Tickler File เทคนิคการบริหารเอกสารที่ช่วยให้ชีวิตเราง่ายขึ้นเยอะ

สำหรับใครที่มีปัญหาเรื่องการหลงลืมนัด วันสำคัญ หรือ เวลาส่งงาน จนมำพลาดพลั่งอยู่บ่อยครั้ง ในบทความนี้ UNLOCKMEN มีเทคนิคที่อยากแนะนำให้ทุกคนได้รู้จักกันชื่อว่า ‘Tickler File’ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจัดการกับภาระที่ต้องทำในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้ชีวิตเราเป็นระบบระเบียบได้มากขึ้นอีกด้วย

Tickler File หรือ 43 Folders System คือ วิธีการจัดเอกสารโดยกาใช้แฟ้มข้อมูลทั้งหมด 43 โฟลเดอร์ ซึ่งแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ โฟลเดอร์ที่เรียงตามวันของเดือน (วันที่ 1 – 31 ) จำนวน 31 โฟลเดอร์ และ โฟลเดอร์ที่เรียงตามเดือนของปี (เดือนที่ 1 – 12 ) จำนวน 12 โฟลเดอร์ โดยโฟลเดอร์กลุ่มแรกจะทำหน้าที่ในการใส่สิ่งจำเป็นสำหรับวันนั้น หรือ ต้องการให้มีการแจ้งเตือนในวันนั้น ส่วนแฟ้มเดือนจะทำหน้าที่รวบรวมเอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละเดือน

วิธีการใช้งาน Tickler File คือ เราเอาเอกสารหรือไฟล์ที่เราอยากให้ความสนใจในวันใดวันหนึ่งในอนาคต เช่น บิลค่าน้ำค่าไฟ ใส่ไว้ในไฟล์หมายเลขวันที่ต้องการ เช่น จะไปดูคอนเสิร์ตกับเพื่อนในวันที่ 15 ก็เอาตั๋วใส่ไว้ในโฟลเดอร์วันที่ 15 เป็นต้น

การจัดเอกสารแบบนี้มีประโยชน์ต่อการวางแผนชีวิตมาก เพราะเราสามารถวางแผนชีวิตล่วงหน้าได้ทั้งปี แถมยังทำให้เอกสารไม่กระจัดกระจาย และหาได้ง่ายขึ้นด้วย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราจะไปเที่ยวในวันที่ 31 ของเดือนธันวาคม เราก็สามารถใส่เอกสารรายละเอียดการเดินทาง ตั๋วเครื่องบิน หรือ แผนการท่องเที่ยว ไว้ในโฟลเดอร์วันหมายเลข 31 ได้ พอถึงวันนั้นแล้ว เราก็มั่นใจได้ว่าสิ่งที่เราต้องการอยู่ในโฟลเดอร์หมดแล้ว ไม่ต้องไปหาที่ไหนอีก เรียกได้ว่าใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้นเยอะ

นอกจากนี้ เรายังใช้มันในการแจ้งเตือนให้เราเตรียมตัวทำอะไรบางอย่างได้ด้วย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราอยากให้ของขวัญวันเกิดเพื่อนในวันที่ 24 เราอาจใส่การด์วันเกิดเพื่อนไว้ในวันที่ 22 เพื่อบอกว่าเราควรเริ่มหาซื้อของขวัญให้เพื่อนก่อนถึงวันเกิด 2 วัน

วิธีการสร้าง Tickler File ก็ทำได้ง่ายดาย เพียงแค่เรามีแฟ้มแขวน 43 อัน แล้วเขียนเลข 1 – 31 ลงบนแฟ้ม แล้วเขียนตัวย่อเดือน 1 – 12 บนแฟ้มที่เหลือ จากนั้นนำแฟ้มมาจัดเรียงโดยให้แฟ้มเดือนอยู่ด้านหลังสุด และแฟ้มวันอยู่ด้านหน้าสุด โดยเรียงให้แฟ้มหมายเลข 1 อยู่ด้านหน้าสุด ส่วนเลข 31 อยู่หลังสุด สุดท้ายให้เราใส่เอกสารที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละวันลงในแฟ้มวันที่ต้องการ ส่วนเอกสารที่ต้องใช้ในเดือนอื่นให้ใส่ลงในแฟ้มเดือนไว้ก่อน แล้วพอขึ้นเดือนใหม่ เราก็นำเอกสารที่อยู่ในแฟ้มเดือนมากระจายลงในแฟ้มวันใหม่

เพียงเท่านี้เราก็ได้ระบบ Tickler File ที่ช่วยให้ชีวิตเราง่ายขึ้นแล้ว หากใช้งาน Tickler File ได้เซียนแล้วรับรองว่าจะไม่มีปัญหาเรื่องการหลงลืม เอกสารสำคัญหาย  หรือ พลาดเรื่องสำคัญอีกต่อไป

Appendix: 1 /2

Image Source