อยากเปลี่ยนแปลงองค์กรต้องทำยังไง ? ทำความเข้าใจวิธีการสร้าง CHANGE MANAGEMENT ที่มีประสิทธิภาพ 

หลายคนใฝ่ฝันอยากเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงสังคมที่ตัวเองอยู่ องค์กรหรือบริษัทของตัวเอง แต่การเปลี่ยนแปลงหลายคนรู้ว่ามันมีอุปสรรค์มากมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องคน หรือ ระบบต่างๆ วันนี้ UNLOCKMEN เลยอยากพาทุกคนไปดูกันว่า ผู้นำการเปลี่ยนแปลง (change leadership) ที่ดี คืออะไร และการเปลี่ยนแปลงที่ดี ควรประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

คุณสมบัติของผู้นำด้านการเปลี่ยนแปลง

ผู้นำด้านการเปลี่ยนแปลง (change leadership) คือ ผู้นำที่มีความสามารถในการสื่อสารกับคนในองค์กร เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และลดผลกระทบที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงให้ได้มากที่สุด พวกเขาควรมีความสามารถในการอธิบายเหตุผลที่มีความน่าสนใจมากพอที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้ และยังต้องมีความสามารถในการเรียกร้องให้คนทั้งองค์กรลงมือทำในสิ่งที่สร้างความเปลี่ยนแปลงได้ อีกทั้งต้องมี แพสชั่น ความคงเส้นคงวา ความน่าเชื่อถือ และวิสัยทัศน์ อันเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างความน่าเชื่อถือ พร้อมกับทักษะในการหาเสียงสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง และทำลายกำแพงของคนในองค์กรได้

พวกเขายังต้องทำให้คนในองค์กรต่อต้านการเปลี่ยนแปลงให้น้อยที่สุด และมีความสามารถในการสร้างหรือพัฒนาระบบและโครงสร้างองค์กรที่จำเป็นในการผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ป้องกันความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากความพยายามในการเปลี่ยนแปลงได้ด้วย

พวกเขาจะต้องรู้ว่าใครเป็นผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก (key stakeholders) พร้อมมีกลยุทธ์เพื่อให้ได้เสียงสนับสนุน เพื่อให้เป็นแรงผลักดันในการสร้างความเปลี่ยนแปลงทางความคิดของคนในองค์กร และทำให้เกิดการลงมือทำในสิ่งที่สร้างความเปลี่ยนแปลงต่อไป นอกจากนี้ พวกเขายังต้องสามารถจัดการกับทรัพยากรที่มีความจำเป็นในการสร้างความเปลี่ยนแปลง มีความสามารถในการประยุกต์และแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ดำเนินแผนการเปลี่ยนแปลงให้อยู่ในเวลาและต้นทุนที่กำหนด

ภาวะผู้นำที่มีประสิทธิภาพจะช่วยองค์กรได้อย่างไรบ้าง ?

การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรสามารถมีชีวิตรอดอยู่ได้ ในยุคที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา แต่เราก็ต้องยอมรับว่า การเปลี่ยนแปลงองค์กรก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย เพราะคนเรามักรู้สึกไม่สบายใจที่จะเปลี่ยนแปลง เนื่องจากกลัวความไม่แน่นอน บางคนอาจต่อต้านการเปลี่ยนแปลงไปเลยก็เป็นได้ จึงเป็นหน้าที่ของผู้นำที่จะต้องมาพร้อมกับการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (change management) ที่มีประสิทธิภาพ

Change management คือ กระบวนการการสื่อสารที่ช่วยในการบรรเทาผลกระทบที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงองค์กร ช่วยให้คนในองค์กรเข้าใจ ยอมรับ และลงมือสร้างความเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะส่งผลให้องค์กรเกิดการพัฒนา และมีความสามารถในการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ที่มีความทันสมัยมากขึ้น ซึ่งปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว เพราะเทคโนโลยีพัฒนาอยู่เสมอ องค์กรต่างๆ จึงต้องพยายาม นำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เพื่อพัฒนาศักยภาพในการแข่งขันของตัวเอง รวมถึงวิกฤตเอง ก็สามารถเกิดขึ้นได้โดยที่เราไม่สามารถตั้งตัว (เห็นได้จากวิกฤต โควิด-19) องค์กรเลยต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

อย่างไรก็ตาม การนำเทคโนโลยีมาใช้ก็อาจส่งผลกระทบกับคนในองค์กรโดยตรง เช่น หุ่นยนต์ และก่อให้เกิดความกลัวว่าจะตกงาน ดังนั้น ผู้นำจึงต้องมีวิธีลดความกลัว โดยเริ่มจาก การอธิบายเรื่องเหล่านี้ให้คนในองค์กรเข้าใจ ได้แก่ ทำไมการเปลี่ยนแปลงถึงเกิดขึ้น ? การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลอะไรบ้าง ? และพวกเขาจะได้ประโยชน์อะไรบ้าง ?  ความชัดเจนในเรื่องเหล่านี้จะช่วยให้คนในองค์กรมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องการเปลี่ยนแปลง และจะเปิดใจให้กับการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น ส่งผลให้การเปลี่ยนแปลงเกิดได้เร็วขึ้นด้วย

วิธีการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง

ทักษะการบริหารความเปลี่ยนแปลง( change management) เป็นทักษะสำคัญที่ผู้นำองค์กรควรมี เพื่อให้การสร้างความเปลี่ยนแปลงในองค์กรมีประสิทธิภาพ ซึ่งเราได้นำเคล็ดลับในการบริหารจัดการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพจาก Revenio Jalagat ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารและการเงิน มาฝากทุกคนด้วย จะมีอะไรบ้าง ไปดูกัน!

เข้าใจปัญหาของสิ่งเดิม

การเปลี่ยนแปลงองค์กรต้องเริ่มต้นจากการเข้าใจสิ่งที่เราต้องการจะเปลี่ยนก่อนว่ามันมีปัญหาอะไรทำไมถึงต้องเปลี่ยน ผู้นำการเปลี่ยนแปลงต้องระบุได้ว่า สิ่งใดที่เป็นปัญหา และต้องแก้ไขที่เร่งด่วนมากแค่ไหน หากรู้แล้ว จะทำให้ผู้นำเข้าใจสถานการณ์ขององค์กรในปัจจุบันมากขึ้น และการคิดหาวิธีการเปลี่ยนแปลงประเภทที่เหมาะสมกับปัญหาก็จะง่ายมากขึ้นเช่นกัน

มองเห็นอนาคตที่จะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง

ผู้นำองค์กรต้องจินตนาการได้ว่า หลังจากที่เกิดการเปลี่ยนแปลงแล้ว องค์กรในอนาคตจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร และสามารถสื่อสารกับคนที่เกี่ยวข้องทุกคนได้ ทำให้พวกเขามองเห็นอนาคตที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง  นอกจากนี้ผู้นำการเปลี่ยนแปลงยังต้องมาพร้อมกับกลไกที่จะทำให้การเปลี่ยนผ่านจากองค์กรเก่าสู่องค์กรใหม่เป็นไปได้อย่างราบรื่น และที่สำคัญ คือ การเปลี่ยนแปลงต้องสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร

สร้างการเปลี่ยนแปลงที่เป็นระบบ

การเปลี่ยนแปลงควรเกิดขึ้นอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน และผลลัพธ์ของมันต้องทำให้เกิดการเปลี่ยนผ่านที่มีประสิทธิภาพ ผู้นำการเปลี่ยนแปลงต้องพิจารณาถึงประสิทธิภาพในด้านการจัดการสรรทรัพยากร ทำให้มันใจว่า การเปลี่ยนเป็นไปตามแผน ผู้ที่ทำหน้าที่เปลี่ยนแปลงมีความสามารถมากพอ และแผนการเปลี่ยนแปลงได้รับความร่วมมือจากคนในองค์กรทุกระดับตั้งแต่บนลงล่าง เพื่อให้คนในองค์กรรู้ว่าทิศทางในการเปลี่ยนแปลงจะเป็นอย่างไร โดย หัวหน้าต้องเป็นตัวอย่างที่ดีในเรื่องการเปิดรับความเปลี่ยนแปลง เช่น มีความกระตือรือร้นต่อการเปลี่ยนแปลง

ลดแรงต้านที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลง

การรับมือกับแรงต้านที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงได้ดี จะช่วยให้คนในองค์กรมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น และจะทำให้การเปลี่ยนแปลงได้รับแรงสนับสนุนมากขึ้นด้วย ซึ่งผู้นำการเปลี่ยนแปลงจะมีบทบาทสำคัญ ในฐานะผู้ที่ริเริ่มการเปลี่ยนแปลง รวมถึงแชร์วิสัยทัศน์ในการเปลี่ยนแปลงให้กับทุกคนในองค์กร แรงต้านเป็นอุปสรรค์สำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงองค์กร เพราะถ้ามีคนต่อต้านเยอะ การเปลี่ยนแปลงก็ทำได้ยากขึ้นเช่นกัน ดังนั้น กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงที่มีความเหมาะสมกับสถานการณ์ คือ กลยุทธ์ที่สามารถจัดการกับแรงต้านการเปลี่ยนแปลงได้ในทุกระดับ

นอกจากนี้สิ่งที่ผู้นำการเปลี่ยนแปลงทุกคนไม่ควรลืม คือ วัฒนธรรม ซึ่งเป็นสิ่งที่หลายคนเห็นว่ามีความสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงองค์กร การสำรวจของ Katzenbach Center พบว่า 84% ของผู้ทำแบบสำรวจ เห็นว่า วัฒนธรรมเป็นสิ่งสำคัญต่อการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง และ 64% เห็นว่า วัฒนธรรมสำคัญกว่ากลยุทธ์หรือโมเดลในการปฏิบัติการ ผู้นำมักไม่ให้ความสำคัญกับวัฒนธรรม โดยอาจมองว่า วัฒนธรรมเป็นมรดกตกทอดจากคนรุ่นเก่า และทุกคนต้องก้าวข้ามมันให้ได้ ซึ่งการเพิกเฉยต่อวัฒนธรรมทำให้เกิดปัญหาตามมา คือ การเปลี่ยนแปลงมีอุปสรรค์ เพราะถูกต่อต้าน และไม่ได้รับการสนับสนุนจากกลุ่มอนุรักษ์นิยม ซึ่งอาจเป็นกลุ่มคนที่มีจำนวนไม่น้อยในองค์กร

ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ จึงต้องให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมดั่งเดิมขององค์กรด้วย โดยแทนที่จะเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรโดยตรง อาจใช้วัฒนธรรมขององค์กรเป็นตัวผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงแทน กล่าวคือ ในการเปลี่ยนแปลง ผู้นำจะพิจารณาเรื่องความคิด ความรู้สึกและพฤติกรรมของคนในองค์กร และทำให้พวกเขาหันมาสนใจในการเปลี่ยนแปลง

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงอาจไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นผู้นำจึงต้องมีความอดทนด้วย ไม่พยายามเร่งรีบให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเร็วเกินไป เราเชื่อว่า หากความพยายามในการเปลี่ยนแปลงยังมีอยู่ สักวันหนึ่งการเปลี่ยนแปลงจะต้องเกิดขึ้นแน่นอน

Appendixs: 1 / 2 / 3 / 4 / 5