8 Tools ทุ่นแรง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สำหรับฟรีแลนซ์หรือบริษัทเล็ก ๆ ให้ลุยงานได้ฉลุย

ในวันที่เราเริ่มคิดจะทำอะไรเป็นหลักเป็นแหล่งของตัวเองสักอย่าง ภาพปลายทางในหัวของแต่ละคน UNLOCKMEN เชื่อว่าคงมองเห็นกันแต่ปลายทางของความสำเร็จกันอยู่แน่ ๆ แต่มันก็ไม่ผิดที่เราทุกคนจะฝัน เพราะความฝันนี่แหละ มักเป็นแรงผลักดันเราให้ก้าวต่อไป

และความฝันทุกอย่าง… ผมว่ามัน “ต้องการการลงมือทำจริง” ถ้าเป็นการนับ 1 ใหม่หมด เราอาจต้องเริ่มต้นจากการทำอะไรคนเดียว ไม่มีหน้าที่ตายตัว ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็ก ๆ, ธุรกิจหรือทีมเล็ก ๆ การหาคนมาเติมเต็มทุกตำแหน่งที่ต้องการอาจไม่ใช่สิ่งที่เราจะทำได้ทันทีเดี๋ยวนั้น ไม่ว่าจะด้วยเรื่องของงบประมาณหรือการหาคนมาร่วมหัวลงท้ายด้วยกันก็ตาม

เราได้รวบรวม 8 ตัวช่วยการทำงานใช้ได้จริง คุณจะเป็น Freelance หรือบริษัทเล็กที่เพิ่งเริ่มต้น ๆ ก็สามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้ดีกว่าเก่าได้ มาแนะนำกัน

Evernote

โปรแกรมพื้นฐานที่เราแนะนำว่าควรโหลดติดเครื่องไว้เสียตั้งแต่เนิ่น ๆ หลายคนอาจคิดว่าแค่การจดโน้ตไม่เห็นจำเป็นต้องโหลดเลย ตัวติดเครื่องที่ให้มาก็ดีอยู่แล้วนิ เราบอกเลยว่าดี ง่าย แต่ยังไม่สุด

Evernote จะมาเติมเต็มความสามารถมากมายที่โน้ตทั่วไปทำไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการแชร์โน้ตของเราให้กับคนอื่น หรือจัดเก็บรูปภาพ, Task, แจ้งเตือน, ทำ Slide ไปจนถึงแยกหมวดหมู่ ได้อย่างอิสระง่ายได้ แถมแค่ตัวฟรีก็ใช้ได้เหลือ ๆ แล้ว รองรับการทำงานได้หลาย Platform พร้อมซิงค์ข้อมูลกันผ่านระบบ Cloud อีกด้วย

Flowaccount

อีกหนึ่งเครื่องมือพื้นฐานที่แนะนำเลยว่าดีมาก ใช้เถอะ เป็นฟรี Accounting App ตัวจริงเสียงจริงของคนไทยที่เข้าถึงง่าย ถูกออกแบบการทำงานให้เหมาะกับการทำบัญชีของคนไทย ไม่ว่าจะเป็นการช่วยเรื่องของใบเสนอราคา, ใบเสร็จ, การแบ่งยอดการชำระ ฯลฯ และที่สำคัญคือเข้าถึงได้ทั้งบนเว็บไซต์และบนสมาร์ทโฟน ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานด้านบัญชีให้ราบรื่นหายห่วงไปเลย

Buffer

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าทุกวันนี้ Social Media มีผลมาก ๆ ในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของแบรนด์หรือความน่าเชื่อถือต่าง ๆ และ Social Media ก็ดันไม่ได้มีแค่เพียง 1 แต่มีมากมายให้เราต้องเลือกใช้ ไม่ว่าจะเป็น Twitter, Facebook, Google Plus+ ฯลฯ การที่เราต้องมานั่งบริหารจัดการทีละอันก็ดูจะเสียเวลา ยุ่งยากไปสักหน่อย

Buffer จึงถือกำเนิดมาเพื่อการนี้โดยเฉพาะ ไว้สำหรับการบริหารจัดการ Social Media เยอะ ๆ แค่เพียงเราเลือกและตั้ง Schedule เพื่อการโพสต์อย่างสม่ำเสมอและลดขั้นตอนเข้าที่ละแอพฯ ได้อย่างดีเลย แค่ตั้งเวลาไว้ แล้วเอาเวลาไปทำอย่างอื่นกันดีกว่า

Dropbox, Google Drive, WeTransfer

เอาเป็นว่าสมัยนี้เข้าสู่รูปแบบของการ Work From Everywhere เข้าไปเรื่อย ๆ การส่งไฟล์งานผ่าน Flash Drive ก็ดูไม่ใช่ทางเลือกที่ดีสักเท่าไหร่ ดังนั้นเราจึงแนะนำการทำงานระบบของ Cloud อย่าง Dropbox / Google Drive ที่เป็นการแชร์ไฟล์ใช้งานร่วมกันภายในทีมได้อย่างสะดวกและไม่ต้องกลัวไฟล์หาย โดนไวรัสกินอีกด้วย

ส่วนในกรณีที่ต้องใช้ส่งงานรูปค้าไฟล์ใหญ่ ๆ เพื่อให้ไม่ต้องเปลืองพื้นที่บน Cloud ของเรา ก็ขอแนะนำเป็น WeTransfer ที่รองรับการส่งไฟล์สูงถึง 2GB แถมยังแจ้งเตือนเมื่อครั้งมีคนดาวน์โหลดไฟล์ของเรา อีกด้วย ฟรีนะครับ มีข้อเสียแค่จะเก็บไฟล์ไว้ได้แค่ 7 วันเท่านั้น

InVision

ส่งงานหาลูกค้ากันไปแล้ว ก็ต้องมารอฟังคอมเมนต์กันดีกว่า InVision เป็นตัวช่วยสำหรับคนที่ทำงานสาย Web Design, Graphic Design หรืองานที่มีรูปธรรมจับต้องได้เป็นอย่างมาก เพราะว่า InVision จะช่วยลูกค้าสามารถคอมเมนต์ด้วยการจิ้มเป็นจุด ๆ ที่ต้องการได้เลยว่าอยากปรับ อยากแก้อะไรตรงไหน แถมยังสามารถพิมพ์โต้ตอบตรงจุด ๆ นั้นกันได้เลย พอแก้งานเสร็จเรียบร้อย ก็สามารถอัพตัวงานขึ้นไปทับอันเก่าเป็นเวอร์ชั่น  ๆ  ได้อีกด้วย

เรียกว่าออกมาแก้ปัญหาบรีฟเลว บรีฟไม่เข้าใจ คุยกันไม่รู้เรื่องระหว่างทีมคนทำและลูกค้าได้เป็นอย่างดี

Trello

Trello เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานเป็นทีมง่ายขึ้นกว่าเดิม เรียกว่าตัวยอดฮิตในแวดวงหมู่คน Startup กันเลยก็ว่าได้ ลองนึกภาพตามเมื่อก่อนเวลาที่เราคุยงานกันกับทีม เราจะใช้การจดข้อมูลลงกระดานหรือกระดาษ แยกเป็นสัดส่วน ๆ เช่น งานเร่ง, งานด่วน, งานห้ามลืม, งานต้องทำ แล้วก็อาจแปะ Post It เป็นตัวทับอีกชั้นกันลืมหรือเมื่อมีข้อมูลขาดหรือต้องการอัพเดท ซึ่ง Trello ก็คล้าย ๆ กัน แค่ย้ายขึ้นมาอยู่บนอิเล็กทรอนิกส์

Trello ใช้งานได้ฟรี สามารถสร้างบอร์ดแยกเป็น Category ได้แบบไม่จำกัด แล้วทำงานง่ายมากแค่เพียงลาก โยกย้ายกันไปมา โดยเริ่มต้นจะมีมาให้คือ To Do, Doing, Done ลองโหลดใช้งานและปรับแต่งให้เข้ากับ Workflow ของงานในทีมดูครับ สะดวกรวดเร็วขึ้นเลย

Asana

เป็นอีกหนึ่ง Task Management ที่เราใช้งานอยู่บ่อย ๆ ด้วยหน้าตา Interface เข้าใจได้ง่าย ทำให้แม้คนที่ไม่เคยใช้ ก็สามารถคุ้นเคยได้ไม่ยาก รองรับการใช้งานบน Web, iOS, Android

ฟังก์ชั่นหลัก ๆ ก็จะเป็นเรื่องของระบบการจัดการการทำงานและมีตารางการปฏิบัติงานที่ทีมสามารถอัพเดทความคืบหน้าให้เห็นพร้อมกันได้หมด และยังมีห้องแชทไว้ใช้งานไม่จำกัดเพื่อใช้ตามงานหรือสิ่งที่คน ๆ นั้นในทีมรับผิดชอบอยู่ได้ด้วย เรียกว่าใครลืมส่งงานตามตัวได้ไม่ยากเลย

Pomotodo

ใครที่เบื่อหนทางการทำงานแบบเดิม ๆ ลองเอาวิธีนี้ไปใช้หรือลองแบ่งปันกันในทีมดู กับเทคนิค Pomodoro ที่จะเป็นการแบ่งเวลาการทำงานเป็นก้อนๆ ก้อนละ 25 นาที ให้พัก 5 นาที เมื่อครบ 4 ก้อน ก็ให้ไปพัก 20 นาที เพื่อให้เราไม่เบื่อ และตั้งใจในช่วงเวลาที่ตั้งไว้ โดยตัวแอปฯ Pomotodo ได้นำเทคนิคตรงนี้มาใช้และปรับแต่งความเจ๋งของการใส่ To-do list เข้าไปให้อีกด้วย

เพราะงั้นเวลาที่เราทำ Pomodoro 1 ครั้งเสร็จ เราก็จะสามารถช่วยบันทึกได้ว่าเราทำอะไรไปบ้าง สามารถเก็บสัดส่วนได้หลายวัน บอกไปเลยว่าอะไรสำเร็จบ้าง ไม่สำเร็จบ้างและยังรองรับการใช้งานทั้งบน Mac OS, Windows, iOS, Android ชนิดที่ครอบคลุมการทำงานได้ครบเลย

แต่ละเครื่องมือเรียกว่าเกิดมาเพื่อเสริมประสิทธิภาพการทำงานให้ง่ายขึ้นก็จริง แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือตัวของเราเองในการใช้งานเครื่องมือเหล่านี้ อย่าพึ่งมากจนเกินไปและไม่มีเครื่องมืออะไรที่ดีที่สุด มีแต่อะไรที่เข้ากับการทำงานของเรามากที่สุดต่างหาก

นอกจากที่เราเอามาแนะนำครั้งนี้แล้ว ยังมีอีกหลายเครื่องมือที่น่าสนใจอีกเพียบ ไว้ครั้งหน้าเราจะรวบรวมมาไว้ให้อีกครับ หรือจะลองไปส่องที่ Producthunt.com เลยก็ได้ แล้วจะรู้ว่าจริง ๆ แล้ว เครื่องมือมันมีอีกเยอะเลยครับ