เมื่อ Multi-tasking ลด Productivity! รู้จักการบริหารเวลาทำทีละอย่างแบบ ‘Time blocking’

การแบ่งเวลาไม่ดีสามารถส่งผลเสียให้เราได้หลายอย่าง เช่น ทำให้เราทำงานได้น้อยลง ช้าลง หรือ ใช้เวลาในการทำงานมากจนไม่มีเวลาทำอย่างอื่น เป็นต้น ดังนั้น ในยุคที่เรามีอะไรต้องทำอะไรหลายอย่าง จึงต้องมี Work life-balance และทักษะการบริหารเวลาที่ดีมีความสำคัญต่อชีวิตเรา ในบทความนี้ UNLOCKMEN เลยอยากแนะนำเทคนิคการบริหารเวลาแบบหนึ่งชื่อว่า Time blocking ซึ่งเป็นเทคนิคที่ผู้มีชื่อเสียงในระดับโลกใช้กัน เช่น Elon Musk เพื่อให้ทุกคนสามารถบริหารเวลาของตัวเองได้ดีขึ้น และมีความสุขในการใช้ชีวิตมากขึ้นตามมา

Time Blocking คือ อะไร?

Time blocking คือ เทคนิคการบริหารเวลาโดยการแบ่งวันในแต่ละสัปดาห์ออกเป็นส่วนย่อยๆ  หรือ บล็อก สำหรับการทำงานที่เฉพาะเจาะจง มันเป็นเทคนิคที่มีความเก่าแก่พอๆ กับหลักฐานการใช้งานปฎิทินในยุคทองแดง (Bronze Age) ซึ่งในยุคนั้นมีการใช้ปฏิทินเพื่อกะเวลาในการทำเกษตรกรรม

ไม่มีใครทราบว่า ผู้คิดค้น Time blocking คือใคร แต่มีหลักฐานที่แสดงให้เห็นว่า คนแรกๆ ที่ใช้วิธีการนี้ในการบริหารเวลาชีวิต คือ Benjamin Franklin โดยเขาได้มีการแบ่งกิจกรรมต่างๆ ที่เขาจะทำในแต่ละชั่วโมงของวัน

Time blocking จะเป็นวิธีการที่ให้ความสำคัญกับการทำอะไรทีละอย่าง (Single-tasking mindset) ซึ่งมีประโยชน์ต่อการวางแผนประจำวัน ประจำเดือน จนถึงประจำปี เพราะช่วยให้เรามีสมาธิอย่างเต็มที่กับการทำงานที่สำคัญในช่วงเวลาหนึ่ง ป้องกันการถูกรบกวนสมาธิ หรือ เสียเวลาเปล่าไปกับการทำในสิ่งที่ไม่จำเป็น

อีกทั้งยังช่วยป้องกันไม่ให้เราทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multi-tasking) ซึ่งเป็นพฤติกรรมที่ได้รับการรับรองจากนักวิทยาศาสตร์แล้วว่าลดความ Productivity ได้สูงสุดถึง 40%

และมีงานวิจัยอีกหลายชิ้นเช่นกัน ที่ได้ชี้ให้เห็นถึงผลเสียของการ Multi tasking โดยกลุ่มคนที่เป็น Multitaskers จะมีปัญหากับสิ่งรบกวนสมาธิมากกว่าคนที่ทำอะไรทีละอย่าง และคนที่เป็น Multitaskers ยังสูญเสียเวลาจำนวนมากไปกับการสลับทำงานหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน และยิ่งเสียเวลามากขึ้นไปอีก เมื่องานเหล่านั้นมีความยุ่งยากซับซ้อนมากขึ้น นอกจากนี้การ Multi tasking ยังทำให้ความสามารถในการคิดเสื่อมถอยลงด้วย Time blocking จึงเป็นวิธีการทำงานที่ดีกว่า Multi tasking

นอกจากนี้ การใช้ Time blocking ในการบริหารเวลาส่วนตัว เช่น กำหนดเวลาพักผ่อน เวลาหยุด หรือ เวลาทานข้าว ยังช่วยลดความเครียดที่เกิดจากการทำงาน สร้าง Work-life balance ลดโอกาสที่ทำให้เราหมดไฟ (Burnout) จากการทำงาน ช่วยให้เรามีความ Productive ในการทำงานมากขึ้น

และที่สำคัญการทำ Time blocking สร้างความรู้สึกที่เหมือนการทำงานแบบมี Deadline ตลอดเวลา ทำให้รู้สึกว่างานแต่ละชิ้นมีความเร่งด่วน (เพราะมีการกำหนดเวลาที่ต้องทำให้เสร็จไว้ล่วงหน้า) จึงทำให้เราทำงานได้เร็วขึ้น ไวขึ้น และในปริมาณที่มากขึ้นด้วย

ทั้งหมดนี้จึงเป็นเหตุผลว่าทำไม เราถึงต้องทำงานทีละอย่าง และนำหลัก Time blocking มาใช้ในชีวิตประจำวัน!

https://todoist.com/productivity-methods/time-blocking

วิธีการสร้างและใช้งาน Time blocking

Time blocking จะเป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่เหมาะกับคนที่มีภาระงานหรือโปรเจ็กต์จำนวนมากอยู่ในมือ คนที่ต้องตอบ เช็คอีเมล์ หรือข้อความจำนวนมากในแต่ละวัน คนที่ต้องเข้าร่วมการประชุมจำนวนมากตลอดทั้งวัน และคนที่ต้องการเวลาและพื้นที่ในการคิดแบบมองภาพใหญ่ (Big-picture thinking)  Time blocking ก็ช่วยได้เช่นกัน

ซึ่งเราสามารถทำ Time blocking ได้ เพียงแค่มีปากกา -กระดาษ หรือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิคส์ เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน โดยเริ่มจากการลิสต์ทุกสิ่งทุกอย่างที่เราต้องทำ ไม่ว่าจะเป็น เวลาที่ต้องทำโปรเจ็กต์ต่างๆ เวลาที่ต้องใช้ชีวิตกับครอบครัว เวลาที่ต้องออกกำลังกาย ฯลฯ จากนั้นให้ใส่ดาวสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จจริงๆ เพื่อแสดงให้เห็นว่าสิ่งนั้นสำคัญ

เมื่อทำลิสต์เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ลองเช็คอีกครั้ง และใส่ดาวสิ่งที่จำเป็นต้องทำในสัปดาห์นั้น โดยพยายามให้ไม่เกิน 2 – 3 อย่างต่อวัน เพื่อให้มีเวลาในการทำสิ่งสำคัญๆ และควรมีการวางแผนเวลาในการเช็คอีเมล์ โทรศัพท์ และเช็คโซเชียลมีเดีย ในแต่ละวันด้วย

ต่อมาให้ลองคำนวณว่าในแต่ละวันเรามีเวลากี่ชั่วโมง และอยากใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำแต่ละสิ่งที่อยู่ในลิสต์ให้สำเร็จ เริ่มจากการทำบล็อกเวลาสำหรับสิ่งที่เราต้องทำทุกวันั้งสัปดาห์ เช่น 8.00 – 9.00 น. กินข้าว หรือ 18.00 น. – 20.00 น. ออกกำลังกาย เป็นต้น จากนั้น เมื่อเราทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็จะมาวางแผนการใช้ชีวิตใน 1 สัปดาห์กัน โดยการบล็อกว่างานสำคัญที่เราต้องทำในสัปดาห์นั้นต้องใช้เวลาในการทำแต่ละวันเท่าไหร่

ยกตัวอย่างเช่น ถ้างานสำคัญในสัปดาห์นั้น คือ การทำรายงานให้ทันส่งภายในวันศุกร์ และเราคิดว่าต้องใช้เวลาในการทำรายงาน 4 ชั่วโมง เราอาจต้องบล็อกเวลาวันจันทร์ 2 ชั่วโมง และวันอังคารอีก 2 ชั่วโมง เพื่อใช้สำหรับการทำรายงาน และอาจจะต้องบล็อกเวลาในการตรวจสอบและแก้ไขรายงานอีก 1 ชั่วโมง เพื่อให้รายงานมีความสมบูรณ์แบบมากที่สุด การทำแบบนี้จะช่วยให้เราไม่เสียเวลาไปกับการอู้ และช่วยให้เรากะเวลาในการทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพด้วย

เมื่อ Time blocking เสร็จแล้ว เวลาใช้ชีวิตในแต่ละสัปดาห์ก็ควรเช็คตารางนี้บ่อยๆ เพื่อดูว่าเรากำลังทำในสิ่งที่นอกเหนือจากกิจกรรมที่ระบุไว้ในตารางหรือไม่ เพื่อที่ว่าหากเราทำในสิ่งที่อยู่นอกเหนือจากสิ่งที่อยู่ตาราง (พูดง่ายๆ คือ โดนดึงสมาธิออกจากสิ่งที่ควรทำ) เราก็จะสามารถวกกลับมาได้

Tips: ในการทำตารางเราควรมีการใส่สีด้วย ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจดจำได้ดีขึ้น งานวิจัยบอกว่า สีสันช่วยกระตุ้นความจำระยะสั้นได้ดีกว่าสีขาวดำ และสีมีอิทธิพลต่อการจำโดยการเพิ่มระดับความสนใจและเร้าอารมณ์ด้วย ดังนั้น ลองใส่สีสันในตาราง Time blocking ของตัวเองดู อาจมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม Time blocking แค่ไกด์เราว่าในแต่ละวันเราควรสนใจเรื่องอะไรบ้าง จึงไม่ควรยึดติดกับมันมากเกินไป เช่น ทำให้เสร็จตรงเวลาเป๊ะๆ โลกนี้ไม่แน่นอน สิ่งที่ทำให้เราผิดแผนเกิดขึ้นได้เสมอ ดังนั้น นอกจากจะมีการวางแผนแล้ว เราต้องมีความยืดหยุ่น และทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าด้วย จึงจะประสบความสำเร็จในการบริหารเวลาอย่างแท้จริง

Appendixs: 1 / 2