Tag "meeting-minutes"

• 

  Work

  By: unlockmen March 3, 2020

  MEETING MINUTES TO SUCCESS ประชุมเนื้อหาเยอะแค่ไหนก็ทำจริงได้ครบ ถ้าจดด้วยวิธีนี้

  “เฮ้ย วันนั้นที่ประชุมนี่ต้องทำอะไรส่งวันไหนนะ จำได้ป่ะ?” หลายคนเวลาประชุมเสร็จออกมานอกห้องไม่ทันไรก็เจอปัญหาแบบนี้ เคยสังเกตไหมว่าเวลาประชุมมันเหมือนการจับปู (ไอเดีย) มาใส่กระด้ง ต่างคนต่างเสนอ ใครอยากพูดอะไรก็พูด บางทีก็ออกทะเลจนหาน้ำหาเนื้อไม่ได้ เวลาทำงานเลยหดหาย พอหาเทคนิคสลับมากำหนดเวลาให้กระชับการประชุม เราก็ดันจำไม่ได้ว่าใครต้องทำอะไรเวลาไหน ติดตามอะไรไม่ได้ สุดท้ายที่ประชุมไปเลยไร้ความหมาย เพื่อการประชุมงานให้ได้งานจริง ๆ และคุ้มค่าความคิดกับไอเดียที่สุด UNLOCKMEN แนะนำให้ทุกคนใช้เทคนิค “จด Minutes” หรือจดวาระการประชุมด้วย 4 ข้อต่อไปนี้ แต่ถ้าสิ่งนี้มันไม่ใช่หน้าที่ของคุณ ลองส่งบทความนี้ไปให้กับคนที่จดมัน รับรองว่าจบประชุมไปครั้งหน้า สมาชิกทุกคนจะแอ็กทีฟอย่างแน่นอน จด MINUTES เพื่อที่ประชุมด้วยวิธีการพิมพ์ การวิจัยบอกว่าถ้าจดรายงานการประชุมใด ๆ ด้วยมือจะทำให้จำหัวข้อที่ซับซ้อนได้ดีกว่าก็จริง แต่ถ้าเป็นการจดเพื่อทุกคนที่อยู่ในที่ประชุม การจดให้ตัวเองจำได้แล้วต้องไปนั่งพิมพ์กรอกอีกครั้งดูเป็นวิธีการที่ซ้ำซ้อนเกินไปหน่อย ที่สำคัญยังเปลืองทรัพยากรอย่างกระดาษและไม่ได้ทำให้ทุกคนจำได้ด้วย ดังนั้นสิ่งที่แนะนำให้ทำจึงเป็นการพิมพ์ เพื่อให้ขั้นตอนสุดท้ายเราสามารถโชว์สิ่งที่จดให้ทุกคนในที่ประชุมดูได้เลยทันที จับไฮไลต์มาจด จดรายงานการประชุม ไม่ใช่การจดทุกคำ แต่จดเฉพาะไฮไลต์ให้เร็ว เพราะระหว่างที่แต่ละคนทยอยออกความเห็นน้ำจะมากกว่าเนื้ออยู่แล้ว ทริกอยู่ที่คำที่เลือกจด จะต้องบอกได้ทันทีว่าเราจะพูดถึงเรื่องอะไร ต้องมีวาระการตัดสินใจและการดำเนินการเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ ตัวอย่าง “เราอยากให้ทุกคนป้องกันตัวเองจากโรคโควิด-19 เพราะตอนนี้มีคนเสียชีวิตแล้ว 1 คนเป็นชายไทย อายุเพียง