5 เทคนิคเจ๋ง ๆ นำทีมประชุมแบบ LIKE A BOSS ลูกน้องชอบใจ เจ้านายแฮปปี้!

By: unlockmen March 21, 2018

การประชุมเป็นเรื่องที่จะเลี่ยงไม่ได้เลยในทุกออฟฟิศ เพราะมันคือการ Brainstorm ช่วยให้เราได้เห็นการทำงานในภาพรวมจากทุกคน แต่ประชุมทีไร มันเละเทะทู้กกกกที พูดเรื่องนู้นที เรื่องนี้ที ข้ามไปข้ามมา สุดท้ายแล้วมึนทั้งคนฟัง ทั้งคนนำประชุม วันนี้ UNLOCKMEN จะมาแนะนำเทคนิคเจ๋ง ๆ ที่ช่วย Improve การประชุมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ตกหล่นประเด็นไหนที่สำคัญไป

ถามไถ่ความต้องการของคนในทีม

ถ้าหากต้องการให้ทุกคนรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันภายในทีม เราต้องให้ทุกคนมีความเชื่อมโยงกันและมีความสำคัญเท่า ๆ กันในทุกหน้าที่ ให้ทุกคนเสนอไอเดียที่ตัวเองมี หรือความต้องการที่อยากจะนำเสนอในที่ประชุม เคาะออกมาเป็นหมวดหมู่แล้วนำเสนอในที่ประชุม โดยทุกครั้งอย่าลืมเอ่ยชื่อเจ้าของไอเดียด้วย ถือว่าเป็นการให้เกียรติและไม่เอาความดีความชอบมาไว้ที่ตัวคนพูดในที่ประชุมเพียงคนเดียว

Main Idea สิสำคัญ

ลองหาเวลาคุยกันเองในทีมแบบจริงจังก่อนเข้าประชุม หาจุดยืนของทีมจากไอเดียทั้งหมดที่เสนอรวม ๆ กันแล้วตกตะกอนออกมาเป็นไอเดียหลักให้ได้ แล้วค่อยต่อยอดออกมาเป็นประเด็นเล็ก ๆ ทีหลัง แต่เนื้อหาต้องเกี่ยวข้องกันกับประเด็นใหญ่ หรือถ้าไม่เกี่ยวก็ต้องบอกให้ชัดเจนว่ามันคนละส่วนกัน เพื่อป้องกันความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนในที่ประชุม

เตรียมพร้อมตอบคำถาม

หาจุดอ่อนที่อาจจะโดนโจมตีในประเด็นที่เราจะนำเสนอ เจอแล้วอย่าปล่อยผ่าน หาคำตอบข้อแก้ต่างมาให้พร้อม หรือถ้ายังหาทางออกไม่ได้ ก็ต้องเตรียมคำตอบที่น่าเชื่อถือแบบไม่ใช่ตอบส่ง ๆ หรือขอไปที และอย่าลืมเน้นย้ำจุดแข็งของประเด็นที่เราเสนอแบบมั่นใจ

ทีมพร้อม ข้อมูลแน่น

ทุกคนในทีมจำเป็นต้องรู้ข้อมูลเบื้องต้นของประเด็นที่จะเสนอ ไม่ว่าจะเป็น ที่มาที่ไป วัตถุประสงค์ จุดแข็ง จุดอ่อน เพราะในการประชุมคุณอาจจะไม่ได้เป็นคนเดียวที่พูดหรือถูกคั้งคำถาม หากเป็นคนในทีมถูกตั้งคำถามโดยคนอื่นในที่ประชุม แล้วหน้าแห้งตอบแบบงู ๆ ปลา ๆ นั้นทำให้เห็นเลยว่าเราเตรียมตัวมาไม่พร้อม ประเด็นของเรายังไม่มีน้ำหนักพอ ขนาดคนในทีมเองยังไม่ค่อยรู้เรื่องเลย คนอื่นจะเชื่อมั่นได้ยังไง ?

มองหาช่องทางอยู่เสมอ

เมื่อทีมอื่นเสนอไอเดียอะไรขึ้นมา เราต้องมีไหวพริบมากพอที่จะเห็นความเชื่อมโยงใด ๆ ที่ให้ประโยชน์กับทีมของเรา ถ้ามันไปกันได้ลองนำมาเสนอเป็นไอเดียที่ทำไปควบคู่กัน ช่วยกันขายทั้งสองไอเดีย ถือว่าวิน-วินทั้งสองทีม มีหรือที่อีกทีมจะไม่เอาด้วย

จบแล้วอย่าจบเลย

ตีเหล็กต้องตีตอนร้อน ๆ แม้จะประชุมรวมกันหนักหนาแค่ไหน แต่เมื่อจบประชุมใหญ่แล้ว สละเวลาอีกสักห้านาที สำหรับการประชุมเล็กในทีมอีกรอบ เพื่อสรุปการประชุมของวันนี้แบบคร่าว ๆ ว่าเราทำมันออกมาดีหรือยัง หรือมีข้อผิดพลาดอะไรที่จะไม่เกิดขึ้นในการประชุมครั้งต่อไป เพราะถ้าหากเว้นช่วงไว้นาน อาจจะหลงลืมประเด็น หมดไฟกับการทำประชุมไปแล้วก็ได้

หากเราเป็นคนทำทีมในการประชุม เราควรเตรียมพร้อมตั้งแต่ก่อนประชุมไปจนถึงการแก้ไขสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดอยู่เสมอ การมีไหวพริบและการเตรียมตัวจึงเป็นสิ่งที่สำคัญถ้าหากเราอยากนำทีมได้แบบเจ๋ง ๆ จนใคร ๆ ก็ไว้ใจให้เราเป็นผู้นำ

SOURCE