ประชุมเช้ายังจำเป็นอยู่ไหม ? เข้าใจ morning huddle และวิธีการจัดประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

หลายคนอาจเบื่อเวลาบริษัทจัดการประชุมงานตอนเช้า โดยอาจเพราะรู้สึกว่าเป็นเรื่องที่เสียเวลา และตัวเองก็รู้สึกไม่ได้มีส่วนร่วมอะไรกับการประชุมมาก การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพบ่อยๆ ให้ผลเสียมากกว่าผลดีต่อทุกฝ่าย ทั้งคนที่จัดประชุมและผู้เข้าร่วมการประชุม UNLOCKMEN จึงอยากแนะนำวิธีการจัดการประชุมเช้าที่มีประสิทธิภาพ เพราะเห็นว่า การประชุมเช้ามีประโยชน์ต่อการทำงาน และถ้ามีการจัดประชุมที่ดี จะส่งผลดีต่อทุกคน

วิธีการประชุมในตอนเช้าที่ดีที่สุดควรไม่ใช่เวลานาน แต่ควรเป็นในแบบที่ภาษาอังกฤษเรียกกันว่า ‘morning huddle’ คือ เป็นการพบปะกันโดยใช้เวลาไม่เกิน 15 – 20 นาที เพราะตอนเช้าเป็นเวลาที่หลายคนอาจมีงานที่ค้างอยู่ และไม่สามารถให้ความสนใจกับการประชุมยาวๆ ได้เต็มที่ การประชุมสั้นๆ จึงมีประสิทธิภาพมากกว่า

แม้จะเป็นการประชุมสั้นๆ แต่ ‘morning huddle’ ก็ให้ประโยชน์กับองค์กรมากมาย ไม่ว่าจะเป็น ทำให้เกิดการพูดถึงปัญหาที่พบเจอในการทำงาน เพราะ ทุกคนได้รับโอกาสในการพูด ทำให้การทำงานเป็นทีมเวิร์กมากขึ้น เพราะเปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น และทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและรู้ทิศทางในการทำงาน สามารถวางแผนการทำงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรได้  สร้างความรู้สึกการมีส่วนร่วมในการทำงานอย่างแท้จริง และองค์กรยังสามารถใช้ morning huddle สร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานในบริษัทได้ด้วย เช่น ให้ทุกคนท่อง motto ขององค์กร พูดถึงวิสัยทัศน์ขององค์กร ฯลฯ

ความสำคัญของ morning huddle เห็นได้จากการที่บางประเทศจัดกันเป็นวัฒนธรรม ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจญี่ปุ่นจะมีวัฒนธรรมการประชุมเช้าที่เรียกว่า ‘chorei’ (หรือ 朝礼 ) ที่พนักงานทุกคนจะต้องมารวมตัวกันที่บริษัทในตอนเช้า ใช้เวลาไม่เกิน 10 – 15 นาที ทำกิจกรรมต่างๆ ร่วมกัน เช่น ฟัง speech ของผู้จัดการ, กล่าว motto ของบริษัท หรือ ฟังหัวหน้าของแต่ละแผนกอธิบายแผนงานประจำวัน เป็นต้น ซึ่งการทำ chorei ทำให้พนักงานทุกคนได้อัพเดตข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับองค์กร เข้าใจตรงกันเรื่องทิศทางของบริษัท สามารถวางแผนการทำงานได้อย่างเหมาะสม และเกิดความฮึกเหิมในการทำงานเพื่อบริษัทด้วย

อย่างไรก็ตาม แม้ตอนนี้จะยังไม่มีงานวิจัยที่ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ของ morning huddle ในที่ทำงานโดยตรง แต่เคยมีการทำงานงานวิจัยที่ชี้ให้เห็นว่า การพบปะในตอนเช้ามีประโยชน์ต่อการเรียนการสอนในห้องเรียนอย่างมาก งานวิจัยชิ้นหนึ่งจากมหาวิทยาลัยโดมินิกันแคลิฟอร์เนีย (Dominican University of California) (2018) ได้ทำการศึกษาประสิทธิผลของการพบปะกันในตอนเช้า (morning meetings) ที่มีต่อความสามารถในการทำกิจกรรมในห้องเรียน โดยการทดลองให้นักเรียนเข้าคาบเรียน morning meetings เพื่อการเรียนการสอนเรื่องอารมณ์และสังคม

ผลการวิจัย พบว่า morning meetings ส่งผลต่อความ ‘โปรดักทีฟ’ ของนักเรียนในคลาสโดยตรง มันทำให้ครูผู้สอนเข้าใจความต้องการทางสังคมและอารมณ์ของนักเรียน พร้อมตอบสนองความต้องการเหล่านั้นได้ ทุกคนเกิดสำนึกความเป็นส่วนร่วม (sense of belonging) และสร้างความผูกผันระหว่างสมาชิกในห้องเรียน morning meetings ยังช่วยให้ครูมีข้อมูลรู้ด้วยว่าจะต้องทำอะไรเพื่อเพิ่มความโปรดักทีฟของนักเรียนในห้อง

ทั้งนี้ การประชุมเช้า จึงเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญต่อการทำงาน เราเลยอยากแนะนำวิธีการจัดการประชุมเช้าที่มีประสิทธิภาพ ที่ทุกคนสามารถทำตามได้ เพื่อให้การประชุมส่งผลดีต่อการทำงาน

วิธีจัดการประชุมเช้าที่มีประสิทธิภาพ

ก่อนจะเริ่มการประชุม สิ่งที่ทุกคนต้องทำ คือ มีการเตรียมความพร้อมในการประชุมมาอย่างเต็มที่ ทำการบ้านมาก่อนเข้าร่วมการประชุม เช่น คิดและเตรียมเรื่องที่จะพูดในที่ประชุมมาเรียบร้อยแล้ว พอถึงเวลาเข้าร่วมการประชุมก็ต้องร่วมกันแชร์ปัญหาหรือไอเดียต่างๆ ที่มีความจำเป็น และเรื่องที่สำคัญมากๆ คือ ทุกคนยังต้องมีความตรงต่อเวลา โดยมาทันเวลาประชุมเสมอ ไม่มาประชุมสาย เพื่อไม่ให้การประชุมติดขัด

การประชุมตอนเช้า เนื่องจากใข้เวลาสั้นแค่ไม่เกิน 10 -15 นาที จึงต้องจัดแบบยืน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนมีสมาธิจดจออยู่กับการประชุมมากที่สุด โดยที่ไม่เอางานอื่นขึ้นมาทำระหว่างที่มีการประชุม

ในช่วงแรกของการประชุม ควรเริ่มต้นด้วยเรื่องที่ไม่ทำให้เครียดก่อน ไม่ว่าจะเป็นการแชร์เรื่องส่วนตัวหรือเรื่องของการทำงาน เช่น ข่าวดีเกี่ยวกับครอบครัว หรือ งานที่ประสบความสำเร็จ เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการประชุม จากนั้นจึงค่อยเริ่มพูดคุยกันถึงเรื่องที่จริงจังมากขึ้นต่อไป

ปัญหาที่ควรได้รับการพูดถึงในการประชุมตอนเช้า ต้องเป็นปัญหาเล็กๆ ที่ใช้เวลาในการคุยกันไม่นาน เพราะเวลาประชุมมีน้อย แต่ถ้าจำเป็นต้องพูดปัญหาใหญ่จริง อาจพูดถึงมันคร่าวๆ และนัดคุยกันนอกเวลา และต้องไม่ลืมว่า เรื่องที่พูดในที่ประชุมก็ต้องมีความสั้นกระชับตรงประเด็น เพื่อให้การประชุมมีความคล่องตัว

อีกเทคนิคหนึ่งที่เราอยากแชร์กับทุกคน คือ การกำหนดเวลาเริ่มประชุมที่มีความ ‘แปลก’ ยกตัวอย่างเช่น 09.49 น. หรือ 10.01 น. เป็นต้น ซึ่งการกำหนดเวลาแบบนี้ จะช่วยให้ทุกคนสามารถจดจำเวลาการประชุมได้ดีขึ้น และจะมาร่วมประชุมตรงเวลามากขึ้นได้ด้วย (สมมติว่า มีการกำหนดเวลาประชุม 10.00 น. คนอาจจะรู้สึกว่า มาสายสัก 5 – 10 นาทีก็ไม่เป็นไร แต่ถ้าเกิดว่ามีการกำหนดเวลาประชุมเป็น 10.01 น. คนอาจจะเห็นความสำคัญของนาทีมากขึ้น และพยายามมาให้ตรงเวลามากขึ้น)

อย่างไรก็ตาม แม้การจัดการประชุมเช้าที่ดีจะมีประโยชน์ต่อองค์กรในหลายแง่อย่างที่ได้บอกไปแล้ว แต่ต้องไม่ลืมว่า การประชุมเป็นงานกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับคนหลายคน และต้องการความมีส่วนร่วมของทุกคน ดังนั้น การจัดประชุมที่ดี ผู้จัดการประชุมต้องรับฟังความเห็นเกี่ยวกับจากผู้ที่มีส่วนร่วมในการประชุมทุกคนตั้งแต่ระดับล่างไปยันระดับบนด้วย เพื่อให้เกิดการประชุมที่มีความสอดคล้องกับธรรมชาติของคนในองค์กรมากที่สุด