เผลอแป๊บเดียวก็เกือบหมดปี 2017 กันอีกแล้ว สำหรับบางคนไฟที่เคยลุกโชนโชติช่วงเมื่อต้นปี ก็มีท่าทีจะริบหรี่มอดลงซะแล้ว ฉะนั้นเห็นทีคงต้องหาทางมาเติมเชื้อไฟให้ชีวิตกันหน่อย เริ่มจากการ ประมวลผลเวลาที่ใช้ไปตลอดที่ผ่านมากันดีกว่า ไม่แน่อาจจะพบว่าคุณใช้เวลาชีวิตอย่างพร่ำเพรื่อ จนไม่เวลาเหลือให้กับการพัฒนาตัวเองมากจนคาดไม่ถึงก็ได้ วันนี้เรามีวิธีการที่ชื่ว่า “The Rule of 3″ หรือ  “กฎ 3 สิ่ง” ที่สามารถเติมเชื้อไฟให้กับชีวิต ทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่ทำผ่าน ๆ ไปแบบซังกะตายไปวัน ๆ มาฝาก

What is the Rule of 3?

จริง ๆ กฏ 3 อย่างนี้ ถูกตีความไว้หลายแบบ แต่แบบที่เราสนใจ และคิดว่าน่าจะนำมาปรับใช้ได้ง่ายที่สุด คือ การที่เริ่มวันใหม่ด้วยการกำหนดทิศทางของตัวเองให้ชัดเจน ก่อนที่จะเริ่มทำงานในตอนเช้าทุกวัน ๆ โดยให้คุณตัดสินใจว่า 3 สิ่ง ที่คุณจะพิชิตให้สำเร็จภายในวันนี้มีอะไรบ้าง  และก่อนเริ่มสัปดาห์ใหม่ ก็ลองกำหนดเป้าหมายใหญ่ๆ 3 สิ่ง ของแต่ละสัปดาห์เอาไว้ด้วย ฟังดูแล้วเหมือนจะง่าย ๆ แต่บอกเลยว่า ยากพอตัว ซึ่งถ้าคุณทำได้รับรองว่าจะเปลี่ยนชีวิตคุณไปมากโขเลยทีเดียว จากนั้นแล้วค่อยมาดูกันต่อว่า ทำไมกฎง่าย ๆ แค่นี้ ถึงสำคัญ และเคล็ดลับที่จะทำให้กฏ 3 สิ่งนี้เกิดประโยชน์สูงสุดกับชีวิตของคุณคืออะไร? ก่อนอื่นต้องมารีเซ็ทความเข้าใจของเราให้ไปในทิศทางเดียวกันก่อน!

A Quick Redefinition of Productivity

บางคนเข้าใจว่า การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพคือ การทำงานได้เยอะมากมายมหาศาลกว่าชาวบ้าน การรับผิดชอบหน้าที่มากกว่าคนอื่น หรือการทำตามคำสั่งเคร่งครัดครบถ้วนยิ่งมาก คือ ยิ่งมีประสิทธิภาพ! แต่ขอบอกเอาไว้ตรงนี้เลยว่า เป็นความเข้าใจที่ดูจะไม่มุ่งมั่นเอาซะเลย เพราะมันชี้วัดว่าทุกอย่างที่คุณทำผ่านไปนั้น มันมีความสำคัญ หรือมีคุณค่าเท่า ๆ กันทุกอย่าง ซึ่งในความเป็นจริงแล้วมันไม่ใช่

ลองคิดดูง่าย ๆ ถ้าสมมติว่า ลิสต์ที่คุณต้องทำทั้งหมดมี 15 อย่าง แต่มีแค่อย่างเดียวที่สำคัญสุด ๆ และต้องทำให้ทันในวันนี้เท่านั้น จะมีประโยชน์อะไรถ้าคุณทำ 14 อย่างเสร็จแต่สิ่งที่สำคัญที่สุดกลับไม่เสร็จ เพราะคุณไม่ให้ความสำคัญกับมัน

ทางที่ดีคือ ถามตัวเองทุกวันว่าเราได้ทำสิ่งที่เราตั้งใจ และสำคัญกับเราเองจริง ๆ สำเร็จแล้วรึยังหรือจะพูดง่าย ๆ ก็คือ ความมีประสิทธิภาพนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับทำได้เยอะ แต่ขึ้นอยู่กับทำสิ่งที่สมควรทำอย่างสมบูรณ์แบบรึเปล่าต่างหาก และเพื่อที่จะชี้ชัดว่าสิ่งไหนคือ สิ่งสำคัญกันแน่ ให้คุณคิดถึงผลลัพธ์ของการทำสิ่งนั้นว่ามีประโยชน์กับบริษัทหน้าที่การงาน หรือธุรกิจคุณมากน้อยเพียงใด

ยกตัวอย่างเช่น การเป็นนักเขียนคอนเทนต์ให้กับ UNLOCKMEN ถ้าการเขียนสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้ออกมามีประโยชน์กับเว็บไซต์ และผู้อ่านมากที่สุด มันจะต้องเป็นคอนเทนต์แบบไหน มีคนสนใจ และทันเหตุการณ์ ผู้อ่านสามารถนำไปคิด หรือใช้งานอะไรต่อบ้างไหม ที่สำคัญความนิยม และผลงานที่ออกมาทำให้มีคนติดตาม UNLOCKMEN เพิ่มขึ้นบ้างรึเปล่า?

แต่ถ้าดันไปให้ความสำคัญกับการเขียนคอนเทนต์ให้เสร็จตามจำนวนที่กำหนด นักเขียนอย่างเราก็อาจจะแค่เขียนแต่เรื่องง่าย ๆ ให้ผ่าน ๆ ไปในแต่ละวัน ใช้เวลากับการหารูปประกอบที่หวือหวา แล้วพอหมดวันก็อาจจะพบว่าตัวเองไม่ได้ทำงานที่ดีมีประสิทธิภาพออกมาจริง ๆ แม้แต่ชิ้นเดียว ทีนี้พอจะเห็นภาพกันบ้างแล้วใช่ไหมว่า การอะไรก็ตามที่มีประสิทธิภาพนั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนสิ่งที่ทำออกมา แต่มันเป็นสิ่งที่ถูกต้องสมควรทำ และเป็นสิ่งที่เพิ่มมูลค่าให้กับอะไรสักอย่างได้

The Benefits of Implementing the Rule of 3

แทนที่จะทำลิสต์งานยาวยืด 10 ข้อ 20 ข้อ ซึ่งอาจจะทำให้ตารางงานของคุณปั่นป่วนรวนไปจนหมดได้ การกำหนดสิ่งที่ควรทำแค่ 3 สิ่ง จึงช่วยทำให้คัดกรองเหลือเพียงสิ่งที่สำคัญที่สุดจริง ๆ เท่านั้น ที่คุณจะรู้ว่า สิ่งไหนกันที่จะต้องทำให้สำเร็จลุล่วงไปก่อน คุณได้เพ่งสมาธิ และใช้พลังงานไปกับมันอย่างตรงจุดที่สุด ที่นี้เรามาดูประโยชน์ต่าง ๆ ที่คุณจะได้รับจาก กฎ 3 สิ่ง กันดีกว่า

“You work deliberately rather than reactively“

คุณจะทำงานได้อย่างรอบคอบ ไม่ใช่แค่คอยตอบสนองกับสิ่งที่เข้ามาระหว่างวันไปเรื่อย หลาย ๆ คนทำงานโดยยึดจากข้อมูล และสิ่งที่ถูกป้อนเข้ามาระหว่างวันเป็นหลัก ตารางงานจึงถูกปรับเปลี่ยนตลอด แล้วแต่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นหน้างาน ตั้งแต่นั่งหน้าคอม รับโทรศัพท์  ตอบอีเมล์ เจ้านายเตือนให้ทำนู่นนี่แทนหน่อย ก็ค่อยย้ายก้นไปทำอย่างไร้จิตวิญญาณ

เมื่อคุณใช้ กฎ 3 สิ่ง คุณจะสามารถเปลี่ยนให้วันของคุณ เป็นไปตามตำแหน่งหน้าที่แบบตรงจุด แน่นอนว่า มันย่อมดีกว่าอยู่แล้วที่คุณจะทำให้เนื้องานคุณออกมาตรงตามสิ่งตำแหน่งหน้าที่การงานที่ระบุเอาไว้ในนามบัตร ไม่เช่นนั้น คุณจะเป็นพนักงานสารพัดประโยชน์ โดยใช้ทำนุ่นทำนี่สัพเพเหระ ดังนั้นอย่าคิดว่า การทำงานแค่ตามมอบหมายแบบชุ่ย ๆ เสร็จไวก็นั่งว่าง พอเจ้านายเรียกให้ไปทำนู่นทำนี่ เป็นเรื่องดี

แต่คุณควรที่จะทำงานอย่างละเอียดแม้จะใช้เวลามากหน่อย แต่มันจะต้องดีที่สุดในสิ่งที่คุณกำลังทำ อีกอย่าง การทำงานเป็นตัวสารพัดประโยชน์นั้น วันหนึ่งคุณอาจจะเจอปัญหางานงอกแทรกแทรงมาในตารางงาน โดยไม่รู้ตัว พอถึงเวลานั้น สิ่งที่สำคัญจริง ๆ ที่ต้องทำ อาจจะไม่เวลามากพอจะทำมันให้สำเร็จตามเวลาแล้วจะรู้ซึ้ง

“Keeps you on track when you get off track”

มันดูเหมือนจะเป็นเรื่องปกติ ที่คุณอาจจะวอกแวกจากงานไปบ้าง โดยบางทีคุณก็ไม่รู้ตัว บางครั้งคุณอาจจะวอกแวก ส่อง Facebook สาว กดดู Youtube แล้วติดใจกด Subcribe ดูต่อไปเรื่อยจนลืมทำงาน จนเกิดปัญหางานค้างตามมาจนบานปลาย ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้คุณกลับไปดู กฎ 3 สิ่ง ที่คุณเขียนออกมาเอง แล้วคุณจะรู้ว่า ชายฝั่งอยู่ทางไหน หลังจากที่ออกทะเลไป

“It’s simple enough that you’ll actually do it”

ปัญหาที่เจอบ่อยในความพยายามทำงานให้มีประสิทธิภาพคือ บางทีเนื้องานก็มีความซับซ้อนมาก ๆ อย่างเช่น ลองคิดถึงการวางแผนการตลาดให้กับผลิตภัณฑ์ที่ไม่เคยมีมาก่อนในโลก ดูสิ แค่ลองวางแผนในหัวดูคร่าว ๆ ก็ทำเอาเส้นเลือดในสมองแทบรแตกแล้ว แต่ กฎ 3 สิ่ง มันเป็นอะไรที่เรียบง่าย ซึ่งเป็นการวางแผนที่คุณสามารถทำได้ทุกวัน และช่วยจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำก่อนหลังได้อีกด้วย

“Unimportant tasks get sloughed off.”

ในลิสต์สิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน มักจะมีสิ่งที่ไม่ได้สลักสำคัญรวมอยู่ด้วยเสมอ ถ้าคุณเห็นบางสิ่งบางอย่างที่ต้องทำอยู่ค้างไว้ในลิสต์ของมากสักพัก แต่รู้สึกว่ามันเป็นสิ่งที่คุณผลัดมันไปได้ ให้คุณจะตระหนักไว้เลยว่า นั่นคือ สิ่งที่ไม่จำเป็นจะต้องทำมันเลยก็ได้ หรือให้คนอื่นที่เกี่ยวข้องจริง ๆ ทำมันจะดีกว่า ดังนั้น เมื่ออ่านรายชื่อลิสต์สิ่งที่ต้องทำ แต่รู้สึกว่า ข้ามมันไปก่อนดีกว่าเดี่ยวค่อยกลับมาทำ ให้คุณฆ่ามันทิ้งไปแล้วอย่างนำมันมาใส่ในลิสต์นี้อีก เพราะมันไม่ควรจะอยู่ในลิสต์ตั้งแต่แรกด้วยซ้ำ

“Keeps your supervisors/teams from getting overwhelmed.”

แทนที่จะต้องรายงานเจ้านายทุกเรื่องจุกจิกที่คุณทำอยู่ ก็รายงานเพียง 3 สิ่งที่สำคัญ และมีคุณค่ากับเนื้องานจริง ๆ เจ้านายคุณไม่ได้สนใจทุกเรื่องจุกจิที่คุณรายงานหรอก ไม่ว่าคุณจะบรรยายว่าผลลัพธ์มันออกมาดีเลิศเลอแค่ไหนก็ตาม ส่วนมาก เจ้านายคุณจะประทับใจกับสิ่งที่คุณทำสำเร็จ และยังให้ประโยชน์ซึ่งสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับบริษัทต่างหาก

กับลูกทีมก็เช่นกัน ในแต่ละโปรเจคต์นั้น มีสิ่งที่จะต้องทำเยอะแยะไปหมดให้โปรเจคต์จบแบบสวยหรู แต่คุณไม่ควรมอบหมายงานเป็นสิบเป็นร้อยอย่างให้พวกเขาทำภายในหนึ่งวัน แค่กำหนด 3 สิ่งหลัก ๆ ที่คุณต้องการผลลัพธ์ที่ดีที่สุดออกมา แล้วปล่อยให้พวกเขาได้ทำหน้าที่ของตัวเองในการจัดหาผลลัพธ์นั้นมาให้คุณก็พอแล้ว เพียงแค่นี้คุณจะเห็นการพัฒนาของโปรเจคท์แบบคงที่สม่ำเสมอ และเคลื่อนไปในทิศทางที่ดีในทุก ๆ วัน นอกจากนั้นทีมคุณก็จะไม่ต้องรู้สึกว่างานโหลดจนหมดไฟกลางคันอีกด้วย

Tips for Getting the Most Out of the Rule of 3

อย่างที่บอกเบื้องต้น การใช้กฎ 3 สิ่งนั้นเรียบง่าย แค่วางแผนและเขียนออกมาว่า 3 สิ่งที่ต้องลุล่วงในแต่ละวันมีอะไรบ้างแต่ก็มีเคล็ดลับนิดหน่อยให้คุณได้ประโยชน์สูงสุดจากกฎนี้ไปแบบเต็มๆ

“Use the Rule of 3 not only for your day, but also your week, month, and year. “

ใช้กฎนี้ได้ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน และทุกปี  เพื่อให้เห็นภาพของ 3 สิ่งที่สำคัญจริง ๆ ในแต่ละช่วงเวลาไล่ลำดับลงมาจากภาพใหญ่ เช่น จากปีจนถึงเรื่องที่สำคัญในแต่ละวัน หรือถ้าจะให้ละเอียดไปกว่านั้น การทำลิสต์แบบรายวันเลยก็ได้เช่นกัน คุณจะยิ่งรู้เลยว่า วัน ๆ หนึ่งคุณเอาเวลาไปสิ้นเปลืองกับอะไร และมีเวลาเหลือใช้ทำอะไรอย่างอื่นอีกเพียบเลย

“Use a paper notebook.”

จริงอยู่ว่าคุณอาจจะพิมพ์โน้ตลงไปในมือถือก็ได้ แต่บอกได้เลยว่าการใช้กฎนี้ให้สำเร็จได้จริง ต้องเป็นการเขียนลงไปบนกระดาษเท่านั้น ถึงจะให้ผลที่ดีที่สุด เพราะการเขียนมันมีกลไกอะไรบางอย่างที่จะช่วยฝังสิ่งที่เขียนลงไปในสมอง จากนั้นจะแปะโน้ตไว้ที่น่าจอก็ได้เพื่อที่คุณจะได้เหลือบมาเห็นได้บ่อย ๆ ดีกว่าพิมพ์เก็บไว้ในโทรศัพท์แล้วไม่สนใจ ปล่อยให้เป็นไฟล์ขยะที่ไม่เคยเปิดขึ้นมาดูอีกเลยให้โทรศัพท์ช้าเสียงเปล่า ๆ

“Plan the day/night before”

คุณอาจจะคิดถึงกฏนี้ระหว่างเดินทางไปทำงานก็ได้ แต่ที่จริงแล้วการเขียนมันออกมาในคืนก่อนหน้าจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า เพราะจะช่วยลดความเครียด และลดการจัดการที่ยุ่งเหยิงลงได้ แทนที่จะต้องใช้พลังงานความสดชื่นยามเช้าไปกับการคิดว่าจะต้องทำอะไร เราอยากให้คุณลองใช้พลังงานก่อนนอนที่แสนริบหรี่ในการลงมือทำ 3 สิ่งนั้นเลยจะดีกว่า

“Reflect”

ก่อนหมดวัน หมดเดือน หรือหมดไปอีกปี ลองทบทวนว่าคุณทำมันออกมาได้ดีแค่ไหน เป้าหมายคุณเป็นไปได้จริงบ้างรึเปล่า จริงจังมากไป หรือมุ่งมั่นน้อยไปกับการทำตาม กฏ 3 สิ่ง หรือไม่ เพราะพอเวลาผ่านไปคุณจะรู้ได้ทันทีว่า อะไรทำได้ทำไม่ได้ในเวลาที่กำหนดบ้าง

“Be flexible.”

เมื่อคุณทำ 3 สิ่งนั้นลุล่วงแล้ว อย่าบอกตัวเองว่า “เฮ้ยวันนี้เราจบแล้ว พักผ่อนหย่อนใจบ้างก็ได้” ลองทำอย่างอื่นเพิ่มขึ้นดูสิ แต่เมื่อคุณทำ 3 สิ่งนั้น ไม่สำเร็จ บางครั้งคุณก็ต้องให้อภัยตัวเองด้วยเช่นกัน บางทีคุณอาจจะไม่ได้ตั้งเป้าหมายที่สูงเกินจริงไป หรือบางทีวันนั้นอาจจะเป็นวันซวย ๆ ที่มีอะไรมาทำลายเป้าหมายในวันนั้นของคุณก็ได้ หากคุณรู้จักชั่งน้ำหนักว่า สิ่งไหนสำคัญไม่สำคัญ รู้จักผ่อนตึงให้หย่อนได้อย่างถูกวิธี คุณจะตื่นเช้ามาอย่างสดชื่นแม้ว่าคุณจะมีสิ่งยิ่งใหญ่ที่จะต้องทำให้ลุล่วงรออยู่ก็ตาม

“React when needed.”

ไม่ว่าเป้าหมายของวันจะเฉพาะเจาะจงแค่ไหนก็ตาม เราก็ต้องตอบสนองกับสิ่งที่เข้ามาหน้างานไม่ว่าจะใช้วิธีลงมือทำงานแบบทันทีทันใด หรือจัดคิวงานใหม่ไล่ลำดับถัดไปจากตารางเดิมก็ได้ แต่ต้องหาที่ลงให้มันด้วย

Have a personal Rule of 3

เมื่อคุณเซียนกับ กฎ 3 สิ่งแล้ว ให้คุณลองนำกฏนี้ไปใช้ทำอย่างอื่นนอกเหนือจากเรื่องหน้าที่การงานดูบ้างก็ได้ คุณก็จะรู้ว่า เรื่องส่วนตัว เรื่องงานบ้าน หรือเรื่องครอบครัว ควรจะใช้เวลาแบบไหน อย่างไร และเมื่อไหร่อย่างถูกต้อง

กฏ 3 สิ่ง จะทำให้คุณรู้ได้ทันทีว่า จุดไหนที่คุณบกพร่องอยู่ และไฟในการทำงานคุณจะกลับมาลุกโชนอีกครั้ง บางครั้งคุณจะเห็นได้ว่า แม้แต่งานเล็ก ๆ อย่างส่งเมลล์หาลูกค้า ก็เป็นฟันเฟืองที่ยิ่งใหญ่ และมีแรงขับเคลื่อนให้งานชิ้นมหึมาขององค์กรสำเร็จลุล่วงได้ แล้วคุณจะได้ความรู้สึกภูมิใจในทุก ๆ วัน ที่ก้าวขาออกจากบ้านไปทำงานอีกครั้งหนึ่ง

SOURCE