยการกลับไปนับหนึ่งอีกครั้ง

ถ้านั่นเป็นวิถีการทำงานที่ผู้ชายอย่างเราทำอยู่ UNLOCKMEN อยากพาทุกคนไปรู้จักกับแนวทางการทำงานแบบใหม่ที่ช่วยแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้อย่าง “Agile” เทคนิกการทำงานที่ทำให้เราไหวตัวทันต่อทุกปัญหาและแก้ไขได้เสมอซึ่งเป็นกุญแจสำคัญที่บริษัทใหญ่ยักษ์แบบ Google หรือ Facebook ใช้งานจริง

AGILE คืออะไร

คำว่า “Agile” มีต้นกำเนิดจากสายพัฒนาซอฟต์แวร์ ตั้งแต่ปี 2001 โดยเกิดขึ้นจากจุดประสงค์ที่กลุ่มคน IT อยากปรับระเบียบการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เคร่งเรื่องลำดับให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น วิธีนี้เป็นกระแสติดลมบนในหมู่สตาร์ทอัพ เพราะมันเป็นคีย์ของการบริหารงานที่เข้าถึงลูกค้าได้เร็วและเน้นการใช้นวัตกรรมมาเข้าร่วมการทำงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

กฎของ Agile คือหลักสามัญที่จะบอกได้ว่าเราควร Cut lost ความเสี่ยงจากความผิดพลาดด้วยการเช็กผลถี่ระยะสั้น ทำงานไม่ต้องรอจนจบขั้นเพราะมันจะไม่ทันการ เวลางานคืบหน้าแต่ละครั้งควรจะเช็กความคืบหน้าและปรึกษากันเพื่อรับความเปลี่ยนแปลงเสมอ

แต่กระนั้นคำว่า Agile มักเป็นคำที่ถูกลืมในบริษัทใหญ่ เพราะเขามีแนวคิดว่าเหล่า CEO ต้องทำหน้าที่ดุจฮีโร่ ควบคุมขั้นตอนงานได้เบ็ดเสร็จและสามารถคลี่คลายทุกปัญหาได้อย่างราบรื่น ซึ่งวิธีการแบบนี้ก็ใช้ได้ดี แต่เหมาะกับสถานการณ์ที่ผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ที่มีความรู้เฉพาะทางและเชี่ยวชาญที่สุดในการแก้ปัญหานั้น (ความเป็นจริงมันไม่ได้เป็นอย่างนั้นเพราะพนักงานแต่ละคนเชี่ยวชาญต่างด้านกันและรู้ปัญหานั้นดีที่สุด)

LEARNING FROM AGILE

ผู้บริหารคนไหนก็ตามที่ดื้อแพ่งอยากเผด็จการในช่วงวิกฤตจะต้องรับบทเรียนราคาแพงกลับไป เพราะตาวิเศษที่คิดว่ารู้รอบมันไม่พอไล่ตามวิกฤตตรงหน้าได้ทัน แถมยิ่งคิดว่ารู้ แต่ความจริงรู้ไม่หมดมันยิ่งทำให้การตอบสนองกับปัญหาตรงหน้าช้าลงจนลุกลามไปกันใหญ่ เหมือนการฆ่าตัวตายทางอ้อมเพราะลูกน้องจะฝังความคิดลบไว้ในหัวว่าสิ่งที่คุณบริหารอยู่มันไม่เหมาะสมเอาเสียเลย

ตัวอย่างของการทำงานแบบ Agile ที่เห็นผลชัดคือเรื่องราวจริงของ บริษัท WorleyParsons บริษัทด้านวิศวกรรมและการก่อสร้างระดับโลกที่เชี่ยวชาญด้านบ่อน้ำมันและโครงการด้านพลังงานอื่น ๆ ที่เผชิญหน้ากับภาวะวิกฤตจากราคาน้ำมันลดในปี 2015 ทำให้โปรเจ็กต์มากมายต้องชะงักกว่าครึ่ง หุ้นตก ที่สำคัญคือต้องแบกรับหนี้สินมากมายจากปัญหานี้

Tom Honan (ซ้าย) CFO ที่เข้ามาร่วมงานกับ WorleyParsons ช่วงปี 2015 เพื่อช่วย Andrew Wood ผู้นั่งแท่น CEO ปรับเปลี่ยนรูปแบบธุรกิจ Credit photo: www.afr.com

บอร์ดบริหารที่ต้องเร่งแก้ไขเรื่องต้นทุนเร่งด่วนเพราะบริษัทเจอปัญหาเรื่องงบจนเข้าจุดวิกฤตถังแตกดันแก้ไขปัญหานี้ไม่ได้เพราะองค์กรยังร่วมมือกันไม่พอ เขาจึงเร่งหาวิธีการแก้อย่างเร่งด่วน งัด Agile จากกรุขึ้นมาใช้ โดยล้างระบบการบริหารเดิมจากเบื้องบนทั้งหมด ผู้บริหารเปลี่ยนหน้าที่จากการนั่งบนบัลลังก์อย่างเดียว มาทำหน้าที่เปลี่ยนระบบงานให้กับทีมย่อยนับร้อยทั้งองค์กร วางโครงสร้างกระบวนการทำงานใหม่โดยซอยเป็นช่วงสั้น ความเร็วของการตัดสินใจงานจึงไม่เป็นคอขวดและเหล่าซีเนียร์ทั้งหลายยังมีส่วนร่วมติดตามงานและแก้ไขอุปสรรคทีมอย่างรวดเร็วไม่ต้องรอบอสอย่างเดียวอีกต่อไป

Agile สร้างประสิทธิภาพการทำงานเพราะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ไวขึ้น ปิดจุดอ่อนดั้งเดิมที่มี แถมยังทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับการทำงานเป็นเนื้อเดียวกับบริษัท ทุกเสียงของพนักงานจะไม่ถูกทอดทิ้งแต่เป็นส่วนที่สลายลิ่มปัญหาทุกจุดที่ติดขัด ไม่ว่าจะเรื่องราคา ขั้นตอนถ่วงให้งานช้า ประกอบกับเมื่อได้นวัตกรรมมาช่วยยิ่งทำให้ทุกอย่างสะดวกง่ายดายขึ้นอีกเป็นเท่าตัว

ปาฏิหาริย์ที่ออกมาพลิกภาพเดิมได้อย่างน่าทึ่งและรวดเร็ว ใน 100 วันแรก บริษัทมีกระแสเงินสดเข้าถึง 20 % ลดภาระหนี้และมีรายได้เพิ่มขึ้น 120 ล้านดอลลาร์จากผลกำไรที่คิดว่าจะได้รับ หลังจากนั้นเพียงปีเดียวอัตรากำไรเพิ่มขึ้นอีก 5 % ประหยัดทุนรวม 400 ล้านเหรียญและราคาหุ้นปรับตัวสูงขึ้นกว่าสี่เท่า

สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่านั้นคือหลายพันคนได้เข้าร่วมโครงการริเริ่มใช้ Agile พวกเขาได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ให้ความสำคัญกับการเติบโตระดับสูงและการสร้างสรรค์นวัตกรรมมากขึ้นจนก่อเป็นโปรเจ็กต์มากมายตามมา

สำหรับใครที่อยากใช้ Agile กับระบบงานของตัวเอง เริ่มต้นได้จากหลักวิธีคิดที่ Agile แนะผู้นำ 5 วิธีนี้แล้วทำตามเลย

1. ชูการสื่อสารให้สุด ถึงมันจะมากเกินไปก็ควรทำเพราะนี่คือหนึ่งในกลยุทธ์สร้างความทะเยอทะยานเชิงยุทธศาสตร์ให้ผู้คนในวงกว้างมากขึ้น ผู้นำรู้ว่าพวกเขาจะต้องกระจายการตัดสินใจให้มากกว่าการตัดสินใจเอง เขาต้องมั่นใจว่าคนที่มาทำหน้าที่ตัดสินใจนั้นจะมีส่วนร่วมกับมันอย่างเต็มที่ เข้าใจว่าต้องทำอะไรและทำไปทำไม ด้วยวิธีนี้เขาจะสามารถทำได้มันได้อย่างยืดหยุ่นแต่ไม่หลุดจากแกนของหลักการ
2. ผู้นำคือโค้ช ไม่ใช่บอสบัญชาการทุกการเปลี่ยนแปลง คนส่วนใหญ่ล้วนกลัวการผิดพลาดเลยโยนการตัดสินใจทั้งหมดให้บอส ผู้นำที่แข็งแกร่งจะทำหน้าโค้ชและเทรนเนอร์เพื่อสร้างปริมาณและคุณภาพในการตัดสินใจ
3. ผนึกความสัมพันธ์ให้แข็งแกร่งด้วยการสื่อสาร ขั้นตอนการทำงานปกติอาจทำให้กระบวนการทำงานกระจุกเป็นคอขวด พวกเขาจึงพัฒนาเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกคนเห็นการทำงานระหว่างกันตลอดเวลา (พอรู้ว่าติดอยู่ที่ขั้นตอนไหนการร่วมกันแก้ปัญหาให้ลื่นไหลก็จะสะดวกยิ่งขึ้น)
4. เร่งลูปการเรียนรู้ที่แม่น เน้นความคืบหน้ามากกว่าสมบูรณ์แบบ อย่าช้าเพราะติดกับดักความชัวร์จนมากเกินไป แต่จงกอดความไม่เพอร์เฟ็คกับผลลัพธ์ที่เดาไม่ได้ไว้ให้แน่น ลองประเมินความคุ้มค่าที่เหมาะสมคุ้มพอจะลงมือทำ
5. โยกระบบการประเมินกับการให้รางวัลไปให้กับทีมใหญ่ ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือ Silos หรือคนส่วนใหญ่สนใจเฉพาะเรื่องทำหน้าที่การงานของตัวเองให้ “ดีที่สุด” และยึดมั่นในสิ่งนั้นโดยไม่สนใจระบบทีม แต่ผู้นำที่มีประสิทธิภาพจะขยายวงความเชื่อใจและการทำงานให้ใหญ่ขึ้น เรียกได้ว่า intersection ทุกคนที่อยู่ในทีมให้เกิดความเชื่อมโยงหรือมีส่วนร่วมกับงานให้ได้

สุดท้าย สิ่งที่ทำให้ Agile กลายเป็นระบบการทำงานในฝันทั้งขององค์กรและคนทำงานอยู่ที่ความฟรีสไตล์ ทีมทำงานมุ่งผลลัพธ์มากกว่าวิธีการ ไม่ล็อกเป๊ะแบบ 9 to 5 คนจึง relax และพร้อมทุ่มเทยิ่งขึ้น จึงไม่แปลกถ้าจะเห็นว่าสูตรการสร้างองค์กรที่มีความสุขจะมี Agile เป็นหนึ่งในตัวแปรนั้น

แล้วพวกเราล่ะใช้ Agile ในองค์กรแล้วหรือยัง?

SOURCE: 1 / 2 / 3 / 4