มีไอเดียแต่ไม่กล้าเสนอ เพราะกลัวดูโง่ “วิธีรวมไอเดียในที่ประชุม”ให้ได้เยอะและใช้ได้จริง

“มีวงประชุมระดมไอเดีย แต่ไม่มีใครเสนอไอเดียสักคน” นี่คืออีกหนึ่งปัญหาโลกแตกที่หลาย ๆ องค์กรต้องเผชิญ หรือไม่ต้องถึงระดับองค์กร แต่ถ้าเราคิดจะเริ่มโปรเจกต์ใหม่ ๆ หรือเวิร์กชอประดมไอเดียสำคัญเพื่อทำอะไร แล้วนัดคนมาประชุมร่วมกัน แต่ผลที่ได้คือทุกคนมองหน้ากันเขิน ๆ พยักเพยิดไปมาว่าคุณพูดก่อนสิ คุณเอาเลยครับ การประชุมก็จะเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

ยิ่งในระดับองค์กรด้วยแล้ว การประชุมโดยไม่มีใครนำเสนอไอเดียของตัวเองออกมาเลย องค์กรจะไปสู่ทางตันได้ง่าย ๆ เนื่องจากไอเดียที่มาจากทุกคนนั้นย่อมมีประสิทธิภาพกว่าการที่คนคนเดียวบอกว่า “เดี๋ยวผมคิดเองหมดเลยก็ได้ครับ” ท้ายที่สุดแม้จะคิดได้ แต่เมื่อนานวันไปไอเดียก็จะไม่สดใหม่ หรือตันคิดอะไรไม่ออก วนซ้ำ ๆ และหายนะจะตามมาในที่สุด

 CREATIVE RISK มีจริง! เพราะการเสนอไอเดียมีความเสี่ยง

สาเหตุสำคัญที่มนุษย์ทั่ว ๆ ไปไม่กล้านำเสนอไอเดียของตัวเองในที่ประชุม แม้หลาย ๆ ครั้งจะมีไอเดียลอยฟ่องอยู่เต็มหัว คือ “กลัวพูดออกไปแล้วจะดูโง่” นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ทุกคนมองหน้ากันไปกันมาในห้องประชุมแล้วก็รอให้มีใครสักคนลองเสนอก่อน แต่หลายครั้งเมื่อไม่มีใครกล้าเปิดก็เงียบกันไปทั้งห้อง

แย่กว่านั้นหากมีใครกล้าเปิดเป็นคนแรก คนที่กล้าพูดไอเดียของตัวเองออกมา มักจะถูกวิจารณ์ก่อนเป็นคนแรก จึงไม่แปลกที่คนจะรู้สึกว่ายิ่งเสนอไอเดีย ก็ยิ่งสุ่มเสี่ยงที่จะถูกวิจารณ์ โดนปัดตก หรือโดนคนอื่นบอกว่าไอเดียของเรายังดีไม่พอ

การพูดไอเดียจึงมีความเสี่ยงมากกว่า ในขณะที่การนั่งเฉย ๆ เงียบ ๆ สงวนท่าทีนั้นปลอดภัยกว่ามาก เพราะการโดนบอกว่าไม่ค่อยเสนอไอเดียสำหรับหลายคนก็ดีกว่าการเสนอไอเดียบ่อย ๆ แล้วโดนปัดตกบ่อย ๆ

ความหวาดกลัวนี้ไม่ได้เป็นเรื่องเฉพาะบุคคล หรือในฐานะหัวหน้า ผู้นำองค์กร เรายิ่งไม่ควรมองว่า “เรื่องนี้ก็แค่กลัวกันไปเอง” เพราะในทางข้อเท็จจริงแล้ว  CREATIVE RISK นั้นมีชื่อเรียกอย่างเป็นทางการและมีอยู่จริง มนุษย์ที่ช่างคิด คิดเยอะ ไอเดียเพียบ เสนอเก่ง เสนอบ่อย กว่าคนอื่น ก็จะมีอัตราแปรผันตรงกับการถูกวิจารณ์และโดนปัดตกมากตามไปด้วย

จินตนาการดูง่าย ๆ ว่าคนที่คิดเยอะกว่า เมื่อเสนอ 20 ไอเดีย ผ่าน 5 ไอเดีย แต่จะโดนปัดตก โดนวิจารณ์ไป 15 ไอเดีย เทียบกับคนที่เสนอแค่ 1 หรือ 2 ไอเดีย แล้วโดนปัดตกแค่ 1 ไอเดีย กำลังใจหรือความรู้สึกก็จะต่างกันออกไป ซึ่งเรื่องแบบนี้แม้เราจะรู้กันดีอยู่แล้วว่าการถูกวิจารณ์เป็นเรื่องปกติ แต่ทางความรู้สึก เราไม่ได้ห้ามความรู้สึกตัวเองได้เสมอไป ความกลัวในหัวจะมาเยือนโดยอัตโนมัติ เมื่อเราคิดจะเสนอไอเดีย หรือเมื่อเราเห็นเพื่อนที่เสนอไอเดียถูกปัดไอเดียทิ้ง เราก็จะยิ่งยั้งมือ ไม่เสนอของตัวเอง วนไปไม่สิ้นสุด

ในฐานะคนที่อยากเสนอไอเดีย แต่ไม่อยากเผชิญ  CREATIVE RISK หรือในฐานะผู้บริหารองค์กรที่อยากเห็นคนในทีมเสนอไอเดียต่อกันมากกว่านี้โดยไม่ต้องกลัวจะโดนปัดตก รวมถึงไม่ปัดให้เป็นเรื่องส่วนบุคคล ควรรู้วิธีการกระตุ้นให้คนในห้องประชุมกล้าเสนอไอเดียได้อย่างมั่นใจและเป็นรูปธรรมเอาไว้

BRAIN WRITING คิดก่อน เขียนก่อน เสนอทีหลัง

หลายครั้งที่เสียงแอร์ดังหึ่ง ๆ ยิ่งกว่าเสียงคนในห้องประชุมนั้น ไม่ใช่เพราะว่าคนในห้องไม่มีไอเดีย แต่มีไอเดียแล้วไม่กล้าเสนอ เพราะกลัวความเสี่ยงอย่างที่บอกไป ในฐานะคนที่เป็นผู้นำการประชุม หรือทีมบริหาร ไม่ควรพูดลอย ๆ แค่ว่า “มาแชร์ไอเดียกันเถอะ” ” เสนอไอเดียกันเยอะ ๆ หน่อยสิ” เพราะการบอกหรือสั่งให้ทำนั้นง่ายแสนง่าย แต่ต่้างจากการบริหารคนเป็นที่ต้องหาวิธีการ หรือการกระตุ้นที่เหมาะสมควบคู่กันไปด้วย

“BRAIN WRITING” จึงเป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่ผู้บริหาร หัวหน้าทีม หรือใครที่ได้รับมอบหมายให้นำการประชุมควรรู้ไว้ หลักการของ BRAIN WRITING ก็คือทุกคนมีไอเดียอยู่ในหัว แต่ไม่กล้าเสนอ (เพราะพูดออกมาโดนวิจารณ์ ก็จะเสียกำลังใจ) ดังนั้นเพื่อไม่ให้ไอเดียในสมองที่พลุ่งพล่านนั้นต้องละลายหายไปเพราะความไม่กล้าพูดก็เปลี่ยนมาเขียนลงกระดาษแทน โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้

1.พูดถึงประเด็นที่ต้องการระดมไอเดียออกมาให้ชัด

2.แจกโพสต์อิทหรือกระดาษโน้ตแผ่นเล็ก ๆ ให้แต่ละคนคิดและเขียนไอเดียลงกระดาษนั้น พร้อมกำหนดเวลา (เช่น 5-20 นาที)

3.เมื่อหมดเวลา ให้แต่ละคนทยอยเอากระดาษของตัวเองออกมาแปะบนกำแพง หรือกระดานด้านหนึ่งของห้องประชุม

ทำไมต้องใช้ BRAIN WRITING? เพราะทุกคนมีไอเดียแต่ไม่กล้าพูด การเขียนจึงเป็นการรวมไอเดีย (ซึ่งก็มีทั้งที่จะนำไปใช้ได้ และไม่ได้) ไว้ด้วยกัน โดยไม่ต้องเสี่ยงจะเสียไอเดียไหนไป รวมถึงเป็นการตั้งมาตรฐานไว้ด้วยว่าทุกคนจะต้องมีไอเดียหมด

เมื่อเทียบกับการไล่ถามว่า “มีใครจะเสนออะไรไหมครับ” 5 นาทีก็แล้ว 10 นาทีก็แล้ว ทุกคนก็ยังเงียบกันอยู่ การให้เวลาไปเลย 10-15 นาที แล้วต่างคนต่างเขียน และสุดท้ายทุกคนต้องมีไอเดีย ย่อมได้น้ำได้เนื้อมากกว่า

รวมถึงเมื่อไอเดียอยู่ในกระดาษโน้ตแล้วมีการคัดเข้า คัดออก แม้เราจะมีสิทธิอธิบายเพิ่มเติมเมื่อถูกโต้แย้ง แต่ให้ความรู้สึกว่าทุกคนก็ถูกตั้งคำถามอย่างเท่าเทียม (และเป็นปกติ) ไม่ใช่เราถูกวิจารณ์โดดเด่นขึ้นมาอยู่คนเดียว (เหมือนตอนยกมือพูด) ที่สำคัญเมื่อไอเดียไปอยู่บนกระดาษจะเห็นชัดขึ้นว่าเขาวิจารณ์ไอเดีย ไม่ได้วิจารณ์ตัวบุคคล

วงประชุมที่เงียบกริบกันมาเป็นเวลานานจนมีเพียงคนสองคนที่ต้องคิดไอเดียเพื่อแบกทีม ลองนำ BRAIN WRITING ไปใช้ เพราะจะได้ไอเดียมากขึ้น และพูดคุยกันได้มากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหาร ผู้รับบทบาทนำการประชุม หรือคนในทีมตัวเล็ก ๆ ที่อยากเสนอไอเดียของตัวเอง (แบบไม่ต้องกลัวว่าจะดูแย่) ลองนำ BRAIN WRITING ไปใช้ รับรองว่าปัญหาใครพูดก่อนพูดหลัง ใครโดนปัดตกมากหรือน้อยจะหมดไป ปัญหาเริ่มต้นด้วยความเงียบ จบลงด้วยความว่างเปล่าก็จะหมดไป ได้ผลหรือไม่อย่างไร อย่าลืมแวะมาแชร์กัน

SOURCE: 1, 2