รวมวิธีเตรียมพร้อมทำงานทางไกล เมื่อต้อง WORK FROM HOME หลบภัยไวรัส COVID-19

ด้วยสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-2019 ในตอนนี้ ทำเอาธุรกิจหลายภาคส่วนต้องหยุดชะงัก หลัก ๆ ที่เห็นผลกระทบกันชัด ๆ ก็จะเป็นเรื่องงานอีเว้นต์ กิจกรรมต่าง ๆ ที่รวมผู้คนเอาไว้มากมาย ต้องถูกยกเลิกหรือเลื่อนออกไป เพื่อเป็นหนึ่งมาตรการควบคุมการะบาดของไวรัส

แต่ในขณะเดียวกันธุรกิจอีกหลายประเภทก็ยังต้องรันกันต่อ เพราะหากอยู่เฉยสงบนิ่งรอให้ไวรัสหายขาดอาจจะต้องประสบภัยในฐานะผู้ยากไร้ ซึ่งเป็นอะไรที่ปวดใจไม่แพ้ภาวะโรคระบาดสักเท่าไหร่

ดังนั้นในเมื่อยังต้องลุยงานไปพร้อม ๆ กับป้องกันตัวจากการระบาดของ COVID-2019 หลากหลายบริษัทจึงตัดสินใจใช้แนวทาง Work from Home ให้งานยังไปต่อได้

แน่นอนว่าสำหรับบางที่ นี่อาจเป็นเรื่องปกติเพราะ Work from Home กันเป็นกิจวัตรอยู่แล้ว แต่ที่แน่นอนยิ่งกว่าคือสำหรับอีกหลาย ๆ ออฟฟิศมันถือเป็นเรื่องใหม่มาก ๆ แม้เทคโนโลยียุคนี้จะพร้อมรองรับการทำงานทางไกลหลายรูปแบบ

แต่ด้วยข้อจำกัดต่าง ๆ นา ๆ อาจทำให้อีกหลายบริษัท อีกหลาย ๆ องค์กรไม่เคยมีโอกาสได้สัมผัสการทำงานแบบ Work from Home จริง ๆ จัง ๆ  จนมาถึงวันนี้ วันที่วิกฤติบีบคั้นให้ต้องลองกันสักที เราจึงมีวิธีเตรียมตัวเบื้องตน ให้ชาว UNLOCKMEN สามารถรับมือกับ Way of Working แบบใหม่ ให้ลื่นไหล คล่องตัว เป็นมืออาชีพไม่แพ้ตอนที่นั่งอยู่ในออฟฟิศกันเลยทีเดียวเชียว

เตรียมตัวเตรียมใจ

สิ่งแรกที่ต้องเตรียมพร้อม ไม่ใช่เรื่องของอุปกรณ์ไอที หรือเทคโนโลยีใด ๆ เพราะสิ่งแรกคือต้องเตรียมปรับใจ ปรับ Mindset ให้เก็ตว่า Work from Home คือการทำงานจากที่บ้าน ไม่ใช่วันหยุดพักผ่อนแต่อย่างใด ไม่ใช่ว่าพออยู่บ้านปุ๊บ กลายเป็นบุคคลสูญหายติดต่อไม่ได้ เพราะกำลังเล่นกับแมว รดน้ำต้นไม้ หรือหนักไปกว่านั้นคือหนีไปเที่ยวมันซะดื้อ ๆ

Work from Home คือการทำงานจากที่บ้าน ไม่ใช่วันหยุดพักผ่อนแต่อย่างใด

ดังนั้นในวันที่ Work from Home แม้ตัวจะอยู่บ้าน แต่ต้องไม่ลืมที่จะเตรียมพร้อมสแตนด์บายติดต่อ พูดคุย ประชุมงาน รวมถึงส่งงานให้ได้ภายในกรอบเวลาเดียวกับสภาวะปกติ จะ 9 to 5 หรือ 10 to 6 หรือจะตั้งกรอบเวลาทำงานเวอร์ชันเฉพาะกิจ อันนี้ก็แล้วแต่ข้อตกลงของแต่ละออฟฟิศ ทางเรามีแค่หน้าที่เตรียมตัว และเข้าใจกฎของการ Work from Home และรับผิดชอบให้เต็มที่ เท่านั้นก็เพียงพอ

เตรียมเครื่องมือ

เตรียมตัวเตรียมใจเรียบร้อย สำหรับขั้นต่อไปการงานจะเดินหน้าได้ อุปกรณ์ และ เทคโนโลยีต้องพร้อม หลัก ๆ คือจำเป็นต้องมีคอมพิวเตอร์ หรือแล็ปท็อปที่ใช้งานได้ดีติดบ้านเอาไว้ ในส่วนของการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตก็ควรเช็คให้เรียบร้อยว่าพร้อมใช้งาน ไม่มีปัญหาค้างค่าบริการรายเดือนจนเน็ตตัด อีกทั้งควรจัดพื้นที่ทำงานที่บ้านให้เป็นสัดส่วน พร้อมหูฟังตัดเสียงรบกวนสักอัน เพื่อการทำงานที่ราบรื่น ไม่ถูกดึงสมาธิให้ว่อกแว่กได้ง่าย ๆ

นอกจากนี้ก่อนแยกย้ายไปทำงานบ้านใครบ้านมัน ควรนัดแนะทีมงานให้อัพโหลดไฟล์งาน เอกสาร ตารางดำเนินการรวมถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็นขึ้นสู่บริการ Cloud Storage เอาไว้ อาจจะเป็น Google Drive, iCloud หรืออะไรก็ได้ตามสะดวก ทั้งนี้ก็เพื่อให้ตัวเรา และทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงไฟล์งานได้จากทุกที่ทุกเวลา จะหยิบใช้ หรือแก้ไข ก็สามารถทำได้ทันทีจากที่บ้าน

ขาดไม่ได้กับแอปฯ สำหรับสื่อสารคุยงานเป็นกลุ่มตามถนัด จะเป็น Line, Facebook Messenger หรือว่า Slack ก็ตกลงกันให้ดีว่าจากนี้จะคุยงานกันผ่านแอปฯ ไหน เพิ่มเติมด้วยแอปฯ Video Conference จำพวก Skype, Google Hangout ที่ควรดาวน์โหลดติดคอม ติดโทรศัพท์มือถือเอาไว้ให้พร้อมสำหรับรองรับการประชุมงานเป็นหมู่คณะ

TIPS: โหลดแอพฯ แล้วอย่าลืมลองทดสอบ ซักซ้อมการใช้งานให้เข้าใจถึงฟังก์ชันต่าง ๆ เมื่อถึงคราวที่ต้องใช้งานจริง จะได้เริ่มประชุมงานได้อย่างราบรื่น ไม่เสียเวลา

เตรียมสถานที่

เราเชื่อว่าภาพการนั่งทำงานอยู่บ้านที่อยู่ในจินตนาการของหลาย ๆ คน คือ ฉันจะนั่งมุมไหนก็ได้ จะเป็นที่นอน โซฟา โต๊ะกินข้าว ริมระเบียง ฯลฯ ก็ได้ทั้งนั้น แต่ในความเป็นจริงต้องยอมรับว่าการขลุกอยู่ที่บ้าน มันมีสิ่งต่าง ๆ ที่ชวนให้ว่อกแว่กได้เยอะมาก

และในเมื่อพื้นฐานสำคัญของการ Work from Home คือการเปลี่ยนสถานที่ทำงานเป็นที่บ้าน แต่ผลลัพธ์ของการทำงานนั้นไม่ควรหย่อนยานไปกว่าการทำงานในภาวะปกติ สถานที่สำหรับการทำงานที่บ้านซึ่งเอื้อต่อการทำงานจึงเป็นอีกสิ่งสำคัญที่ไม่ควรละเลย

เพราะนอกจากนั่งเคลียร์งาน อย่าลืมว่าเราทั้งหลายอาจจะต้องโทรประสานงาน หรือ Conference Call ประชุมกับทีมอยู่เสมอ ดังนั้นใครที่กำลังจะต้อง Work from Home แบบจริงจัง เราขอแนะนำว่าควรหามุมสงบเล็ก ๆ ที่มีอุปกรณ์การทำงานพร้อม จัดไว้เป็นมุมประจำสำหรับนั่งทำงานได้อย่างสะดวก และมีสมาธิ

รวมถึงสามารถคุยงาน ประชุมงานแบบ Video Conference ได้โดยที่ไม่มีปัจจัยภายนอกอื่น ๆ เข้ามารบกวน และไม่ควรมองข้ามเรื่องการรักษาความเป็นส่วนตัว ในกรณีที่อาจมีสมาชิกท่านอื่นในบ้าน โผล่มาเข้าเฟรมโดยไม่ทันได้ระวัง เพราะไม่รู้ว่าเรากำลังเปิดกล้องคุยงานอยู่

จาก 3 ข้อเบื้องต้นนี้ คงพอเป็นแนวทางให้ชาว UNLOCKMEN นำไปปรับใช้ เพื่อเตรียมตัวกับการ Work from Home ได้อย่างเข้าใจ และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ให้ข้อจำกัดของโรคภัยที่ส่งผลกระทบในด้านต่าง ๆ มาเป็นสิ่งขัดขวางธุรกิจหน้าที่การงานให้ต้องหยุดนิ่ง ขอแค่เตรียมตัวให้พร้อมทั้งเรื่องการดูและสุขภาพ และเรื่องงาน รับรองว่าเราทุกคนจะผ่านวิกฤติการณ์ครั้งนี้ไปด้วยกันได้อย่างแน่นอน