MEETING MINUTES TO SUCCESS ประชุมเนื้อหาเยอะแค่ไหนก็ทำจริงได้ครบ ถ้าจดด้วยวิธีนี้

“เฮ้ย วันนั้นที่ประชุมนี่ต้องทำอะไรส่งวันไหนนะ จำได้ป่ะ?” หลายคนเวลาประชุมเสร็จออกมานอกห้องไม่ทันไรก็เจอปัญหาแบบนี้

เคยสังเกตไหมว่าเวลาประชุมมันเหมือนการจับปู (ไอเดีย) มาใส่กระด้ง ต่างคนต่างเสนอ ใครอยากพูดอะไรก็พูด บางทีก็ออกทะเลจนหาน้ำหาเนื้อไม่ได้ เวลาทำงานเลยหดหาย พอหาเทคนิคสลับมากำหนดเวลาให้กระชับการประชุม เราก็ดันจำไม่ได้ว่าใครต้องทำอะไรเวลาไหน ติดตามอะไรไม่ได้ สุดท้ายที่ประชุมไปเลยไร้ความหมาย

เพื่อการประชุมงานให้ได้งานจริง ๆ และคุ้มค่าความคิดกับไอเดียที่สุด UNLOCKMEN แนะนำให้ทุกคนใช้เทคนิค “จด Minutes” หรือจดวาระการประชุมด้วย 4 ข้อต่อไปนี้ แต่ถ้าสิ่งนี้มันไม่ใช่หน้าที่ของคุณ ลองส่งบทความนี้ไปให้กับคนที่จดมัน รับรองว่าจบประชุมไปครั้งหน้า สมาชิกทุกคนจะแอ็กทีฟอย่างแน่นอน

จด MINUTES เพื่อที่ประชุมด้วยวิธีการพิมพ์

การวิจัยบอกว่าถ้าจดรายงานการประชุมใด ๆ ด้วยมือจะทำให้จำหัวข้อที่ซับซ้อนได้ดีกว่าก็จริง แต่ถ้าเป็นการจดเพื่อทุกคนที่อยู่ในที่ประชุม การจดให้ตัวเองจำได้แล้วต้องไปนั่งพิมพ์กรอกอีกครั้งดูเป็นวิธีการที่ซ้ำซ้อนเกินไปหน่อย ที่สำคัญยังเปลืองทรัพยากรอย่างกระดาษและไม่ได้ทำให้ทุกคนจำได้ด้วย ดังนั้นสิ่งที่แนะนำให้ทำจึงเป็นการพิมพ์ เพื่อให้ขั้นตอนสุดท้ายเราสามารถโชว์สิ่งที่จดให้ทุกคนในที่ประชุมดูได้เลยทันที

จับไฮไลต์มาจด

จดรายงานการประชุม ไม่ใช่การจดทุกคำ แต่จดเฉพาะไฮไลต์ให้เร็ว เพราะระหว่างที่แต่ละคนทยอยออกความเห็นน้ำจะมากกว่าเนื้ออยู่แล้ว ทริกอยู่ที่คำที่เลือกจด จะต้องบอกได้ทันทีว่าเราจะพูดถึงเรื่องอะไร ต้องมีวาระการตัดสินใจและการดำเนินการเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ

ตัวอย่าง

“เราอยากให้ทุกคนป้องกันตัวเองจากโรคโควิด-19 เพราะตอนนี้มีคนเสียชีวิตแล้ว 1 คนเป็นชายไทย อายุเพียง 35 ปีเท่านั้น ดังนั้นขอรณรงค์ทุกคนในองค์กรให้ป้องกันผ่านการล้างมือทุกครั้งที่เข้าห้องน้ำ ปิดฝาชักโครกทุกครั้งก่อนกด และเลี่ยงการสัมผัสบริเวณที่จับต่าง ๆ ด้วยการนำทิชชูมาจับแทน”

การจด Minutes อาจเหลือเพียง: ทุกคน / ป้องกันโควิด 19 – ล้างมือ ปิดชักโครก ใช้ทิชชูจับ

ทวนอีกหน รับทำหน้าที่เป็นบริกรก่อนปิดประชุม

2 หูฟัง 1 มือเขียน แม้แม่นแค่ไหนก็อาจจะมีโอกาสพลาดได้ ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุดคือการ “ทวนข้อมูล” อีกหนก่อนปิดประชุม โดยสวมบทเหมือนบริกรรับเมนูอาหารแล้วทวนใจความสำคัญที่พวกเขาพูดอีกครั้งเพื่อเช็กความถูกต้อง เพราะแม้ทุกคนในที่ประชุมจะไม่สามารถจำสิ่งที่คนอื่นพูดได้หมด แต่พวกเขาจำสิ่งที่ตัวเองเสนอหรือพูดได้อย่างแน่นอน

จากนั้นให้เช็กความถูกต้องจาก 3 คำถามเหล่านี้โดยโชว์ Minutes ที่เราจดด้วย ส่วนหนึ่งเพื่อเช็กตัวเราแต่อีกส่วนเหมือนการให้อีกฝ่ายรีเช็กและให้ Commitment ว่าถูกต้องตรงกัน

1. เราตกหล่นอะไรส่วนไหนที่สำคัญหรือไม่
2. ข้อมูลที่สรุปถูกต้องหรือเปล่า
3. แต่ละจุดชัดเจนพอที่จะทำให้คนอื่นอ่านแล้วเข้าใจตรงกันหรือเปล่า (ส่วนนี้จะรู้ว่าตรงหรือไม่ตรงก็ตอนที่ทุกคนได้ดูข้อความที่พิมพ์อีกหน)

แปะรายงานไว้ในที่ที่ทุกคนหาเจอ

สุดท้ายถ้าส่งผ่านเมลอย่างเดียว คนส่วนใหญ่ก็ไม่จำ เวลาจะหาแต่ละหนก็ต้องกด Search ท่ามกลางกองเมลมากมาย แล้วทำอย่างไรทุกคนถึงจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ง่ายก็เป็นการหาช่องทางเผยแพร่ให้ทุกคนเข้าถึงได้ อาจจะเป็น Share File ผ่าน GG Drive ฯลฯ แล้วแปะลิงก์ไว้ตามสะดวก

ที่เราให้ทำแบบนี้เพราะหากมีใครขาดประชุมไป พวกเขาก็สามารถเข้าไปดูสิ่งนั้นได้ทันที ต่อติดงานได้ตั้งแต่ยังไม่ทันมาออฟฟิศ ไม่ต้องคอยไปนั่งถามใครต่อใครว่าที่ประชุมไปครั้งที่แล้วเขาว่าอะไรนะ เรียกได้ว่าโปรดักทีฟจริง ๆ จากการทำงาน

ไม่น่าเชื่อว่าการเสียเวลาระหว่างการประชุมเล็กน้อยเพื่อจดวาระการประชุมจะทำให้เราทุกคนทำงานดีขึ้นได้ แต่ถ้ามองให้ลึกลงไป รูปแบบนี้มันชัดที่การเซตระบบ ทุกคนสามารถตรวจสอบและเข้าถึงได้จึงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ลองเอาไปประยุกต์ใช้กันดูได้แล้วอย่าลืมมาแชร์เทคนิคกันในคอมเมนต์

บางทีคุณอาจจะมีวิธีเจ๋ง ๆ ที่ดีกว่าเราก็ได้

SOURCE