THE SCALES METHOD :  วิธีจัดระเบียบตัวเองใน 10 นาทีให้คุณทำงานเร็วขึ้นแบบคูณ 10

หลังจากสัปดาห์อันวุ่นวายจากวันหยุดยาว ทุกคนคงพบเจอกับปัญหาหัวหน้าสั่งให้เคลียร์โปรเจกต์ที่ค้างจนงานล้นมือและยากจะควบคุมจัดระเบียบให้ทันเวลา เพราะทุกอย่างต่างทับเส้นกันวุ่นวายเต็มไปหมด ปัญหาเหล่านี้ชวนปวดหัว หันไปพึ่งยาลดไมเกรนก็คงไม่ช่วยอะไร เพราะมีทางเดียวคือต้องสะสางงานให้เสร็จถึงจะกลับบ้านได้ แต่ใครที่กำลังประสบปัญหาดังกล่าวอยู่ไม่ต้องห่วง เพราะวันนี้ทีมงาน UNLOCKMEN มีเคล็ดลับวิธีวางแผนความคิดที่เรียกว่า การจัดระเบียบแบบตาชั่ง ( the Scales Method ) ซึ่งจะช่วยคุณกำหนดชีวิตในช่วงยุ่งยากภายใน 10 นาทีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1 . วางแผน 10 นาที

หากงานเยอะ และยังทำงานอย่างไร้แบบแผน ไม่มีลำดับขั้นตอนแน่นอน ผลที่ตามมาคือความยุ่งเหยิง จนทำให้คุณขยับตัวไปไหนไม่ได้นอกจากโต๊ะทำงานและจอคอม  ข้อแนะนำของเราคือหาเวลา 10 – 15 นาที เพื่อวางแผนการจัดการก่อนวันเสมอ โดยใช้เวลาเหล่านี้ในการ

• มองภาพใหญ่ของวัน
• วางเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จ
• ลิสต์งานทั้งหมดที่ต้องทำไว้

2. วางตัวงานให้ตรงกับเป้าหมายที่วางไว้

ขั้นตอนนี้คือสิ่งสำคัญซึ่งจะทำให้การจัดระเบียบแบบตาชั่งเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ  เริ่มจากลองไตร่ตรองดูงานทั้งหมดที่คุณมีอยู่ในมือตอนนี้ ลำดับความสำคัญของแต่ละงาน โดยมองเจาะจงลงไปในน้ำหนักของความคุ้มค่า ว่างานตัวไหนต้องใช้ต้นทุน ( Cost ) เท่าไหร่ และจะต้องเสียเวลาในการทำนานแค่ไหน ใช้พลังรวมถึงทรัพยากรมากเพียงใด และอีกด้านหนึ่งคือได้ผลตอบแทน ( Benefit ) แลกคืนมาในระดับคุ้มค่าหรือไม่  ผลตอบแทนสูงคือเมื่อทำเสร็จแล้ว จะทำคุณบรรลุเป้าหมายในวันนั้น ๆ ที่ตั้งไว้ได้โดยเรียงลำดับง่าย ๆ แบบการชั่งน้ำหนักตาม 4 ตัวอย่างดังต่อไปนี้

ต้นทุนต่ำ – ผลตอบแทนสูง
งานในหมวดนี้ เป็นงานที่ควรทำเป็นลำดับแรก เพราะเป็นง่ายเรียบง่าย ต้นทุนต่ำ ใช้เวลาและพลังงานน้อย แต่ให้ผลตอบแทนโดยพาเราบรรลุเป้าหมายของวันได้เร็วมากขึ้น ปกติงานพวกนี้จะมีน้อย ส่วนใหญ่เป็นชิ้นสำคัญซึ่งต้องดูแลเอาใจใส่เป็นพิเศษแต่ไม่มีความซับซ้อน หรือเป็นสิ่งถนัดของเรานั้นเอง

ต้นทุนสูง – ผลตอบแทนสูง
งานประเภทนี้มักเป็นงานส่วนใหญ่ที่เราเจอในทุกวัน เป็นงานผลตอบแทนเทียบเท่าและคุ้มค่ากับทรัพยากรเวลาในการลงมือทำ แต่ก็ควรแบ่งออกเป็นระยะ ๆ อย่าทำรวดเดียวให้เสร็จเพราะจะทำให้สูญเสียเวลารวมทั้งพลังงานมากเกินไป จนงานชิ้นอื่น ๆ ซึ่งรออยู่อาจได้รับผลกระทบได้

ต้นทุนต่ำ – ผลตอบแทนต่ำ
ส่วนใหญ่คืองานเก็บรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ หรืองานช่วยเหลือคนอื่น  ซึ่งใช้เวลาในการจัดการไม่มากนัก แต่ก็ไม่ได้ทำให้เรารู้สึกโล่งใจแต่อย่างใด แต่สิ่งที่ต้องรับผิดชอบก็ต้องทำให้เสร็จเช่นกัน ดังนั้นแบ่งเวลาให้งานเหล่านี้บ้างแล้วความยุ่งยากในออฟฟิศของคุณจะลดน้อยลง

ต้นทุนสูง – ผลตอบแทนต่ำ
งานที่แม้จะเกิดขึ้นน้อยมาก แต่เมื่อเข้ามาเมื่อไหร่ก็มักสร้างความบรรลัยให้กับวันทั้งวันได้เสมอ  อาจเป็นงานที่ถูกโยนมาจากคนอื่น เกิดจากการแก้ไขรื้องานเก่า หรือบรีฟหฤโหดของลูกค้า หากไม่มีความสำคัญจริง ๆ ควรจัดลำดับงานจำพวกนี้ไว้ทำสุดท้าย โดยถ้ามีกรอบเวลาเข้ามาเร่ง ก็ต้องเรียงลำดับให้ดีอย่าให้เป็นปัญหาต่องานอื่นที่สำคัญของเรา

เราเชื่อว่าการจัดลำดับแบบตาชั่งนี้จะสามารถช่วยให้คุณข้ามผ่านช่วงการทับถมของงานไปได้อย่างราบรื่น  เพราะนอกจากมีฝีมือแล้วสิ่งจำเป็นในการทำงานคือแผนการณ์ ซึ่งจะช่วยพลักดันคุณให้เลื่อนขั้น ข้ามตำแหน่งได้ดีไม่แพ้ฝีมือ และจะกลายมาเป็นจุดเริ่มต้นสู่การเป็นผู้นำที่ดีต่อไปในอนาคต

 Source