อยากลาเที่ยวยาวช่วงเมษา ต้องเคลียร์ตัวเองที่ออฟฟิศแบบนี้ถึงจะเท่

ระยะนี้เรามักจะเหลือบมองนับวันในปฏิทินบ่อยเท่าๆกับที่เช็คหน้าจอ Smartphone เนื่องจากเรากำลังขยับเข้าใกล้เดือนแห่งความสุขของคนไทย นั่นคือเดือนเมษาที่มาพร้อมกับเทศกาลสาดน้ำสงกรานต์อันสุภาพและงดงาม แต่สิ่งที่เราสนใจไม่ได้อยู่ที่การสาดน้ำ แต่เป็นช่วงเวลาที่เหมาะจะควักเอาวันลาที่เหลืออยู่ออกมาใช้ให้หมด ยืดเวลาช่วงวันหยุดปีใหม่ไทยให้ขยายยาวนานสะใจกันไปข้างนึง โดยเฉพาะช่วงวันหยุดสงกรานต์ปีนี้ ลา 4 วัน (7, 8, 11, 12) ได้หยุดรวมกันต่อเนื่องถึง 12 วัน (6 – 17) อย่าลืมว่าช่วงนาทีทองแบบนี้ ไม่ใช่แค่คุณคนเดียวที่กำลังวางแผนอันแยบยลอยู่ เพื่อนร่วมงานในบริษัท ในแผนก ในทีม ก็กำลังคิดเหมือนกับคุณอยู่เช่นกัน ดังนั้นเพื่อไม่ให้ความฝันนั้นต้องหลุดลอยไป นี่คือคำแนะนำที่เราอยากให้คุณเริ่มทำตั้งแต่ตอนนี้

ลาก่อน

ลาก่อนในที่นี้ไม่ใช่การลาออก แต่เป็นการชิงกดลาในระบบหรือขอลงวันลากับหัวหน้ากันเอาไว้ตั้งแต่ตอนนี้เลย ตามธรรมเนียมบริษัท คนลาก่อนจะลาง่าย คนลาระยะประชิดจะลายากมาก อย่างที่บอกว่าต่างคนก็ต่างอยากหยุดยาวๆกันทั้งนั้น ถ้ามัวแต่วางแผน ยังไม่แน่ใจ หรือรออีกแป้ปนึงดี อาทิตย์หน้าค่อยลาละกัน ถึงเวลาคุณอาจจะหมดสิทธิลา เนื่องจากคนอื่นลากันไปเรียบร้อยแล้ว ปล่อยให้คุณต้องนั่งเหงาเฝ้าถ้ำพลาดโอกาสไปอย่างน่าเสียดาย

ข้อดีของการรีบลาอีกอย่าง คือคนอื่นในทีมจะได้รู้ว่าต้องวางแผนยังไงต่อไป จะเหลือใครอยู่บ้าง ซึ่งถ้ายิ่งวางแผนได้เร็ว ยิ่งลาได้เร็ว ยิ่งเป็นผลดีที่น่าชื่นชมมากกว่าการไม่กล้าบอกว่าจะลายาว แต่ไปสารภาพเอาวันใกล้ๆอีกนะ

อัพเดททุกคนเพื่อบริหารงานและเวลา

หลังจากชิงลาในระบบเป็นที่เรียบร้อยแล้ว สิ่งที่คุณควรทำคือการอัพเดทกับคนในทีม คนนอกทีมที่มีโปรเจคร่วมกันอยู่และลูกค้า เนื่องจากการลาเพิ่ม on top จากวันหยุดเทศกาลไม่ว่าจะก่อนหรือหลัง เมื่อมีคนหายไป ย่อมต้องมีคนได้รับผลกระทบ ทางที่ดีควรจะแชร์กันเพื่อจัดตารางการเคลียร์งานหรือโปรเจคที่ค้างอยู่ให้เรียบร้อย นัดอัพเดทกับทีมแต่เนิ่นๆ ประชุมกับปาร์ตี้อื่นๆให้เรียบร้อย เหนื่อยตอนนี้แต่สบายตอนหน้า อันไหนปิดได้ปิด จะได้ไม่ต้องเอาความหลอนติดตัวไปเที่ยวด้วย อันไหนคุยกันว่าไม่น่าทัน ก็จัดการอัพเดทกับลูกค้าให้เรียบร้อย ไม่ต้องกลัวจะโดนด่า เพราะบางทีลูกค้าและ supplier ก็อาจจะชิงลาในช่วงเดียวกันจนทำงานไม่ได้อยู่ดี

ถ้าการบริหารเวลาดูยากเกินไปสำหรับคุณ ลองใช้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานและเวลา ที่เราเคยแนะนำไปแล้วที่ชื่อ Eisenhower Box เพื่อรีบเคลียร์งานที่อยู่ในกล่อง URGETN IMPORTANT ให้สิ้นซากก่อนไป

อย่าลืมตั้ง “Out of office” Automatic reply

สิ่งที่หลายคนมักจะลืมกันคือการรีบเคลียร์งานจนหยดสุดท้าย กระทั่งมีเมล์ด่วนจากลูกค้าและ AE พร้อมใจกันเบียดอัดเข้ามาแสดงตัวผ่าน Notificaiton ของ iPhone ในวันที่กำลังจะเดินทางไปเที่ยว ถึงจะนึกขึ้นได้ว่า “ฉิบ ดันลืมตั้ง Auto-Reply” ซึ่งเมื่อเมล์เด้งเข้ามาแล้ว จะปล่อยเบลอไม่ตอบอะไรก็ไม่ใช่ทางเลือกที่ดีนัก หรือจะส่งกลับไปว่า “ขออภัย ตอนนี้ลา กำลังไปเที่ยว” ก็ดูจะสายไปเสียแล้ว อย่างน้อยก็ทำให้ทุกฝ่ายที่กำลังรองานจากคุณต้องลำบากใจ ถ้าต้องรอไฟล์ที่มีอยู่แค่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ออฟฟิศของคุณแค่คนเดียว

ดังนั้นเรื่องที่ดูเหมือนเล็กๆเรื่องนี้ มีความสำคัญมากกว่าที่คุณคิด draft Auto-reply และตั้งเวลาล่วงหน้าเอาไว้เลย ถ้าจะให้ดี ควรระบุด้วยว่าเราจะสามารถติดต่อได้เมื่อไหร่ เราจะเช็คเมล์หรือตอบกลับได้ช่วงเวลากี่โมง และคนที่สามารถรับผิดชอบงานแทนได้ในช่วงที่คุณไม่อยู่คือใคร

ไม่ต้องถึงขั้นหายสาบสูญ แค่แบ่งเวลาก็เท่แล้ว

การลายาวแบบอาร์ตๆ ไม่พก laptop ไม่เปิด data roaming ไม่เปิดช่องทางการสื่อสารเลยสักอย่างไม่ใช่เรื่องที่ดีแน่ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งไหนขององค์กร แต่การไม่มีคุณย่อมต้องมีงานชะงักบ้างไม่มากก็น้อย การพก laptop ไป มี air card ติดไม้ติดมือไป หรือเปิด data roaming ไม่ก็ pocket WiFi ไปด้วยย่อมมีประโยชน์มากกว่า ไม่ต้องกลัวว่ามันจะรบกวนเวลาพักผ่อนอันมีค่าของคุณ แค่เซ็ทเวลาเอาไว้ว่าจะเช็คเมล์ไม่เกินกี่ชั่วโมงต่อวัน ช่วงกี่โมง แค่นี้ก็แสดงว่าคูลและความรับผิดชอบแบบเข้าตาหัวหน้าและลูกค้าได้มากโขแล้ว ไม่จำเป็นต้องตอบทั้งวันจนทำลายวันหยุดของคุณขนาดนั้นก็ได้

ขั้นตอนมีไม่มาก ทำไม่ยาก และที่สำคัญคือทำแล้วจะยิ่งส่งเสริมการไปเที่ยวให้สงบสุขมากขึ้น ไร้สิ่งใดให้หวาดกลัวติดตัวหลอกหลอนตอนพักผ่อน แถมยังดูเป็นคนมีความรับผิดชอบและเท่มากอีกด้วย