“ทำพร้อมกันหลายอย่างแต่งานออกมาไม่ดีสักชิ้น” เข้าใจวิธี Multitasking อย่างมีประสิทธิภาพไม่ทำสมองพังเหมือนที่ผ่านมา

แม้งานวิจัยหลายชิ้นจะพูดถึงหลายผลเสียของ Multitasking หรือ การทำภาระหลายอย่างพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็น ทำให้เนื้อสมองสีเทา (grey matter) ในสมองลดลง ทำให้ความทรงจำแย่ลง ทำให้มีสมาธิน้อยลง ทำให้เป็นภาวะซึมเศร้าและวิตกกังวลมากขึ้น ไปจนถึง ทำให้เรามีความ productive ลดลง

แต่ใช่ว่าทุกคนจะสามารถโฟกัสกับงานที่ละชิ้นได้ อาจเพราะมีงานหลายชิ้นที่ต้องทำให้เสร็จในเวลาเดียว หรือ อาจทำงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารที่ต้องใช้สมาธิกับภาระหลายอย่างพร้อมกัน บางคนจึงต้อง Multitasking อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

หากใครเจอที่กำลังเจอกับปัญหาแนวนี้ เรามี 3 คำแนะนำที่จะช่วยให้คุณ multitasking ได้เทพขึ้นกว่าเดิมมาฝาก

ทำงานที่คล้ายกันพร้อมกัน

สมองของเราไม่ได้ถูกออกแบบมาให้สามารถทำงานที่ใช้ ฟังก์ชันสมองระดับสูง (High-level brain function) พร้อมกันได้ (เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับการหาไอเดีย และ งานที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนแก้ปัญหา เป็นต้น) พูดง่าย ๆ คือ เราไม่สามารถทำงานที่ต้องใช้ความคิดพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่เราทำพร้อมกันได้มีเพียงงานที่ใช้ ฟังก์ชันสมองระดับต่ำ (Low-level brain functions) เช่น การหายใจ กับ การสูบฉีดเลือด

เพราะเวลาที่เราสลับทำงาน cerebral cortex หรือ ส่วนของสมองที่เป็นเหมือนศูนย์คควบคุมความคิด จะเกิดการทำงาน 2 ขั้นตอน ได้แก่ การเปลี่ยนเป้าหมายในการทำงานจากเป้าหมายเดิมไปสู่เป้าหมาย (goal shifting) และการบังคับใช้กฎ (rule activation) หรือ การเปลี่ยนวิธีการทำงานของสมองให้สอดคล้องกับงานใหม่ที่เราจะเปลี่ยนมาทำ

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานคนหนึ่งที่เพิ่งทำงานบัญชีเสร็จ และจะเริ่มทำสไลด์นำเสนองาน เขาจะตัดสินใจว่างานบัญชีเสร็จแล้ว และตั้งเป้าหมายใหม่ คือ การทำสไลด์ (goal shifting) จากนั้น เขาจะปิดกฎหรือโหมดคำนวณเลขที่ใช้ในงานก่อนหน้าไป และไปใช้กฎหรือโหมดคิดที่เกี่ยวข้องกับการตกแต่งสไลด์ให้สวยงาม หรือ การฝึกพูดนำเสนอให้คล่องแทน (rule activation)

ดังนั้น การสลับทำงานหลาย ๆ ชิ้นที่มีความแตกต่างกันมาก จะทำให้สมองเกิดการสลับโหมด หรือ เกิด rule activation ถี่เกินไป จนส่งผลให้เราสูญเสียความสามารถหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็น ความสามารถในการจำ ความสามารถในการโฟกัสกับงาน ไปจนถึง productivity ซึ่งทำให้เราทำงานได้แย่ลง

ดังนั้น ถ้าเราไม่อยากมีปัญหาเรื่อง Multitasking เราควรใช้มันกับงานที่มีความคล้ายคลึงกัน เพื่อให้สมองของเราไม่ต้องปรับเปลี่ยนการทำงานบ่อยเกินไป ยิ่งงานเหล่านั้นมีความคล้ายคลึงกันมากเท่าไหร่ เราจะยิ่งสลับการทำงานได้ง่ายมากเท่านั้น

วางรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ในที่ที่มองเห็นได้อยู่เสมอ

ถ้าคุณทำงานในสิ่งแวดล้อมที่วุ่นวาย และเต็มไปด้วยสิ่งที่พร้อมก่อกวนสมาธิของคุณได้เสมอ ให้หาวิธีเตือนตัวเองอยู่ตลอดเวลาว่าอะไรบ้างคือสิ่งที่เราควรทำให้เสร็จในวันนั้น โดยอาจจะทำ to-do-list หรือ แผ่นกระดาษที่บันทึกและจัดลำดับความสำคัญของงานที่เราต้องทำในแต่ละวัน และนำไปติดไว้ในจุดที่เรามองเห็นได้ตลอดเวลา

การทำ to-do-list มีประโยชน์ต่อการทำงานหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• ช่วยให้เรามีความจำที่ดีขึ้น เพราะปกติสมองของเรามักจะจำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานได้แค่บางส่วน การทำ to-do-list จึงเป็นตัวช่วยให้สมองดึงข้อมูลที่เราหลงลืมไปกลับมาได้
• ช่วยเพิ่ม productivity เพราะ to-dolist เป็นการจัดเรียงลำดับของงานที่มีความสำคัญ มันจึงช่วยให้เราสนใจแต่งานที่มีความสำคัญกับเราเท่านั้น เราจึงไม่เสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็นต้องทำ และทุ่มเทกับงานที่สำคัญอย่างแท้จริงได้อย่างเต็มที่
• ช่วยให้เรามีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น เพราะ to-do-list ทำให้เราเข้าใจเป้าหมายที่เราต้องทำให้สำเร็จมากขึ้น และมันยังทำให้เรารู้จักการแบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อยอีกด้วย ซึ่งมีข้อดี คือ เวลาเราทำงานย่อยสำเร็จ เราจะมีความมั่นใจในตัวเองมากขึ้น ซึ่งแตกต่างจากการทำงานใหญ่ทีเดียวจบที่กว่าจะเห็นผลลัพธ์ต้องใช้เวลายาวนานกว่าและความพยายามสูงกว่าจนอาจรู้สึกเหนื่อยเร็วกว่าเดิมได้

ดังนั้น เราควรรู้จักใช้ to-do-list หรือ not-to-do-list อย่างถูกวิธี เพื่อให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม แม้เราจะ Multitasking ก็ตาม

หาเวลาในการทบทวนสิ่งใหม่ที่ได้รับมาในแต่ละวัน

เวลาเรา Multitasking เรามักสูญเสียความสามารถในการรับข้อมูลใหม่ ๆ ไป เพราะความทรงจำของเราทำงานได้ไม่ดี จากการที่สมองเกิดการปรับตัวอย่างรวดเร็วตามงานที่เราสลับกันทำ ดังนั้น ถ้าเราเรียนรู้สิ่งใหม่มา แต่ไม่มีการทบทวนมัน สิ่งที่เกิดขึ้น คือ เราอาจจะอยู่ในภาวะหัวโล่ง เวลาไปประชุมกับลูกค้า หรือ การระดมสมองกับเพื่อนร่วมทีม

เพราะฉะนั้น ถ้าภาระงานที่แสนยุ่งทำให้คุณไม่สามารถจดจอกับการรับข้อมูลที่สำคัญได้เต็มที่ เช่น การอ่านเอกสารแฟ้มข้อมูล หรือ งานหาข้อมูลต่าง ๆ  คุณควรทบทวนข้อมูลเหล่านั้นในช่วงที่คุณว่างแล้วด้วย เช่น ช่วงก่อนเริ่มการประชุมงาน หรือ ในระหว่างเดินทางกลับบ้าน พร้อมหาทางอธิบายมันออกมาให้มีรายละเอียดครบถ้วนมากที่สุด เพื่อเป็นการยืนยันว่าคุณเข้าใจมันอย่างถ่องแท้แล้ว

ทั้งหมดนี้ก็เป็นวิธีการที่จะทำให้เรา Multitasking ได้อย่างมีประสิทธิภาพจนได้รับผลเสียจากมันน้อยลง และสามารถทำงานที่สำคัญในแต่ละวันได้เสร็จอย่างมีคุณภาพมากขึ้น

Appendix: 1 / 2 / 3 / 4