“มีวงประชุมระดมไอเดีย แต่ไม่มีใครเสนอไอเดียสักคน” นี่คืออีกหนึ่งปัญหาโลกแตกที่หลาย ๆ องค์กรต้องเผชิญ หรือไม่ต้องถึงระดับองค์กร แต่ถ้าเราคิดจะเริ่มโปรเจกต์ใหม่ ๆ หรือเวิร์กชอประดมไอเดียสำคัญเพื่อทำอะไร แล้วนัดคนมาประชุมร่วมกัน แต่ผลที่ได้คือทุกคนมองหน้ากันเขิน ๆ พยักเพยิดไปมาว่าคุณพูดก่อนสิ คุณเอาเลยครับ การประชุมก็จะเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ ยิ่งในระดับองค์กรด้วยแล้ว การประชุมโดยไม่มีใครนำเสนอไอเดียของตัวเองออกมาเลย องค์กรจะไปสู่ทางตันได้ง่าย ๆ เนื่องจากไอเดียที่มาจากทุกคนนั้นย่อมมีประสิทธิภาพกว่าการที่คนคนเดียวบอกว่า “เดี๋ยวผมคิดเองหมดเลยก็ได้ครับ” ท้ายที่สุดแม้จะคิดได้ แต่เมื่อนานวันไปไอเดียก็จะไม่สดใหม่ หรือตันคิดอะไรไม่ออก วนซ้ำ ๆ และหายนะจะตามมาในที่สุด CREATIVE RISK มีจริง! เพราะการเสนอไอเดียมีความเสี่ยง สาเหตุสำคัญที่มนุษย์ทั่ว ๆ ไปไม่กล้านำเสนอไอเดียของตัวเองในที่ประชุม แม้หลาย ๆ ครั้งจะมีไอเดียลอยฟ่องอยู่เต็มหัว คือ “กลัวพูดออกไปแล้วจะดูโง่” นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ทุกคนมองหน้ากันไปกันมาในห้องประชุมแล้วก็รอให้มีใครสักคนลองเสนอก่อน แต่หลายครั้งเมื่อไม่มีใครกล้าเปิดก็เงียบกันไปทั้งห้อง แย่กว่านั้นหากมีใครกล้าเปิดเป็นคนแรก คนที่กล้าพูดไอเดียของตัวเองออกมา มักจะถูกวิจารณ์ก่อนเป็นคนแรก จึงไม่แปลกที่คนจะรู้สึกว่ายิ่งเสนอไอเดีย ก็ยิ่งสุ่มเสี่ยงที่จะถูกวิจารณ์ โดนปัดตก หรือโดนคนอื่นบอกว่าไอเดียของเรายังดีไม่พอ การพูดไอเดียจึงมีความเสี่ยงมากกว่า ในขณะที่การนั่งเฉย ๆ เงียบ ๆ สงวนท่าทีนั้นปลอดภัยกว่ามาก เพราะการโดนบอกว่าไม่ค่อยเสนอไอเดียสำหรับหลายคนก็ดีกว่าการเสนอไอเดียบ่อย
“เฮ้ย วันนั้นที่ประชุมนี่ต้องทำอะไรส่งวันไหนนะ จำได้ป่ะ?” หลายคนเวลาประชุมเสร็จออกมานอกห้องไม่ทันไรก็เจอปัญหาแบบนี้ เคยสังเกตไหมว่าเวลาประชุมมันเหมือนการจับปู (ไอเดีย) มาใส่กระด้ง ต่างคนต่างเสนอ ใครอยากพูดอะไรก็พูด บางทีก็ออกทะเลจนหาน้ำหาเนื้อไม่ได้ เวลาทำงานเลยหดหาย พอหาเทคนิคสลับมากำหนดเวลาให้กระชับการประชุม เราก็ดันจำไม่ได้ว่าใครต้องทำอะไรเวลาไหน ติดตามอะไรไม่ได้ สุดท้ายที่ประชุมไปเลยไร้ความหมาย เพื่อการประชุมงานให้ได้งานจริง ๆ และคุ้มค่าความคิดกับไอเดียที่สุด UNLOCKMEN แนะนำให้ทุกคนใช้เทคนิค “จด Minutes” หรือจดวาระการประชุมด้วย 4 ข้อต่อไปนี้ แต่ถ้าสิ่งนี้มันไม่ใช่หน้าที่ของคุณ ลองส่งบทความนี้ไปให้กับคนที่จดมัน รับรองว่าจบประชุมไปครั้งหน้า สมาชิกทุกคนจะแอ็กทีฟอย่างแน่นอน จด MINUTES เพื่อที่ประชุมด้วยวิธีการพิมพ์ การวิจัยบอกว่าถ้าจดรายงานการประชุมใด ๆ ด้วยมือจะทำให้จำหัวข้อที่ซับซ้อนได้ดีกว่าก็จริง แต่ถ้าเป็นการจดเพื่อทุกคนที่อยู่ในที่ประชุม การจดให้ตัวเองจำได้แล้วต้องไปนั่งพิมพ์กรอกอีกครั้งดูเป็นวิธีการที่ซ้ำซ้อนเกินไปหน่อย ที่สำคัญยังเปลืองทรัพยากรอย่างกระดาษและไม่ได้ทำให้ทุกคนจำได้ด้วย ดังนั้นสิ่งที่แนะนำให้ทำจึงเป็นการพิมพ์ เพื่อให้ขั้นตอนสุดท้ายเราสามารถโชว์สิ่งที่จดให้ทุกคนในที่ประชุมดูได้เลยทันที จับไฮไลต์มาจด จดรายงานการประชุม ไม่ใช่การจดทุกคำ แต่จดเฉพาะไฮไลต์ให้เร็ว เพราะระหว่างที่แต่ละคนทยอยออกความเห็นน้ำจะมากกว่าเนื้ออยู่แล้ว ทริกอยู่ที่คำที่เลือกจด จะต้องบอกได้ทันทีว่าเราจะพูดถึงเรื่องอะไร ต้องมีวาระการตัดสินใจและการดำเนินการเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ ตัวอย่าง “เราอยากให้ทุกคนป้องกันตัวเองจากโรคโควิด-19 เพราะตอนนี้มีคนเสียชีวิตแล้ว 1 คนเป็นชายไทย อายุเพียง
การประชุมเป็นเรื่องที่จะเลี่ยงไม่ได้เลยในทุกออฟฟิศ เพราะมันคือการ Brainstorm ช่วยให้เราได้เห็นการทำงานในภาพรวมจากทุกคน แต่ประชุมทีไร มันเละเทะทู้กกกกที พูดเรื่องนู้นที เรื่องนี้ที ข้ามไปข้ามมา สุดท้ายแล้วมึนทั้งคนฟัง ทั้งคนนำประชุม วันนี้ UNLOCKMEN จะมาแนะนำเทคนิคเจ๋ง ๆ ที่ช่วย Improve การประชุมให้มีประสิทธิภาพ ไม่ตกหล่นประเด็นไหนที่สำคัญไป ถามไถ่ความต้องการของคนในทีม ถ้าหากต้องการให้ทุกคนรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันภายในทีม เราต้องให้ทุกคนมีความเชื่อมโยงกันและมีความสำคัญเท่า ๆ กันในทุกหน้าที่ ให้ทุกคนเสนอไอเดียที่ตัวเองมี หรือความต้องการที่อยากจะนำเสนอในที่ประชุม เคาะออกมาเป็นหมวดหมู่แล้วนำเสนอในที่ประชุม โดยทุกครั้งอย่าลืมเอ่ยชื่อเจ้าของไอเดียด้วย ถือว่าเป็นการให้เกียรติและไม่เอาความดีความชอบมาไว้ที่ตัวคนพูดในที่ประชุมเพียงคนเดียว Main Idea สิสำคัญ ลองหาเวลาคุยกันเองในทีมแบบจริงจังก่อนเข้าประชุม หาจุดยืนของทีมจากไอเดียทั้งหมดที่เสนอรวม ๆ กันแล้วตกตะกอนออกมาเป็นไอเดียหลักให้ได้ แล้วค่อยต่อยอดออกมาเป็นประเด็นเล็ก ๆ ทีหลัง แต่เนื้อหาต้องเกี่ยวข้องกันกับประเด็นใหญ่ หรือถ้าไม่เกี่ยวก็ต้องบอกให้ชัดเจนว่ามันคนละส่วนกัน เพื่อป้องกันความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนในที่ประชุม เตรียมพร้อมตอบคำถาม หาจุดอ่อนที่อาจจะโดนโจมตีในประเด็นที่เราจะนำเสนอ เจอแล้วอย่าปล่อยผ่าน หาคำตอบข้อแก้ต่างมาให้พร้อม หรือถ้ายังหาทางออกไม่ได้ ก็ต้องเตรียมคำตอบที่น่าเชื่อถือแบบไม่ใช่ตอบส่ง ๆ หรือขอไปที และอย่าลืมเน้นย้ำจุดแข็งของประเด็นที่เราเสนอแบบมั่นใจ ทีมพร้อม ข้อมูลแน่น ทุกคนในทีมจำเป็นต้องรู้ข้อมูลเบื้องต้นของประเด็นที่จะเสนอ ไม่ว่าจะเป็น ที่มาที่ไป