เก่งแล้วต้องพูดรู้เรื่องด้วย “5 วิธีพูดเรื่องยากให้คนอื่นเข้าใจง่าย”ไม่ใช่อธิบายเข้าใจอยู่คนเดียว

“ถ้าคุณอธิบายมันให้เข้าใจง่ายไม่ได้ แสดงว่าคุณยังเข้าใจมันไม่ดีพอ” นักวิทยาศาสตร์ระดับโลกอย่างอัลเบิร์ต ไอน์สไตน์เคยพูดประโยคนี้ไว้และ UNLOCKMEN ก็ขออนุญาตเห็นด้วย เพราะในโลกที่การสื่อสารคือเรื่องสำคัญไม่แพ้กับความเก่ง ความฉลาด ถ้าเราเก่งสุด ๆ หรือเข้าขั้นอัจฉริยะในทางใดทางหนึ่ง แต่ไม่สามารถอธิบายให้คนอื่นเข้าใจสิ่งที่เรากำลังทำหรือสิ่งที่เราอยากถ่ายทอดได้ ความเก่งของเรานั้นก็อาจต้องเก็บไว้เชยชมเพียงลำพังหรือเฉพาะในกลุ่มคนที่สนใจ

แต่ถ้าก้าวเข้าสู่โลกของการทำงาน และองค์กรของเราไม่ได้พึ่งพาแค่ความเก่งกาจของเราคนเดียว การอธิบายเรื่องยาก ๆ หรือเรื่องที่เราทำให้คนอื่นในองค์กรเข้าใจก็เป็นอีกสกิลสำคัญที่เราควรมีติดตัวไว้ เพราะแค่เก่งเพื่อบุกเดี่ยวอย่างเดียวมันอาจไม่พออีกต่อไป แต่มันต้องสามารถพูดเรื่องยาก ๆ ที่เราทำให้คนอื่นในทีมเข้าใจไปพร้อม ๆ กับเราด้วย

พูดรายละเอียดเหมือนเราไม่รู้เรื่องนี้มาก่อน

บ่อยครั้งที่เราเชี่ยวชาญงานด้านที่เราทำแบบสุดลิ่มทิ่มประตู เมื่อถึงคราวได้รับเชิญให้ไปบรีฟ หรือพูดในที่ประชุมที่มีคนมาจากหลาย ๆ ฝ่าย เราจะเผลอพูดอะไรแบบรวบรัดเพราะเคยชินกับการพูดแบบนี้กับคนในทีมที่ทำงานด้วยกัน เช่น ถ้าเราเป็นทีมดิจิทัล มาร์เก็ตติงขององค์กร เราอาจเผลอพูดเรื่องที่ทีมมาร์เก็ตติงรู้อยู่แล้ว แต่อย่าลืมว่าในห้องประชุม อาจมีฝ่ายบัญชี ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายครีเอทีฟ ฝ่ายบริหาร ฯลฯ อยู่ด้วย ซึ่งพวกเขาอาจไม่เข้าใจขั้นตอนที่เรารวบรัดไป ดังนั้นทุกครั้งที่เราพูดอะไร อย่าคิดว่าทุกคนจะต้องรู้ทุกอย่างเหมือนที่เราและทีมเรารู้ ต่อให้มีแค่หนึ่งคนในห้องที่ไม่รู้ เราก็ต้องอธิบายให้เขาเข้าใจ อาจไม่จำเป็นต้องละเอียดยิบ แต่ไม่ควรข้ามขั้น ลองจินตนาการว่าถ้าเราไม่ใช่เราคนนี้ แต่เป็นเราที่ไม่เชี่ยวชาญเรื่องนี้มาก่อน จะฟังตัวเองเข้าใจไหม ? ถ้าไม่ก็ลองหาวิธีพูดให้ตัวเองคนที่ไม่เชี่ยวชาญเข้าใจให้ได้

ใช้คำง่าย ๆ เข้าไว้คิดซะว่าพูดให้เด็กประถมฟัง

เป็นเรื่องปกติที่เมื่อเราเชี่ยวชาญกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งมาก ๆ แล้ว เรามักจะเผลอใส่คำศัพท์ใหญ่โต คำศัพท์ภาษาอังกฤษ หรือคำศัพท์เฉพาะทางมาเต็มไปหมด แต่อย่าลืมว่าถ้าเราต้องการให้คนทั่วไปเข้าใจสิ่งที่เราพูดหรือสิ่งที่เราต้องการสื่อสาร เราต้องเลือกใช้คำศัพท์ที่คนทั่วไปเข้าถึงได้ ไม่ใช่คำศัพท์ที่ยากเกินไป คำศัพท์ที่เด็กประถม เด็กมัธยมก็สามารถเข้าใจได้ถ่องแท้ แรก ๆ อาจจะยากหน่อย แต่ถ้าเราฝึกบ่อย ๆ สกิลนี้มีประโยชน์มากแน่นอน

แต่ถ้าต้องใช้ศัพท์เฉพาะ ก็จงขยายความศัพท์เฉพาะนั้นด้วย

แต่ UNLOCKMEN เข้าใจดีว่าในบางสายงาน การใช้ศัพท์เฉพาะ หรือศัพท์ภาษาอังกฤษที่ไม่อาจหาคำแปลภาษาไทยเหมาะ ๆ ได้ มันก็จำเป็นต้องใช้จริง ๆ ดังนั้นใช้เถอะ ใช้ได้ แต่ก่อนจะใช้เราก็ควรอธิบายคำศัพท์เฉพาะทางนั้นให้ผู้ฟังรับรู้และเข้าใจความหมายให้ตรงกันกับเราด้วย ทางที่ดีคือควรทำการบ้านก่อนไปพูดหรือเข้าประชุมทุกครั้ง โดยอาจถามคนนอกสายงาน หรือคนที่ไม่ได้เชี่ยวชาญเรื่องเดียวกับเราว่าคำศัพท์ที่เราจะใช้นั้นยากเกินไปไหม ถ้าพูดโดยไม่อธิบายจะเข้าใจหรือเปล่า คำไหนที่เขาไม่เข้าใจ เราก็โน้ตไว้เพื่ออธิบายให้คนอื่น ๆ เข้าใจตรงกัน

ยกตัวอย่างเปรียบเทียบจากอะไรใกล้ ๆ ตัว

การยกตัวอย่างเปรียบเทียบเป็นอีกหนทางทำให้เรื่องยาก ๆ ถูกมองให้ง่ายลงได้แบบไม่น่าเชื่อ ยิ่งถ้ายกตัวอย่างเปรียบเทียบกับอะไรที่ใกล้ตัวคนฟังมาก ๆ ก็มีแนวโน้มที่พวกเขาจะเข้าใจได้มากขึ้น เช่น เวลาเราไปหาหมอ ถ้าหมอพูดแต่ศัพท์ยาก ๆ เซลล์เม็ดเลือด ไวรัส CD4 ฯลฯ เราอาจจะงง ๆ ต้องไปเสิร์ชอ่านต่อเอาเอง เข้าใจบ้าง ไม่เข้าใจบ้าง แต่ถ้าหมออธิบายให้คนไข้รุ่นคุณป้า คุณยายว่า “ร่างกายเราก็เหมือนเมืองนั่นแหละครับ มีเซลล์ตัวนี้เป็นเหมือนทหารคอยปกป้อง ไว้รัสที่เป็นเหมือนศัตรูที่มักจะมาบุกโจมตีเมืองของเรา…” เราลองปรับดูว่าสิ่งที่เราพูด ถ้ามันซับซ้อนเกินไป เราสามารถจับประเด็นมาบิด แล้วหาอะไรเปรียบเทียบใกล้ ๆ ตัวคนฟังได้หรือไม่ ถ้ามีก็ลุยเลย ไม่ต้องรีรอ

เปิดโอกาสให้ผู้ฟังถามอยู่เสมอ

ในบางกรณีไม่ว่าเราเตรียมตัวมาดีเท่าไหร่ เรื่องที่เราพูดก็อาจมีข้อจำกัด มีศัพท์เฉพาะ และมีความซับซ้อนอยู่ดี อีกทางหนึ่งที่ได้ผลมาก ๆ ก็คือ เปิดโอกาสให้มีการสื่อสารสองทาง อย่าให้ตัวเองพูดอยู่คนเดียว แล้วคิดว่ามันทำอะไรไม่ได้เลยพูดไปเรื่อย ๆ ให้จบ ๆ ไป แต่ให้คอยถามผู้ฟังอยู่เสมอ ๆ ว่าติดอะไรตรงไหนหรือเปล่า ถามเพิ่มเติมได้เสมอ โดยบุคลิก น้ำเสียงของเราก็ควรเอื้อให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเขาสามารถถามเราได้ด้วย เพราะบางทีเราเตรียมมาและคิดว่าง่ายแค่ไหน ผู้ฟังบางคนที่เข้าไม่ถึงในจุดเฉพาะ จะได้สามารถยกมือถาม หรือเก็บคำถามมาถามภายหลังได้

การเป็นคนเก่งหรือเชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งก็น่าชื่นชมมากแล้ว ยิ่งถ้าสามารถสื่อสารถ่ายทอดเรื่องที่เราเข้าใจนั้นให้คนอื่นเข้าใจได้ด้วย UNLOCKMEN ว่ามันเป็นการปลดล็อกตัวเองครั้งใหญ่จากข้อครหาว่าคนเก่งมักพูดไม่รู้เรื่อง ที่สำคัญมันช่วยให้องค์ความรู้ที่เรามีกระจายออกไปได้ในวงกว้าง การทำงานในองค์กรก็เป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น