4 เทคนิค จด Short Note แบบสมาร์ท ช่วยลดข้อผิดพลาดและเวลาทำงานได้มากกว่าเดิม

วันนี้คุณใช้เวลาจัดทำบรีฟงานเท่าไหร่ วางแผนและค้นหาข้อมูลนานแค่ไหนกว่าจะเจอสิ่งที่ใช่สำหรับใช้งานจริง เวลาในการทำงานจริงของคุณใช้ไปมากน้อยแค่ไหนกันแน่ ที่สำคัญ ภายในเวลาทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวันนั้น คุณใช้ไปกับการทำงานจริงหรือเสียเวลาไปกับการสะสางจัดการธุระที่ไม่เกี่ยวข้องมากกว่ากัน

เพราะแค่เข้ามีตติ้งก็แทบกินเวลาครึ่งหนึ่งของการทำงานแต่ละวันแล้วสำหรับบางคน ไหนจะรวม task เล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในกระบวนการทำงานหลัก (แต่ก็ต้องทำ) ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมล โทรนัดลูกค้า และอีกหลายอย่าง

คงจะดีไม่น้อยหากเราสามารถจบมีตติ้งและออกมาลุยงานจริงได้เต็มที่ ไม่ต้องเสียเวลามานั่งคิด เรียบเรียง หรือจัดลำดับสิ่งต่าง ๆ ซ้ำซ้อนอีกครั้ง การเทคโน้ตหรือ Short Note จึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณควรทำเมื่อต้องเข้าประชุมหรือบรีฟงานที่กินเวลานาน นอกจากจะทำให้คุณไม่เบื่อขณะนั่งฟังมีตติ้งนาน ๆ แล้ว ยังช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน ทั้งในแง่ผลลัพธ์และเวลาการทำงานด้วย

ทำไม Short Note ถึงสำคัญสำหรับคนทำงาน

ต่อให้คุณเรียนจบมานานแค่ไหน หรือเพิ่งก้าวเข้าสู่โลกของการทำงาน อย่าได้ละทิ้งหรือหลงลืมทักษะเทคโน้ตสมัยเรียนไป เพราะมันถือเป็นสิ่งจำเป็นตลอดชีวิตการทำงานของคุณก็ว่าได้ไม่ว่าจะก้าวขึ้นสู่ตำแหน่ง
การทำงานระดับไหนก็ตาม เพราะ short note ช่วยให้คุณ…

• มีสมาธิดี
  ในขณะที่มือเราจด สมองจะได้อ่านทบทวนและคิดตามตัวอักษรที่เขียนออกมา กระตุ้นให้เกิดการตั้งคำถามเมื่อพบข้อความหรือหัวข้อของการประชุมที่ยังไม่เคลียร์ในบางจุด ซึ่งคุณมาร์กส่วนนั้นไว้ถามผู้เข้าร่วมประชุมได้ทันที ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาไปคุยกันนอกรอบ หรือแจกจ่ายงานทั้งที่ไม่เข้าใจชัดเจนภายหลัง
• จัดระบบความคิด
  การสื่อสารเรื่องราวออกมาในรูปแบบตัวหนังสือจะช่วยให้เราเรียบเรียงข้อความได้อย่างเป็นเหตุเป็นผล เห็นความต่อเนื่องของลำดับเหตุการณ์หรือขั้นตอนอย่างเป็นรูปธรรม นอกจากนี้ คุณอาจเสริมข้อคิดเห็นอื่นเพิ่มเติมไว้ในแต่ละประเด็น เพื่อแสดงความคิดเห็นหรือช่วยกันออกไอเดียถกประเด็นกับทีมสำหรับหาแนวทางการทำงานบางเรื่องให้กระจ่างยิ่งขึ้น
• จับประเด็นได้ดี
  การนั่งฟังประชุมเพียงอย่างเดียวอาจทำให้คุณพลาดหรือหลงลืมประเด็นสำคัญบางเรื่องได้เมื่อจบมีตติ้งแล้ว ในขณะเดียวกัน การเทคโน้ตขณะประชุมจะช่วยให้คุณจัดลำดับประเด็นสำคัญหลักและแยกย่อยออกมาได้อย่างชัดเจน เมื่อต้องการทบทวนข้อมูลอื่นภายหลัง ก็นำออกมาดูได้ รวมทั้งเก็บรายละเอียดสำคัญทุกอย่างได้ครบถ้วน
• Keep Alert!!
  เมื่อพูดถึงการเข้าประชุม ฟังดูเป็นเรื่องน่าเบื่อสำหรับหลายคนแน่นอน โดยเฉพาะการประชุมยาวตอนบ่าย การเทคโน้ตจึงถือเป็นวิธีปลุกให้คุณตื่นได้ดีไม่แพ้คาเฟอีน เพราะร่างกายและสมองจะรู้สึกแอคทีฟ มีสิ่งที่ทำให้จดจ่อ ไม่เสียสมาธิหรือเกิดอาการง่วงเหงาหาวนอนได้ง่าย

4 เทคนิค จด Short Note ช่วยให้ทำงานแบบ Smart Working

เมื่อว่าด้วยการเทคโน้ตแล้ว แน่นอนว่าไม่ใช่การเขียนหรือจดอะไรก็ได้ บางคนมักเกิดปัญหาจดตามไม่ทัน ไม่รู้จะฟังหรือจะจดตามกันแน่ สุดท้ายก็หลุดโฟกัส หากคุณกำลังเจอปัญหานี้อยู่ แนะนำว่าลองนำเทคนิค Short Note ต่อไปนี้ไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับวิธีการทำงานหรือมีตติ้งแต่ละแบบ รับรองว่าเวิร์กมากเลยทีเดียว

Cornell Method – เหมาะกับคนชอบเรียนรู้ด้วยภาพ

Walter Pauk ศาสตราจารย์ประจำมหาวิทยาลัยคอร์เนล คือผู้คิดค้นเทคนิคการเทคโน้ตนี้ขึ้นมาเมื่อปี 1950 โดยวิธีนี้จะช่วยให้ลงรายละเอียดและจัดลำดับข้อมูลเป็นระเบียบและง่ายขึ้น คุณสามารถสรุปเฉพาะประเด็นสำคัญและทบทวนรายละเอียดปลีกย่อยได้อย่างครบถ้วน อีกทั้งยังช่วยให้เห็นภาพรวมชัดเจน ข้อดีคือเราดีไซน์การจดได้ว่าจะให้ออกมาในรูปแบบไหน จะใส่ชาร์ตอะไรเพิ่มเข้าไปอย่างไร ข้อเสียคือไม่เหมาะกับคนที่ชอบจดรายละเอียดเยอะ ๆ

ใช้เมื่อไหร่: สรุปประเด็นหลักหรือหัวข้อสำคัญ เพื่อใช้ทบทวนภาพรวมทั้งหมด

วิธีทำ:
1. แบ่งหน้ากระดาษออกเป็น 3 section ได้แก่

Image Source: umfk

• Cue/Main Idea สำหรับลิสต์ประเด็นใหญ่/หัวข้อหลัก/คำถาม
• Note Taking Area รายละเอียดปลีกย่อยที่สำคัญ/ไอเดียจากการระดมความคิด/ข้อมูลหรือสถิติ/ภาพหรือแผนภูมิต่าง ๆ
• Summary สรุปใจความสำคัญทั้งหมด

2. ลงมือเทคโน้ตลงใน section “Note Taking Area” จำไว้ว่าคุณควรจดสิ่งต่อไปนี้

• คีย์เวิร์ดหลักหรือไอเดียที่น่าสนใจ
• รายละเอียดสำคัญอย่างวัน ชื่อสถานที่ บุคคล
• ภาพประกอบหรือชาร์ตต่าง ๆ
• ตัวอย่างหรือกรณีศึกษา
• ข้อควรสังเกตอื่น ๆ

3. ทบทวนโน้ตที่จดเสร็จทุกครั้ง พร้อมเน้นคีย์เวิร์ดหรือข้อมูลสำคัญ โดยนำข้อมูลสำคัญหรือประเด็นหลักเหล่านั้นมาใส่ใน section “Cue/Main Idea”

4. สรุปใจความสำคัญจากเนื้อหาทั้งหมดลงใน section “Summary” โดยเขียนให้ตอบโจทย์ว่าประชุมนี้ “สำคัญ” อย่างไร หรือ ทำไป “เพื่ออะไร” และการประชุมครั้งนี้นำไปสู่ข้อสรุปหรือ solutions”อะไร” บ้าง

เทคนิค short note:

• จดแบบใส่ bullet points หรือดึงมาเฉพาะคีย์เวิร์ดสำคัญแทนการจดทั้งประโยค
• ใส่สัญลักษณ์หรือตัวย่อที่เข้าใจได้เอง
• ใส่ชาร์ตเมื่อต้องจดข้อมูลตัวเลขเยอะ ๆ
• ใช้ภาษาตัวเองสรุปให้เข้าใจง่าย

Visual Mind Mapping – เหมาะกับการระดมความคิด

ส่วนใหญ่แล้ว วิธีนี้มักใช้ในการแตกไอเดียจากคอนเซ็ปต์หลัก เพื่อให้เห็นข้อมูล รายละเอียดปลีกย่อย หรือผลลัพธ์เป็นขั้นเป็นตอน ข้อดีคือช่วยให้จำได้ง่าย เหมาะกับการสรุปทุกอย่างที่ต้องการครบจบในหน้าเดียว เน้นสร้างความเข้าใจและจดจำได้ดี ถึงอย่างนั้น ก็ไม่เหมาะกับการบรีฟงานหรือประชุมที่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลหรือรายละเอียดตัวหนังสือเยอะ ๆ อีกทั้งยังต้องหาวิธีจดในแบบของตัวเอง อาจไม่เหมาะกับมือใหม่ที่เริ่มเทคโน้ตขณะประชุมเท่าไหร่

ใช้เมื่อไหร่: วางผังหรือโครงของการทำงานภาพใหญ่/แตกไอเดียปลีกย่อยที่เข้าใจยากให้ดูง่ายขึ้น/ระดมความคิด/แสดง journey อย่างเป็นระบบ

วิธีทำ:
1. เริ่มต้นด้วย Main Idea วาดรูปหรือเขียนคีย์เวิร์ดหลักของเรื่องไว้ตรงกลางกระดาษ
2. แตกประเด็นย่อย ระดมสมอง โดยเลือกใช้คำหรือวลีหลักที่ต่อยอดมาจาก Main Idea โยงออกมา
3. ลงรายละเอียดสำคัญ เพิ่มข้อมูลหรือรายละเอียดปลีกย่อยที่เกี่ยวเนื่องกับ Main Idea ในแต่ละประเด็น เช่น ไทม์ไลน์ ตัวอย่าง ชื่อบุคคล เป็นต้น

Image Source: venngage

เทคนิค short note:

• เลือกใช้กระดาษไม่มีเส้นในการเทคโน้ตด้วยวิธีนี้
• ใช้ปากกาหลากสีในการแทนระดับความสำคัญของไอเดียต่าง ๆ เพื่อแยกประเด็นหลักและประเด็นย่อยออกจากกันให้ชัดเจน
• ใส่ภาพหรือสัญลักษณ์ที่เข้าใจได้แทนตัวหนังสือบ้าง
• วาดขนาดกรอบของไอเดียให้เล็กใหญ่ต่างกันตามลำดับความสำคัญ

The Outline – เหมาะกับการวางแผนงาน

เชื่อว่านี่คงเป็นวิธีเบสิกที่หลายคนคุ้นเคยดี การ Outline เป็นวิธีเทคโน้ตที่เราจดรายละเอียดหรือประเด็นสำคัญได้ โดยที่ไม่ต้องเขียนยาว ๆ เป็นย่อหน้า ในขณะเดียวกัน ก็ไม่จำเป็นต้องออกแบบการจดเหมือนสองวิธีแรกมากนัก วิธีนี้จะช่วยให้คุณกลับมาอ่านทบทวนสิ่งสำคัญได้อย่างรวดเร็ว แต่ข้อเสียคืออาจใช้เวลาทำความคุ้นเคยในการจดนานหน่อยในช่วงแรก โดยเฉพาะคนที่ไม่เคยเทคโน้ตมาก่อน เพราะต้องฟังและพยายามจับประเด็นหรือใจความสำคัญให้ได้ แต่เมื่อตั้งต้นจากประเด็นหลักได้แล้ว จะช่วยให้ลงรายละเอียดปลีกย่อยอย่างเป็นระบบได้เอง

Image Source: Alina

ใช้เมื่อไหร่: สรุปใจความสำคัญและรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมด เหมาะกับการร่างโครงเรื่องไอเดียที่มีประเด็นแยกย่อยหลายอย่าง

วิธีทำ:
1. จับใจความหลัก โดยตั้งต้นให้เป็น Main Topic
2. ใส่รายละเอียดปลีกย่อยที่ต่อยอดมาจากหัวข้อหลัก โดยให้ใส่เป็น Sub Topic
3. ยกตัวอย่างประกอบ เสริมรายละเอียดที่จำเป็นลงในหัวข้อย่อย โดยใช้ภาษาชวเลขหรือตัวย่อที่เข้าใจได้ง่าย

เทคนิค short note:

• เลือกใช้คำหลักที่ตัวเองเข้าใจได้ง่าย
• เลือกใช้สีหรือสัญลักษณ์ในการแยกระหว่างหัวข้อหลักกับหัวข้อย่อย
• ใส่ตัวเลขหรือ bullet points เพื่อให้อ่านได้ง่ายขึ้น

Trail of Breadcrumbs – เหมาะกับการเจาะลึกข้อมูล

วิธีนี้ถือเป็นการเทคโน้ตแบบลงลึกทุกรายละเอียด ครอบคลุมมากกว่าวิธีที่กล่าวมาทั้งหมด ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมพร้อมรายละเอียดได้มากพอที่จะนำไปวางแผนหรือต่อยอดงานได้ทันที ที่สำคัญ ยังส่งต่อให้คนที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมอ่านเข้าใจได้ง่าย เพราะมีแบบแผนการจดที่เข้าถึงได้ทั่วไป

Image Source: cubicletherapy

ใช้เมื่อไหร่: จดสรุปสาระสำคัญการประชุม เน้นเรียบเรียงและนำเสนอเป็นแบบแผนการประชุมให้ทุกคนรับทราบตรงกัน

วิธีทำ:
1. ตั้งต้นหัวข้อหลัก เลือกใช้คีย์เวิร์ดหรือวลีเป็นประเด็นใหญ่
2. ใส่รายละเอียดเพิ่มเติม ส่วนนี้จะคล้ายกับตอนเขียนรายละเอียดแบบ Outlining หากแต่จะลงรายละเอียดมากกว่า เน้นความครบถ้วนว่าต้องทำอะไรบ้าง ใครที่มีส่วนรับผิดชอบ ไทม์ไลน์เริ่มต้นและสิ้นสุดของโปรเจ็กต์
3. แยกประเด็นแต่ละเรื่องของการประชุมให้ชัดเจน

เทคนิค short note:

• จับใจความเฉพาะสาระสำคัญ ไม่ต้องจดทุกคำ
• อาจใช้ตัวย่อหรือภาษาชวเลขในการจด
• เลือกใช้คำหลักหรือวลีสั้นกระชับ

Source: ozassignments /chloeburroughs / cubicletherapy