ประชุมนานไปก็เสียเวลาเปล่า “เคล็ดลับการประชุมแบบมืออาชีพ”รวบรัด ตัดจบ ครบประเด็น

“เดินออกจากห้องประชุมหรือวางสายทันที่ที่คุณรู้ตัวว่าอยู่ไปก็ไม่ได้เพิ่มมูลค่าอะไร มันไม่หยาบคายหรอก ถ้าคุณจะเดินออก การที่ผมจะให้คุณนั่งเสียเวลาอยู่ต่างหากที่หยาบคาย”

ข้อความอันลือลั่นนี้มาจาก Elon Musk CEO ระดับโลก นับเป็นถ้อยความที่คนไทยอ่านแล้วตะลึงกันเป็นแถว บางคนก็ตะลึงที่ Elon Musk พูดอะไรขวานผ่าซากแบบนั้น ในขณะที่บางคนก็ตะลึงเพราะโคตรเห็นด้วยกับข้อความนี้

เพราะเราต่างก็ต้องยอมรับว่าส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานของเรา นอกจากหมดไปกับการทำงานแล้ว เชื่อเหลือเกินว่าหลายคนหมดเวลาไปกับการเข้าประชุมใหญ่ ประชุมเล็กสารพัด อาทิตย์ละหลายชั่วโมง บางคนอาจคิดว่ายิ่งประชุมก็ยิ่งดี แต่การประชุมที่ยาวนาน เยิ่นเย้อ แล้วต้องกลับมาประชุมใหม่ซ้ำ ๆ อาจหมายถึงการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพก็เป็นได้

การประชุมคือการพูดถึงการทำงาน ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการทำงาน

ใครบางคนพูดถึงการประชุมไว้แบบนั้น ถ้าเราเอาแต่พูดเรื่องวิธีการทำงาน วางแผนฟุ้งฝัน ถกเถียงแบบไร้การรวบรัด ไร้ข้อสรุป ปล่อยให้มันยืดยาวไม่มีที่สิ้นสุดมันจะเป็นแค่ “การพูดถึงการทำงาน” แต่มันไม่ใช่ “การลงมือทำงาน” จริง ๆ ดังนั้นลองมาดูวิธีรวบรัดการประชุมจากเดิมที่กินเวลาไปมากมาย ให้รวบรัด ตัดจบ ครบประเด็นสไตล์มืออาชีพ เพื่อไปปรับใช้ในองค์กรได้อย่างมืออาชีพเช่นกัน

ลองยืนประชุมดูบ้าง

ห้องประชุมแอร์เย็นเฉียบ กาแฟร้อน ๆ ถ้วยโปรด เก้าอี้ห้องประชุมแสนสบาย ฟังคนอื่นได้ยาว ๆ โดยที่เราไม่ต้องพูดอะไร แถมได้หลุดจากโต๊ะทำงานและงานตรงหน้าชั่วขณะ สิ่งเหล่านี้คือความสบายของการประชุมที่ทำให้ทุกคนสามารถประชุมได้ครั้งละนาน ๆ ไม่รู้จบ เพราะรู้สึกว่าก็มันช่างสบายเหลือเกิน จนไม่รู้จะรีบประชุมจบ รีบรวบรัดไปทำไม

ดังนั้นลองกระตุ้นเร้าการประชุมด้วยการจัดห้องประชุมให้เป็นไปในลักษณะที่ทุกคนมายืนคุยกัน เพราะการยืนจะทำให้ทุกคนรู้สึกตื่นตัวกว่าปกติ ที่สำคัญจะโฟกัสกับประเด็นในการประชุมได้มากกว่าอีกด้วย

ตั้งเวลาให้แต่ละประเด็น

เชื่อว่าทุกคนต้องเคยเผชิญกับสถานการณ์ที่คุยเรื่องหนึ่งในวงประชุมอยู่ดี ๆ รู้ตัวอีกทีประเด็นก็เชื่อมไปอีกเรื่อง อีกเรื่องและอีกเรื่องที่ดูเหมือนสำคัญใกล้ ๆ กันไปหมด จนจำไม่ได้แล้วด้วยซ้ำว่าเรื่องแรกคุยกันเรื่องอะไร (ที่สำคัญคือยังไม่ได้ข้อสรุป ไม่ว่าประเด็นไหน) ดังนั้นเพื่อไม่ให้ประเด็นหลุดลอย เรื่องราวฟุ้งไปเรื่อยจับไม่อยู่ ควรกำหนดเวลาในแต่ละประเด็นไว้ เช่น จะคุยเรื่องเป้าหมายการตลาดช่วงปลายปี ก็อาจตั้งเวลาไว้ 15 นาที เพื่อพุ่งเป้าไปที่ประเด็นนี้ประเด็นเดียว เมื่อครบเวลา 15 นาทีแล้ว ประเด็นกำลังไปได้ดีก็อาจตั้งเวลาต่อไปอีก 15 นาที แต่ถ้ามาถึงทางตันก็เปลี่ยนประเด็นใหม่และกำหนดเวลาอีกรอบ

การทำแบบนี้จะทำให้ทุกคนในที่ประชุมโฟกัสกับประเด็นไม่หลุดไปไหน และการกำหนดเวลาคล้ายเป็นการบอกกลาย ๆ ว่าทุกอย่างจะเต็มไปด้วยเนื้อหา ไม่ต้องเสียเวลาเกริ่นให้น้ำท่วมทุ่งจนเกินเวลาแต่อย่างใด

ยอมรับเถอะว่าการเป็นบอสแยกร่างไม่ได้

ยิ่งตำแหน่งเราไต่สูงขึ้นมากเท่าไหร่ ยิ่งความรับผิดชอบบนบ่าเรามากเท่าไหน สิ่งที่ยากและท้าทายที่สุดคือเรารู้สึกว่าเราต้องมีส่วนร่วมกับทุกสิ่งทุกอย่าง ต้องเข้าประชุมกับทุกฝ่ายในองค์กร ไม่ว่าจะ การตลาด ฝ่ายขาย ทรัพยากรมนุษย์ PR การออกแบบ (และอีกล้านแปด) แทนที่จะวิ่งเข้าทุกการประชุมแบบหัวหมุน เราต้องยอมรับว่าเราแยกร่างไม่ได้ และมันอาจเสียเวลาไปเปล่า ๆ

วิธีแก้ง่าย ๆ ในการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพคือการเปิดโอกาสให้ใครสักคนเข้าประชุมแทนเรา การเป็นผู้นำคือการเชื่อใจในศักยภาพของคนในองค์กรให้เขาเข้าประชุม รวบประเด็น และสื่อสารกับเราอีกทีโดยที่เราไม่ต้องเสียเวลาเข้าร่วมทุกการประชุม

ประชุมสั้น แต่บ่อยกว่าเดิม

การกำหนดการประชุมให้บ่อยกว่าเดิมแต่สั้นลง ต่างจากการประชุมยาวยืดจบประเด็นไม่ได้ เลยต้องนัดประชุมใหม่ไม่รู้จบ เพราะการนัดล่วงหน้าว่าจะประชุมครั้งละสั้น ๆ แต่หลายครั้ง หมายถึงเราสามารถระบุได้ว่าในแต่ละครั้งเรามีเวลาที่ชัดเจนเท่าใด และเราจะจัดลำดับความสำคัญของเวลาและประเด็นอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด รวมถึงการกำหนดเวลาประชุมไว้ล่วงหน้า (ไม่ใช่งอกเพิ่มแบบงง ๆ ) จะทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถจัดตารางานตัวเองล่วงหน้าได้ ไม่ถูกการประชุมกินเวลาไปแบบไม่รู้ตัว

ปฏิเสธอะไรที่ไม่เกี่ยวข้องบ้างเถอะ

บอสบางคนหรือบางองค์กรเข้าใจว่าการมีคนเข้าประชุมเยอะ ๆ ทั่วถึง ๆ ยังไงก็ดีกว่าประชุมไม่กี่คน แต่ความจริงไม่ได้เป็นแบบนั้นเสมอไป เพราะยิ่งเราประชุมในประเด็นที่ไม่เคยบรีฟให้คนอื่นฟังมาก่อน หรือคุยในส่วนงานไม่กี่คนแล้วอยู่ ๆ จะเรียกทั้งองค์กรมาประชุมมันคือการทำให้การประชุมยิ่งยืดเยื้อและเสียเวลาการทำงานของคนที่ไม่เกี่ยวข้องไปโดยใช่เหตุ

เหมือนกับข้อความที่ Elon Musk พูดไว้ตอนต้นแบบไม่มีผิดเพี้ยน บางทีเราในฐานะคนในองค์กร (หรือในฐานะบอสก็ตาม) เมื่อถูกเชิญเข้าประชุมในหัวข้อที่เรามั่นใจว่าเราไม่รู้เรื่องแน่ ๆ และไม่สร้างมูลค่าเพิ่มในการประชุมครั้งนั้นแน่นอน เราต้องกล้าที่จะปฏิเสธ เพราะนั่นหมายถึงการรักษาเวลาการประชุมให้ผู้อื่นและรักษาผลประโยชน์ขององค์กร เพราะเราจะได้เอาเวลาที่ไปนั่งเฉย ๆ ในห้องประชุมมานั่งทำงานของเราอย่างเต็มที่ที่สุดแทน

ไม่ใช่แค่นั้น ในฐานะคนในองค์กร โดยเฉพาะการเป็นบอส ต้องเปิดใจกว้างรับการปฏิเสธการไม่เข้าประชุมของผู้อื่นด้วย จำให้ขึ้นใจว่า คนเยอะไม่ได้แปลว่ามีประโยชน์เยอะ ปล่อยให้เขาได้ทำงานของตัวเอง ดีกว่ามาเสียเวลาในห้องประชุมไปเปล่า ๆ

5 เคล็ดลับเหล่านี้จะทำให้เราสามารถรวบรัด ตัดจบการประชุมได้อย่างมืออาชีพสุด ๆ ไม่เสียเวลาการทำงาน แถมประชุมได้มีประสิทธภาพยิ่งขึ้นแน่ ๆ

SOURCE